¿Cuales son los Componentes del Plan Administrativo?

Los planes son el resultado del proceso de planificación. Un plan es una guía para las acciones a tomar; establece a qué situación se deberá llegar, lo que debe hacerse para alcanzarla y los recursos que se aplicarán en ese esfuerzo.

Los planes también deben incluir una previsión de los medios de control de la acción y de consumo de los recursos, para asegurar que se realicen los objetivos. Algunos planes son informales y no llegan a registrarse en papel. Por ejemplo, usted pretende egresar de la universidad o instituto; ése es su objetivo. Desde luego, tiene idea de esa información, pero probablemente no está escrita en ningún lugar.

En otros casos, es necesario formalizar y documentar los planes. Algunas organizaciones, como el gobierno y las grandes burocracias, están altamente reglamentadas y documentan todos sus planes para consulta posterior, definición de responsabilidades, comunicación y exigencias legales. Las organizaciones informales, como los grupos de amigos y familias, hacen planes, pero no acostumbran ponerlos en papel.

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Pasemos ahora al estudio de los principales componentes de los planes: objetivos, medios de realización de los objetivos y medios de control.

Los objetivos son los resultados deseados. Son fines, propósitos, intenciones o estados futuros que personas y organizaciones pretenden alcanzar mediante la aplicación de esfuerzos y recursos. Aunque no siempre son explícitos, los objetivos son la parte más importante de los planes. Hay quien afirma que sin objetivos no hay administración.

Un objetivo puede ser:

• Una situación, resultado o estado futuro deseado, como obtener una participación en el mercado, vencer a un oponente, pasar el examen de admisión a la universidad, reducir la violencia en una comunidad o desarrollar una habilidad.

• La realización de un producto, físico o conceptual, como construir una casa, desarrollar un nuevo vehículo, implantar un sistema, producir una película o crear una marca para un producto.

• La realización de un evento, como organizar y llevar a cabo una competencia deportiva, elecciones cada cuatro años, un festival de cine o una feria de productos de una ciudad.

Los objetivos por lo regular se dividen en otros objetivos. Para realizar uno, es necesario llevar a cabo otros de manera sucesiva. Una sucesión de objetivos interconectados forma una cadena de medios y fines, que ordena los objetivos en una jerarquía.

Siempre que sea posible, los objetivos deben ser cuantitativos, formularse en términos numéricos y estar asociados a indicadores específicos de desempeño, como cantidades, datos, nivel de calidad o magnitud de los recursos empleados. Cuando se enuncian en esa forma, a los objetivos también se les llama metas.

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Para alcanzar los objetivos es preciso definir uno o más cursos de acción, realizar actividades y emplear recursos. Un plan debe contener la definición de los recursos de acción, de las actividades operativas y de los recursos necesarios para lograr los objetivos.

Por ejemplo: Los cursos de acción, como su propio nombre lo indica, definen el camino a seguir. En el caso de la eliminación de desperdicios, los cursos de acción pueden ser: fabricar y adquirir componentes sólo de acuerdo con los pedidos, simplificar procedimientos, reducir gastos innecesarios, etcétera.

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Los medios de control consisten en información que sirve para evaluar hasta qué punto se están alcanzando los objetivos y hasta qué punto son apropiados los cursos de acción.

Por ejemplo: Las calificaciones y otros indicadores de su desempeño escolar son la información o los medios de control de su objetivo, que es obtener un diploma.