Para preparar una propuesta de proyecto debe seguir un lineamiento o guía, puede usar la siguiente guía para preparar una propuesta básica de proyecto. Recuerde que un proyecto puede ser: una excursión, la construcción de una casa, sustentar tu tesis, etc.
La guía tiene ocho etapas que se dividen en dos grupos principales: definición de los objetivos y definición de los medios para alcanzar los objetivos. Para elaborar su propuesta, necesita usar algunas técnicas y conceptos que explicaremos, en especial en aquellos que tratan de la planeación y la organización.
1) DEFINA LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
Existen dos pasos en la definición de los objetivos del proyecto. Puede comenzar y completar esta etapa con cualquiera de ellos. Es recomendable llevarlos a cabo de manera simultánea. Después de completar estas etapas, verifique si son coherentes entre sí.
I. Aclare el problema que pretende resolver: Esto te ayudará a describir claramente el proyecto. Si se tratara de un trabajo escolar, aclare cuál es la contribución que pretende hacer para el campo del conocimiento donde se encuentra su proyecto. Si se tratara de una casa, aclare cuáles son las expectativas de quien la va a habitar. Si obviamos este paso nuestro proyecto no tendrá la esencia de su existencia.
II. El producto es el resultado esperado al final del proyecto. Puede ser un producto físico, un servicio o un evento. Defina el objetivo del proyecto, explicando con precisión cuáles son los componentes asociados con el producto principal., también debes definir la finalidad por la cuál será creado tu producto.
2) DEFINA LOS MEDIOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS
En esta parte de la propuesta defina las actividades, los recursos y los costos del proyecto. En esta etapa también hay idas y vueltas. Es necesario estudiar y prever en forma simultánea las actividades y los recursos.
I. Defina con claridad las actividades o tareas que deben realizarse para concretar el producto. Para materializar un proyecto es necesario la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Al diseñar el proyecto han de indicarse y especificarse de manera precisa las actividades programadas para alcanzar los objetivos. Estudie el producto y el objetivo del proyecto para identificar las actividades. Recuerde que: Actividad, es cada una de las acciones llevadas a cabo para la consecución de un objetivo y Tarea, cada una de las funciones necesarias para el desarrollo de una actividad.
II. Distribuya las tareas dentro de un marco de tiempo y prepare un cronograma. Trata de ser lo más realista posible, recuerda que todo lo que dejes escrito en una propuesta debe ser cumplido. Cuando planifiques el tiempo de desarrollo de tu producto toma en cuenta todos aquellos factores que puedan ocurrir (posibilidad) durante el desarrollo, ya que estos implicarán inversión de tiempo en otras áreas que no tenías contempladas.
III. Especifique todos los tipos de recursos necesarios para realizar el proyecto.
• Humanos: personal necesario y cualificaciones, funciones y responsabilidades.
• Materiales: herramientas, equipos, infraestructura, etc.
• Técnicos: requerimientos técnicos y tecnología a utilizar.
• Económicos: dinero necesario para materializar el proyecto.
Además de instalaciones, oficinas, material de consumo, adquisición de servicios de terceros, transportes, seguros, todo ello debe estar relacionado.
IV. Elabore el presupuesto de los recursos previstos. Prepare un cronograma de gastos. Haga las cuentas con cierto margen de seguridad, al añadir un porcentaje en el presupuesto a título de reserva técnica. Importante no olvidar los impuestos de ley relacionados.
V. Especifique quién va a trabajar en el proyecto. Es importante conocer la estructura organizacional que tendrá el proyecto. Explique quién va a hacer qué y los niveles de autoridad y responsabilidad.
VI. Aclare cómo se va administrar la relación entre el cliente y el proyecto. Defina si va a haber un contrato y cómo se van a rendir las cuentas, cuáles serán los mecanismos de control y/o supervisión y otros aspectos de la administración del proyecto.