Planificacion del uso del tiempo | Uso eficaz del tiempo - Programacion de actividades

El uso del tiempo refleja el trabajo o esfuerzo necesarios para realizar los objetivos; el esfuerzo se realiza por medio de actividades que consumen tiempo. Para planear el uso del tiempo, es necesario seguir identificar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y estimar su duración, además programar la distribución de las actividades en el tiempo, en un cronograma.

Etapas del Proceso de Planificación del Uso del Tiempo:

• Análisis de los objetivos
• Identificación de las actividades
• Programación del trabajo
• Diseño del cronograma

1) Identificación de las actividades

La identificación de las actividades necesarias para realizar los objetivos tiene como base la estructura analítica; esta identificación depende de la comprensión de los objetivos, la creatividad y la experiencia propia y ajena.

Para hacer una lista exhaustiva de actividades se pueden usar las técnicas de la toma de decisión, en especial la lluvia de ideas. De preferencia, las actividades deben identificarse por medio de verbos (hacer, llevar, transportar, etcétera).

2) Programación

A la distribución de una secuencia de actividades a lo largo del tiempo necesario para su realización se le llama programación. Ésta transforma las actividades en un programa de trabajo con metas: acciones específicas asociadas a un calendario.

Al elaborar un programa de trabajo, las actividades se asocian con plazos o se estima su duración. En forma posterior o simultánea, las actividades se ordenan en una secuencia. Secuenciación es el proceso de decidir en qué orden (o secuencia) se llevarán a cabo las actividades: cuáles deben hacerse primero, cuáles después, y cuáles dependen de cuáles.
El proceso de secuenciación responde a las siguientes preguntas:

• Para que sea posible llevar a cabo la actividad n, ¿qué otras actividades debieron haberse realizado? Las respuestas a esta pregunta identifican las actividades de las cuales depende la actividad n.

• Una vez que se ha realizado la actividad n, ¿qué otras actividades deben ocurrir en seguida? Las respuestas a esta pregunta identifican las actividades que dependen de la actividad.

La secuenciación establece las prioridades y el inicio y final de las actividades; toda esta información se registra en una tabla de tareas y precedencias. Las decisiones de secuenciación y el llenado de la tabla pueden realizarse con la ayuda de un diagrama de precedencias. Por último, las decisiones de programación están representadas por medio de cronogramas.

3) Cronogramas

Un cronograma es una técnica de representación gráfica de decisiones que muestra, a manera de calendario, cuándo deberán ocurrir las actividades. En su forma más común, llamada cronograma de barras (o gráfica de Gantt), el diagrama es una tabla o matriz cuyas columnas (dimensión horizontal) representan el paso del tiempo; las líneas o barras (dimensión vertical) muestran las actividades a realizar.

Hay muchas formas de diseñar cronogramas; por ejemplo: Grafica de Barras, Diagrama de Gant, Diagrama de Redes, etc. El paso del tiempo puede señalarse por medio de alguna unidad del calendario (días, semanas, meses, años) o por medio de fechas límite para realizar las actividades. Cuando se usan fechas límite, el cronograma indica con precisión en qué momento del calendario deberá terminarse una actividad o hasta qué día del mes respectivo deberá presentarse o entregarse un resultado.

Los cronogramas también pueden indicar cantidades de objetos que pueden producirse en un periodo; en este caso, se les llama cronogramas de producción. Las cantidades señaladas en el cronograma de producción pueden mostrar los productos que deberán salir de una fábrica, las mercancías que se van a vender o cualquier tipo de resultado numérico.

4) Matriz de Administración del tiempo

Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas específicas en niveles de urgencia e importancia, determinados a través de una serie de criterios. Fue creado por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. El experto indicó que con esta herramienta ya no se trata solo de gestionar el tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad. El gráfico se desarrolla con cuatro cuadrantes:

Importante y urgente

El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas.

Por ejemplo, se tiene una situación empresarial en la cual un supervisor entrega un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercana. Si no se otorga toda la atención a esta actividad o si deja para la última hora, el resultado será el incumplimiento adecuado de la misma en el tiempo brindado. Además, se sufrirán factores como el estrés, la desorganización y el fracaso.

Importante y no urgente

Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y no poseen una fecha crítica para cumplirlas. Esto se determina gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado. Por ejemplo, el desarrollo personal a largo plazo basado en los estudios, dedicándoles el tiempo suficiente para cumplirlos.

No importante y urgente

Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo. Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas sin previo aviso, las acciones inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene un enfoque a corto plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.

No importante y no urgente

Los únicos criterios a evaluar aquí están relacionados al ocio y al entretiempo. Aquí se aplican las actividades que se refieren a, por ejemplo, revisar las redes sociales, distraerse con algún video intrascendente y más. Son necesarias para encontrar un balance entre el entretenimiento y los objetivos de vida que se compartan.
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