Gestion de Proyectos | Fases del Ciclo de Vida del proyecto

Los proyectos son tareas especiales que escapan a la rutina de las actividades funcionales. Son también ciertos emprendimientos que se repiten pero que cada vez dan como resultado un producto o esfuerzo diferente de los anteriores. Los proyectos tienen un principio y un fin programados y deben ofrecer un producto final singular. Este producto se define en función de un problema, oportunidad o interés de una persona u organización, que es el cliente del proyecto. No ofrecer el producto, no realizarlo en el plazo previsto o consumir recursos adicionales a los presupuestados significa un fracaso en la administración del proyecto.

Muchas actividades cotidianas tienen característica de proyectos o se tratan de esa manera, como los trabajos y las monografías escolares. Esos proyectos simples comparten las mismas características de los grandes emprendimientos, como la construcción de edificios y la organización y realización de elecciones presidenciales. Al resultado de un proyecto se le llama producto. Los productos pueden ser entidades físicas, ideas (o conceptos) y servicios o eventos.

Productos físicos

Son tangibles. Muchos proyectos son actividades temporales al final de las cuales debe ofrecerse un producto tangible: casas, carreteras, vehículos, maquinaria y equipos, estaciones espaciales e instalaciones de aire acondicionado de gran tamaño.

Conceptos

Los productos conceptuales son intangibles: planos de edificaciones, guiones de películas, sistemas, diseños, fórmulas y programas de cursos, entre otros. En estos casos, el objetivo del proyecto sólo es ofrecer una idea.

Eventos

Son productos que consisten en la realización de tareas, servicios o actividades. El proyecto es la propia ejecución de la actividad, que en general representa sólo la parte final de un conjunto de actividades de planeación, organización y control.

Ningún proyecto pertenece a una sola categoría. Todos combinan siempre elementos físicos, conceptos y servicios. Un ejemplo es la realización de una competición, que implica conceptos (planeación), productos físicos (construcciones) y eventos (las competiciones).

El ciclo de vida es la secuencia de fases que van desde el comienzo hasta el final de un proyecto.

Entender el ciclo de vida permite visualizar el proyecto en forma sistémica, desde su inicio hasta su conclusión, lo que facilita el estudio y la aplicación de las técnicas de administración de proyectos.

Suponga que desea construir una casa, implantar un sistema de gestión en una empresa, hacer una fiesta de graduación o efectuar un viaje a Asia. Todos estos emprendimientos deben pasar por diversas fases, desde el surgimiento de la idea hasta la entrega del resultado.

Todo proyecto comienza con una idea (a veces, con un sueño) y pasa por diferentes fases antes de concretarse como producto que pueda ser utilizado. Las ideas nacen de problemas, necesidades, pedidos de los clientes o de la creatividad de mentes visionarias. En ocasiones, una dificultad, sugerencia o recuerdo es suficiente para producir una idea.

La idea corresponde a la fase de la inspiración, que es 1% del proyecto. De acuerdo con la conocida proporción de Thomas Edison, el 99% restante está hecho de transpiración, lo que significa que es preciso trabajar mucho para transformar una idea en resultado. Sin embargo, el 1% de inspiración es la parte más difícil de cualquier proyecto, porque depende de la creatividad y del talento, no de reglas.

Luego de la inspiración, es preciso diseñar y desarrollar el producto. Después de mucha inspiración, el proyecto llega a su fin. Es el momento de presentar el producto. Sin embargo, la culminación no es el fin del proyecto, sino sólo una fase de transición hacia un nuevo proyecto o hacia actividades adicionales como la fabricación, distribución e instalación de equipos, mantenimiento y capacitación. Cada una de estas fases, así como todas las fases de cualquier proyecto, tiene comienzo, parte media y final, con sus propios resultados y su propio ciclo de vida.

Un ciclo de vida genérico tiene las siguientes fases principales:

I. Descubrimiento de la idea o visión del producto. Es la fase de la inspiración. De alguna forma surge una idea de proyecto: del plan estratégico de la empresa, del pedido de un cliente, de una oportunidad que se ha identificado en el mercado, de un problema o de la imaginación.

II. Concepción. La idea se transforma en un modelo mental o representación del producto que deberá ofrecerse al final del proyecto.

III. Diseño (o proyecto del producto). El modelo mental se transforma en un diseño detallado del producto. Eventualmente se hará un prototipo o maqueta del producto.

IV. Desarrollo. El producto se elabora en forma gradual.

V. Entrega. Al final del proyecto se presenta el producto al cliente. Cada tipo de proyecto tiene un ciclo de vida específico y el número de fases puede aumentar o disminuir.