Proceso de Planificación del Uso del Tiempo | Programación del trabajo

El uso del tiempo refleja el trabajo o esfuerzo necesarios para realizar los objetivos; el esfuerzo se realiza por medio de actividades que consumen tiempo.


Para planear el uso del tiempo, es necesario seguir identificar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y estimar su duración, además programar la distribución de las actividades en el tiempo, en un cronograma.

Etapas del Proceso de Planificación del Uso del Tiempo:

• Análisis de los objetivos
• Identificación de las actividades
• Programación del trabajo
• Diseño del cronograma
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IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

La identificación de las actividades necesarias para realizar los objetivos tiene como base la estructura analítica; esta identificación depende de la comprensión de los objetivos, la creatividad y la experiencia propia y ajena. Para hacer una lista exhaustiva de actividades se pueden usar las técnicas de la toma de decisión, en especial la lluvia de ideas. De preferencia, las actividades deben identificarse por medio de verbos (hacer, llevar, transportar, etcétera).

PROGRAMACIÓN

A la distribución de una secuencia de actividades a lo largo del tiempo necesario para su realización se le llama programación. Ésta transforma las actividades en un programa de trabajo con metas: acciones específicas asociadas a un calendario. Al elaborar un programa de trabajo, las actividades se asocian con plazos o se estima su duración. En forma posterior o simultánea, las actividades se ordenan en una secuencia. Secuenciación es el proceso de decidir en qué orden (o secuencia) se llevarán a cabo las actividades: cuáles deben hacerse primero, cuáles después, y cuáles dependen de cuáles.
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El proceso de secuenciación responde a las siguientes preguntas:

• Para que sea posible llevar a cabo la actividad n, ¿qué otras actividades debieron haberse realizado? Las respuestas a esta pregunta identifican las actividades de las cuales depende la actividad n.

• Una vez que se ha realizado la actividad n, ¿qué otras actividades deben ocurrir en seguida? Las respuestas a esta pregunta identifican las actividades que dependen de la actividad n.

La secuenciación establece las prioridades y el inicio y final de las actividades; toda esta información se registra en una tabla de tareas y precedencias. Las decisiones de secuenciación y el llenado de la tabla pueden realizarse con la ayuda de un diagrama de precedencias. Por último, las decisiones de programación están representadas por medio de cronogramas.
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CRONOGRAMAS

Un cronograma es una técnica de representación gráfica de decisiones que muestra, a manera de calendario, cuándo deberán ocurrir las actividades. En su forma más común, llamada cronograma de barras (o gráfica de Gantt), el diagrama es una tabla o matriz cuyas columnas (dimensión horizontal) representan el paso del tiempo; las líneas o barras (dimensión vertical) muestran las actividades a realizar.

Hay muchas formas de diseñar cronogramas; por ejemplo: Grafica de Barras, Diagrama de Gant, Diagrama de Redes, etc. El paso del tiempo puede señalarse por medio de alguna unidad del calendario (días, semanas, meses, años) o por medio de fechas límite para realizar las actividades. Cuando se usan fechas límite, el cronograma indica con precisión en qué momento del calendario deberá terminarse una actividad o hasta qué día del mes respectivo deberá presentarse o entregarse un resultado.

Los cronogramas también pueden indicar cantidades de objetos que pueden producirse en un periodo; en este caso, se les llama cronogramas de producción. Las cantidades señaladas en el cronograma de producción pueden mostrar los productos que deberán salir de una fábrica, las mercancías que se van a vender o cualquier tipo de resultado numérico.

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