Atribucion de la autoridad: Organización Jerarquica y Amplitud de control

La autoridad es el derecho legal que tienen los jefes o gerentes de dirigir a los integrantes de su equipo. La autoridad implica también el poder de utilizar o comprometer los recursos organizacionales. Puede atribuirse a personas, unidades de trabajo de una compañía o a organizaciones, como el departamento de auditoría de las empresas, una comisión de investigación, la policía o el poder judicial.

La autoridad es la contrapartida de la responsabilidad. Como los gerentes tienen la responsabilidad del desempeño de otras personas, las organizaciones les dan autoridad sobre ellas.

La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de organización: jerarquía y amplitud de control.

1) Jerarquía

La autoridad se divide verticalmente en niveles; las personas que se encuentran en determinado nivel tienen autoridad sobre las que están en un nivel inferior. A la inversa, en cualquier nivel, las personas tienen responsabilidades y rinden cuentas a quienes están arriba de ellas. A esa disposición de la autoridad en niveles se le llama jerarquía o cadena de mando.
En la mayoría de las organizaciones, los gerentes se agrupan en tres niveles jerárquicos principales: ejecutivos, gerentes intermedios y supervisores o equipos autodirigidos.

a) Alta administración

En lo alto de la jerarquía, en el primer escalón, se encuentran los ejecutivos con títulos como director, director ejecutivo y presidente. Los ejecutivos tienen autoridad sobre todos los demás gerentes; arriba de los ejecutivos se encuentran en algunas organizaciones los organismos colegiados o consejos, que representan a los accionistas o miembros de una sociedad.

Las tareas más importantes de la alta gerencia son la coordinación de todos los departamentos, la planeación estratégica, la evaluación del desempeño global de la organización, la designación de gerentes para los demás niveles y las decisiones sobre inversiones, entre otras.

b) Gerentes intermedios

En el segundo nivel, debajo de los ejecutivos, se encuentran los gerentes intermedios; son responsables de la coordinación de las unidades de trabajo llamadas departamentos, divisiones o gerencias. Son ellos quienes transforman los grandes objetivos de la alta gerencia en objetivos específicos, definen y movilizan los recursos y controlan la realización de las actividades.

Los gerentes intermedios cuidan las partes especializadas o funciones de la organización: producción, finanzas, marketing y recursos humanos. Abajo de los gerentes intermedios están los supervisores y los equipos autodirigidos.

c) Supervisores y equipos autodirigidos

En el último nivel, en la base de la jerarquía, se encuentran los supervisores y, en algunos casos, los líderes de equipos autodirigidos. Líder y supervisor son designaciones que se utilizan normalmente para los que dirigen grupos formados por funcionarios operativos, responsables de la realización de tareas que ofrecen productos y servicios a los clientes. En algunas organizaciones no hay supervisores, sino equipos autodirigidos.

En ese caso, los equipos se relacionan directamente con un gerente, sin supervisores intermedios. Los equipos autodirigidos tienen responsabilidad y autoridad para tomar e implantar la mayoría de las decisiones que correspondían a los supervisores. El liderazgo de los grupos autodirigidos de trabajo es un papel que todos los integrantes pueden desempeñar en forma alternada.

2) Comunicación en las Organizaciones Jerárquicas

Los miembros de las organizaciones con estructuras jerárquicas, principalmente se comunican con su superior inmediato y con sus subordinados inmediatos. La estructuración de las organizaciones de este modo es útil en parte porque puede reducir la sobrecarga de comunicación, limitando el flujo de información, lo que es también su principal limitación.

Una jerarquía suele visualizarse como una pirámide, donde la altura de la clasificación o persona representa su estado de energía y la anchura de ese nivel representa cuántas personas o divisiones de negocio están en ese nivel en relación con el todo (en la parte alta hay muy pocos de ellos, la base puede incluir a miles de personas que no tienen subordinados).

Estas jerarquías son normalmente representadas con un árbol o un diagrama del triángulo y la creación de un organigrama. Los más cercano a la parte superior tienen más poder que los más cercanos a la parte baja. Como resultado, los superiores de una jerarquía en general, tienen un estatus superior.

3) Amplitud de Control

La amplitud de control es el número de personas que integran el equipo de un gerente, sobre las cuales tiene autoridad o a las que supervisa. La amplitud de control varía de una situación a otra; hay dos situaciones principales:

a) Estructura achatada

Con un gran número de subordinados por jefe y un pequeño número de jefes.

b) Estructura aguda

Con un gran número de jefes y un pequeño número de subordinados por jefe.

En la primera alternativa, la amplitud de control es grande y el número de escalones pequeño. En el segundo caso ocurre la situación inversa. Para identificar la amplitud de control de una organización, se cuenta el número de gerentes que se subordinan a otros gerentes y se calcula la media.

Para definir la amplitud ideal, es necesario usar criterios. Por ejemplo, si todas las personas supervisadas desempeñan las mismas tareas, la amplitud de control puede ser mayor. Si son novatas y necesitan mucha orientación, la amplitud debe ser menor.
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