Componentes de un Sistema de Control | Proceso de Control Administrativo

Los componentes de un sistema de control, son: patrones de control, adquisición de información, comparación y acción correctiva y reinicio del ciclo de planeación.

Cada uno de esos componentes se analiza a continuación:

a) PATRONES DE CONTROL

Los patrones de control consisten en información que permite evaluar el desempeño y tomar decisiones. Se extraen directamente de los objetivos (resultados esperados), de las actividades que deben realizarse y de los planes de aplicación de recursos.

b) ADQUISICIÓN DE INFORMACIÓN

El proceso de control depende de información sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos. La producción de información, llamada también proceso de monitoreo o seguimiento, es el corazón de cualquier sistema de control. En el sistema de información se debe definir qué información debe producirse, cómo y en qué momento debe obtenerse.
¿Qué información?
La definición de la información a producir depende de los patrones de control. Si pretende controlar la calidad de un proceso, el administrador necesita información sobre la calidad, planeada y real, de los productos y servicios. Si pretende controlar la ejecución de un presupuesto, la información necesaria sólo es el propio presupuesto y los informes de los gastos.

¿Cómo adquirir información?
Existe una gran variedad de medios para obtener información de control a disposición de los administradores:

• Inspección visual.
• Reuniones con el equipo.
• Cuestionarios llenados por los clientes, como los que se usan en aviones y hoteles.
• Sistemas automatizados de recolección y procesamiento de información.
• Informes verbales o escritos.
• Gráficos y mapas.

¿En qué momento?
Otra decisión importante es la elección del momento en que se produce la información: antes, durante o después de la ejecución de actividades.

• Información al final de la actividad. Un procedimiento de amplio uso es producir la información en la etapa final de la ejecución de las actividades. Por ejemplo, la evaluación del desempeño de los estudiantes todavía se hace mediante pruebas y exámenes al final del curso. La deficiencia principal de ese tipo de medición es el hecho de que la actividad ya ocurrió. En el caso de un problema grave, podría ser demasiado tarde para poner en práctica cualquier acción correctiva. Una información de este tipo muestra que la actividad debe modificarse en el futuro, pero no posibilita corregir lo que ya aconteció.

• Información durante la actividad. Debido a las deficiencias del control al final, se utilizan procedimientos de inspección durante la ejecución de la actividad. Un ejemplo es el control estadístico de proceso, hecho a lo largo del proceso productivo. Esta técnica controla el propio proceso de producción a fin de prevenir los defectos o problemas, evitando así la corrección y los rechazos al final de la línea.

• Información antes de la actividad. Los controles previos también se utilizan en ciertos casos. Las pruebas de selección de personal, la auditoría de sistemas de calidad y los programas de mantenimiento preventivo son ejemplos de controles previos.

c) COMPARACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA

En la etapa final del proceso de control, la información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño. La comparación puede indicar tres situaciones:

• Desempeño real igual al esperado. Cuando se realiza el objetivo, una acción de refuerzo puede ser apropiada. Por ejemplo, un premio como incentivo para el equipo que alcanzó sus metas.

• Desempeño real inferior al esperado. Una acción correctiva debe ponerse en práctica para hacer que el desempeño llegue al nivel deseado. Por ejemplo, se pueden aplicar más recursos. Esta información también podría revelar que se ha sobreestimado el nivel del objetivo y que es necesario reducirlo.

• Desempeño real superior al esperado. La acción de refuerzo, en este caso, tiene la finalidad de sustentar el desempeño que sobrepasó el objetivo, o un desempeño superior al promedio. Por ejemplo, puede asignarse al departamento de producción un número de funcionarios más grande para que atiendan un volumen de ventas mayor a lo previsto; o puede premiarse al equipo por un desempeño excepcionalmente elevado.

d) REINICIO DEL CICLO DE PLANEACIÓN

La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control. Así como el control complementa la planeación, también ocurre lo inverso. Con frecuencia, sólo es posible planear a partir de información de control, y no de proyecciones o previsiones sobre el futuro.
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