¿Como diseñar un organigrama? | Estructura organizacional

El organigrama es la representación gráfica de una estructura organizacional, para entender cómo elaborar un organigrama primero conozcamos ¿qué es una estructura organizacional?
La estructura organizacional es el resultado de las decisiones sobre la división del trabajo y la atribución de autoridad y de responsabilidades a personas y unidades de trabajo; es también un mecanismo de coordinación de los individuos y dichas unidades.

¿Qué es Estructura Organizacional?

Según la definición del académico Mintzberg (1984):
«una estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas».

Según la definición de Strategor (1988)
«una estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad».

Elementos para diseñar un organigrama

 Mintzberg identifica 5 elementos importantes dentro de una estructura organizacional:

1. Ápice estratégico

Aquí se encuentra la alta dirección de la empresa, la cual tiene una responsabilidad global. La función esencial consiste en garantizar que la organización funcione adecuadamente y cumpla sus objetivos; tienen diversas tareas:

• Supervisión Directa
• Relación con el entorno
• Formulación de la estrategia a seguir

2. Línea Media

Son los directivos que vinculan la dirección general con el núcleo de operaciones. Las funciones que se le atribuyen son:

• Enlace vertical ascendente y descendente
• Enlace horizontal entre ellos
• Tomar decisiones y resolver problemas en su ámbito de actividad

3. Núcleo de Operaciones

Es el encargado del trabajo básico de producción de bienes y servicios. Las funciones básicas que desarrollan son:

• Aprovisionamiento de Inputs
• Producción
• Comercialización
• Apoyo a las funciones previas.

4. Staff de Asesoría o Tecnoestructura

Formada por analistas que no son directivos y no participan en el flujo del trabajo, sino que diseñan y planifican. Puede haber dos tipos:

• Analistas de adaptación: se ocupan de estudiar los cambios necesarios que hay que introducir en la organización.
• Analistas de control: su función consiste en la búsqueda de estabilidad y normalización de las pautas de la actividad de la empresa.

5. Staff de apoyo

Son un conjunto de unidades especializadas que no participan directamente en la producción de bienes y servicios, sino que su objetivo consiste en apoyar a la organización mediante la prestación de tareas y servicios especializados, como lo pueden ser limpieza, seguridad, etc.

Principios de la estructura organizacional

La estructura organizacional posee 4 principios fundamentales:

1. Principio de autoridad y jerarquía

Se basa en grades de responsabilidad y control. Ejemplo, el dirección general, del que dependen el jefe de área.

2. Principio de unidad de dirección

Debe existir una sola dirección que se encargue de trazar los objetivos generales y la estrategia de la empresa.

3. Principio de departamentalización

Son secciones que se agrupan por tareas y funciones. Por ejemplo el departamento de finanzas, de recursos humanos…

4. Principio de comunicación

Ya se descendente (de superior a empleado) horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado; o ascendente (de subordinado a superior).

Para diseñar un organigrama se debe tener presente:

• División del trabajo y definición de responsabilidades. Los rectángulos indican cómo se hizo la división del trabajo. Cada rectángulo representa un bloque (o unidad) de trabajo y, al mismo tiempo, las responsabilidades de cada persona o grupo de personas en la ejecución de actividades.

• Autoridad y jerarquía. En el organigrama, el número de niveles en los que se distribuyen los rectángulos muestra cómo se escalona la autoridad, desde el gerente con mayor autoridad en la cima de la estructura hasta el que tiene menor autoridad en la base. Jerarquía es sinónimo de cadena de mando; el poder de dirigir desciende en cada nivel hacia el inmediatamente inferior, que tiene la obligación de obedecer.

• Comunicación y coordinación. Las líneas que unen los rectángulos muestran su interdependencia. El sistema de comunicación de una estructura organizacional permite la acción coordinada de los bloques de trabajo.

• Linea y Asesoría: En la organización de línea y asesoría, hay unidades de trabajo situadas al lado de la línea. Esas unidades de asesoría prestan servicios a unidades de línea, en particular al nivel jerárquico inmediatamente superior. Una unidad de trabajo que en muchas organizaciones tiene papel de asesoría es la comunicación social. Esa asesoría realiza actividades como: auxiliar a los gerentes en las actividades de comunicación con el público externo (por ejemplo, al brindarles orientación cuando necesitan dar entrevistas) y ofrecer información a los órganos de comunicación social. El área jurídica también es una unidad de trabajo que en muchas organizaciones desempeña un papel de asesoría.