Toda organización tiene como objetivo lograr su crecimiento con el tiempo, durante este trayecto las organizaciones suelen encontrarse con obstáculos como por ejemplo la ausencia de procesos y sistemas adecuados para su desarrollo.
DOCUMENTACIÓN TRADICIONAL DE LOS PROCESOS
La documentación de los procesos es importante porque ayuda y aporta en el desarrollo de las organizaciones, es por ello que en la actualidad es común encontrar en las empresas áreas y equipos de procesos que dedican mucho tiempo a la creación de diagramas, flujogramas, procedimientos y documentación en general; sin embargo esta documentación está siendo seriamente sobrevalorada, se observa que en las organizaciones la documentación no está siendo actualizada periódicamente, y si está actualizada nadie desea leerla debido a que suele ser un documento extenso, complejo o peor aún difícil de entender, todo ello trae como consecuencia que la documentación de los procesos sea prácticamente inútil.
Para superar estas deficiencias una organización necesita adoptar un enfoque estándar para la creación y documentación de los procesos empresariales. Todos los procesos de negocio deben ser documentados de una manera sistemática para eliminar la ambigüedad operacional y para servir como una referencia de formación para todos los usuarios del proceso.
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DOCUMENTACIÓN MODERNA DE LOS PROCESOS
El objetivo de la documentación moderna del proceso es ser más cautivadora para su público y más relevante para la situación actual. La documentación más valiosa tiene contexto correcto y tiene necesidad.
A lo largo de los años, la preparación del diagrama de flujo del proceso ha sufrido un cambio radical en su enfoque. El enfoque tradicional para el flujo de procesos cubre la secuencia de eventos en un proceso incluyendo todas las excepciones en el camino. Hoy los diagramas de flujo deben presentar el flujo deseado del proceso sin las excepciones. Las excepciones se presentan en una sección separada debajo del diagrama de flujo. Algunas de las excepciones que son largas y difíciles de manejar se detallan como un proceso separado por completo para una mejor comprensión.
La diferencia entre el nuevo enfoque (moderno) y el antiguo enfoque (tradicional) de la documentación del proceso se muestra en el siguiente cuadro:
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- Referencia: La salida de este enfoque es un documento fácilmente referenciado, a diferencia del documento voluminoso producido por el enfoque tradicional.
- Gestión: Los documentos del proceso (diagramas de proceso, descripciones de procesos, etc.) producidos por el enfoque moderno pueden ser manejados fácilmente ya que no son tan engorrosos comparados con los producidos por el enfoque tradicional.
- Adición de excepción dinámica: Hacer diagramas de flujo de proceso sin cuadros de decisión da una oportunidad a los administradores de proceso para incluir excepciones dinámicamente. Las excepciones pueden listarse fácilmente en la descripción del proceso sin cambiar el diagrama de flujo. Esto es particularmente útil para procesos con un gran número de excepciones que se descubren a medida que el proceso madura.
- Manejo de nuevas versiones: Facilita el manejo de versiones más recientes de los procesos (creadas debido a modificaciones en la secuencia existente) ya que el flujo básico permanece fundamentalmente constante.
- Mejora continua a través del FMEA : Presenta una oportunidad para que el equipo realice FMEA en todas las cajas de proceso por separado y asegura que todas las excepciones se mitiguen con las soluciones apropiadas.
- Mejora continua a través de Lean: Lean puede ser más fácil de implementar en este enfoque que en el enfoque tradicional.
- Visualización: El diagrama de flujo de este enfoque proporciona una visión de un solo paso de los pasos del proceso y se registra de forma más significativa en la mente de los usuarios del proceso.
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EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO HECHO CON EL ENFOQUE MODERNO.
El siguiente diagrama muestra un diagrama de flujo del proceso realizado con el enfoque moderno.
- Este diagrama de flujo describe un flujo de proceso multifuncional que establece una clara responsabilidad para cada función de negocio.
- El cuadro de actividad en el flujo de proceso que indica inicio está codificado de color “verde”.
- El cuadro de actividad en el flujo de proceso que indica fin está codificado de color “rojo”.
- Los cuadros de actividades en el flujo de procesos que pueden ser automatizados en el futuro están codificados de color “amarillo”.
- Los cuadros de actividades en el flujo de procesos que existe la necesidad de estandarización para eliminar la ocurrencia de errores en ese paso están codificados de color “azul”.
El procedimiento para manejar las excepciones que no está cubiertas dentro del diagrama de flujo se explican en una tabla adjunta, por ejemplo:
