Analisis y cambio estructural en el desarrollo organizacional | Organigrama Lineal

Las organizaciones sufren el continuo impacto de fuerzas internas y externas en las variables situacionales, que exigen analisis y cambios en su estructura.

Por ejemplo:

• Alteraciones en el grado de complejidad o en las exigencias por causa del ambiente, lo que requiere mayor velocidad de respuesta a nuevos competidores o a la evolución tecnológica.

• Presiones por aumento de la eficiencia y reducción de costos, que se traducen en la necesidad de disminuir el número de niveles jerárquicos y hacer una nueva división del trabajo.

• Cambios en la composición, edad y experiencia de la fuerza de trabajo.

• Redefinición de la misión y de la estrategia, lo que hace necesario alterar el modelo de departamentalización.

Todas esas presiones pueden crear problemas en la división de responsabilidades y autoridad entre departamentos y cargos. Debido a esas presiones y a los problemas que generan, es necesario revisar la estructura organizacional en forma periódica. La herramienta principal para el análisis es la identificación de necesidades de cambio en la estructura organizacional, así como lo es el organigrama lineal (o matriz de responsabilidades) para definir los cambios que deben efectuarse.

Es una técnica que muestra cómo se distribuyen las responsabilidades y la autoridad entre los cargos y los departamentos. Es una gráfica que muestra:

a) Una lista de actividades, en las filas.

b) Departamentos involucrados en la ejecución de actividades, en las columnas.

c) En las celdas, la división (situación actual o deseada) de las responsabilidades y de la autoridad entre los departamentos para la ejecución de las actividades.

La figura se presenta un organigrama lineal simplificado. Se indican dos actividades: 

• Preparación del presupuesto del departamento,

• Reclutamiento y selección de personas.

Los símbolos que se utilizan en las celdas indican la distribución de responsabilidad y autoridad en cuatro niveles principales, que por lo general son los que se utilizan:

• R = Responsable (tiene responsabilidad sobre la tarea, no importa si se realiza en forma personal o si se supervisa su ejecución).

• A = Tiene Autoridad para aprobar o prohibir la ejecución de la actividad o el resultado final.

• C = Debe ser Consultado antes de la ejecución de la actividad, o como condición para efectuarla.

• I = Debe ser Informado sobre la ejecución de la actividad o sus resultados.

El cambio estructural dentro de una organización puede provenir de factores internos o externos. La gestión del cambio eficiente requiere la habilidad para identificar las causas de los cambios estructurales en la organización.

De acuerdo con la Gestión del Cambio Organizacional, adquirir o fusionarse con otra empresa tiene un profundo efecto sobre la estructura de la organización. La supresión de los departamentos duplicados gestiona costo, sin embargo el talento de ambas compañías pueden ser utilizados en la estructura corporativa resultante. Sin embargo, las funciones de trabajo serán alteradas para ajustarse al modelo de negocio de la compañía y la gestión pueden ser eliminados también.

Varios gerentes o ejecutivos de una organización pueden crear la necesidad de cambio, de acuerdo con JobDig.com. Los empleados pueden sentirse frustrados al tratar de complacer a más de un gerente o los empleados pueden encontrar maneras de utilizar puntos de vista opuestos por los administradores múltiples para conseguir lo que el empleado necesita.

Cuando los empleados se encuentran en cargos directivos duplicados, la estructura de la organización debe ser modificada para eliminar el exceso de las posiciones y llevar departamentos en línea con el gerente de personal adecuado.

A medida que cambia el mercado, también lo hacen las necesidades estructurales de tu organización. Por ejemplo, en el combustible suben los precios, los clientes pueden comenzar a exigir más vehículos de bajo consumo.

Si eres dueño de un concesionario de automóviles conocido por la venta de los grandes vehículos todoterrenos y furgonetas, puede que tenga que cambiar tu enfoque a los autos más pequeños y más eficientes. Para ello es necesario traer a la gente de ventas y técnicos de servicio de venta y acostumbrarlos a trabajar en esos vehículos. La comercialización entonces tiene que cambiar para dirigirse al público de compra de automóviles y los viejos métodos deben ser eliminados.

Los cambios en la forma en que la empresa hace negocios pueden causar cambios estructurales. Si tu empresa permitió que los departamentos fueran autónomos, a continuación, un cambio a una forma centralizada de hacer negocios va a crear cambios en la estructura de la empresa.

Si un nuevo departamento ha sido creado para hacer frente a una demanda de la empresa, la estructura de la empresa debe cambiar para dar cabida al nuevo grupo. Por ejemplo, si la acumulación de expedientes archivados, se hace tan grande que un departamento de archivo se debe crear, puede cambiar el flujo de información en tu empresa y tienen un efecto significativo en la estructura corporativa.