Funcion del emisor en la comunicacion | Proceso de comunicación organizacional

El desarrollo de la capacidad de comunicación, en especial de la comunicación escrita, es un proceso continuo que requiere práctica constante.

A continuación se analizan 8 principios o funciones del emisor en la comunicacion, estos se aplican tanto a la comunicación oral como escrita.

FUNCIONES DEL EMISOR

Uno de los principios más importantes. Los comunicadores siempre deben criticar sus propios mensajes.

Comprender al receptor es una de las principales competencias de los grandes comunicadores y una de las bases del liderazgo.

Todo lo que comunicamos está, en primer término, en el plano de las ideas. Si el lector no tiene claridad para sí mismo, tampoco la tendrá para los demás. Las competencias intelectuales deben usarse con el fin de cultivar la capacidad de articular ideas y transformarlas en mensajes claros. La claridad se revela en la estructuración del mensaje.

Estructurar un mensaje significa definir qué ideas o información se van a presentar a los destinatarios y en qué orden van a aparecer. Los mensajes muy largos, como los informes o manuales de instrucciones, exigen una estructura, pero en términos generales todos los mensajes deben organizarse. Las tareas simples de los gerentes, como transmitir una directriz al equipo, presentar un plan a los superiores, negociar con un cliente u orientar a un nuevo empleado, exigen organización.

La organización requiere planeación. Para presentar mensajes con claridad, es necesario planear el proceso de comunicación mediante la estructuración de la información, la definición del orden de presentación de los temas y la decisión de cuánto tiempo se va a dedicar a cada uno.

En un mensaje debe eliminarse todo lo que no está directamente relacionado con el tema o que no contribuye a su comprensión, de modo que sea breve. La información innecesaria constituye una forma de ruido y pone al descubierto la falta de enfoque del comunicador, el cual considera que alguna idea es interesante y la incluye en su mensaje, sin darse cuenta de que debe descartarse.

La codificación es la elección de la forma apropiada para transmitir los mensajes. Al igual que el contenido, la forma es determinante para capturar la atención y la motivación del destinatario. 

Algunas formas son más eficaces que otras. Así pues, su elección es una cuestión de planeación estratégica del comunicador. Para ejemplificar ese punto, procure responder a las siguientes preguntas:

• ¿Prefiere usted escuchar una historia o una exposición de conceptos?

• En una escala de 0 a 10, ¿hasta qué punto cree usted importante que el profesor o presentador utilice gráficas y otros tipos de imágenes visuales?

• ¿Prefiere estudiar un asunto a la vez, a profundidad, o ver muchos conceptos en forma rápida y dedicar poco tiempo a cada uno?

Sus respuestas definen la calidad de la codificación según su perspectiva. Compare sus respuestas con las de sus colegas y saque sus propias conclusiones sobre lo que es codificación eficaz, según la perspectiva de ellos.

Dar a conocer los objetivos desde el principio es un requisito de la codificación de alta calidad. Hay diferentes maneras de presentar el objetivo de un mensaje:

• “Informamos las fechas de las reuniones del Consejo para el próximo semestre.”

• “Ahora voy a mostrar cómo debe resolverse este problema.”

• “Recomiendo reducir los riesgos de derrame en nuestras fábricas por las siguientes razones.”

Hacer un contrato psicológico con el destinatario significa comunicarle, después de los objetivos o incluso antes, cuáles son los temas que se van a abordar y en qué secuencia. En seguida debe cumplirse el contrato. Finalmente, el comunicador recapitula los temas en el orden en que se tocaron. En resumen:

• Informe cuáles serán el contenido y los objetivos del mensaje.

• Transmita el mensaje.

• Informe cuáles fueron el contenido y los objetivos del mensaje.

Las ilustraciones son un recurso poderoso. Sin embargo, puede ser mal utilizado, en especial cuando se usa un número excesivo de diapositivas, cada una de ellas con mucha información. El uso de ilustraciones, como en las proyecciones, puede revelar tanto profesionalismo como falta de habilidad. Para evitar problemas, los profesionales de la comunicación recomiendan que se planee el uso de proyecciones una vez que se haya planeado la estructura y los objetivos del mensaje. En resumen:

• Una presentación con diapositivas debe construirse con base en el mensaje y no al contrario.

• Frente a la duda, es conveniente recordar una idea muy valiosa para los profesionales de la capacitación y la educación: Sócrates, Jesucristo, Buda y otros grandes reformadores sociales nunca usaron siquiera una tiza y un pizarrón.