Funcion del receptor en la comunicacion | Proceso de comunicación organizacional

La eficacia del proceso de comunicación depende no sólo de la eficiencia del emisor y de su mensaje, sino también del comportamiento del receptor. Si se desea mejorar el proceso de comunicación, las personas deben capacitarse para recibir mensajes.

Dos formas de hacerlo son analizar la calidad del mensaje y mejorar el papel del interlocutor.

La calidad del mensaje debe evaluarse con base en tres puntos: el objetivo, la estructura y la lógica.

• El objetivo: Debe ser claro y de preferencia debe darse a conocer al comienzo de cada mensaje que brindemos. Si éste objetivo no es claro, el emisor padece falta de lógica; debió haber tenido razones para ocultarlo o no cultiva esa práctica. Sea cual fuere el caso, siempre debe buscarse el objetivo del mensaje en primer lugar, esté donde esté.

• La estructura o la organización: Tiene que ver tanto con la cantidad como con la secuencia de los temas del mensaje. Muchas categorías de mensajes (como los planes de negocios y trabajos de graduación) poseen una estructura estandarizada. Ciertas unidades de información, como los capítulos en un orden determinado, deben integrar el mensaje.

• La lógica: Tiene que ver con la coherencia entre los componentes del mensaje. Por ejemplo, si la introducción de un trabajo propone una pregunta y la conclusión presenta la respuesta correspondiente, el mensaje es coherente. Las conclusiones deben sustentarse en el análisis y los datos. Un presupuesto o solicitud de financiamiento debe ser coherente con los recursos necesarios, que deben ser coherentes con el objetivo. Un lector u oyente debe enfocarse en esos puntos para evaluar la calidad del mensaje. Esto es útil tanto para definir si el mensaje debe ser aceptado o rechazado como para prestar ayuda al emisor.

Uno de los grandes problemas en la comunicación es el comportamiento de las personas como oyentes. Este problema es tan serio que muchos cursos, tesis, papers y libros siempre dedican espacio al perfeccionamiento del arte de escuchar.

A continuación se analizan algunos de los principios más importantes para perfeccionar el papel del oyente:

• Dejar que hable el interlocutor: Es la regla número uno del oyente. Interrumpir al emisor rompe el mensaje, impidiendo así su recepción completa. Puede ser tentador terminar la oración de la otra persona para demostrar que entiendes el mensaje, pero esto puede parecer grosero de tu parte. Escuchar construye confianza. Si interrumpes a alguien se le niega la oportunidad de expresar sus sentimientos y emociones. Para asegurarte que no interrumpirás, siempre páusate unos cuantos segundos antes de responder. Además, se puede producir una serie de interrupciones, lo que da como resultado un diálogo de sordos.

• Escuchar con los oídos “bien abiertos”: Escuchar es distinto de oír, que es un proceso mecánico. Además de concentrarse en lo que está escuchando, el buen oyente debe buscar el significado, haciendo uso de los principios de la recepción de mensajes: análisis de la lógica e identificación de la estructura del mensaje.

• Concentrarse en lo que se oye o escucha: Tu lenguaje corporal revela si estás o no interesado en una historia. Cuando escuchas activamente a alguien, te inclinas un poco hacia adelante y haces contacto visual. Una simple sonrisa y un asentimiento ocasional mostrarán que estás interesado e involucrado con lo que la otra persona dice. Mirar hacia otro lado o hacer alguna otra cosa, por ejemplo, leer, mirar a un lado o poner la mesa cuando alguien habla con usted, es una descortesía que señala su falta de interés por lo que está oyendo.

• Usar las propias palabras para interpretar el mensaje: Esta es otra regla muy importante entre culturas diferentes. Un buen oyente siempre ofrece retroalimentación al interlocutor, usando sus propias palabras para asegurarse de que ha procesado correctamente el mensaje.

• Hacer preguntas: Es una forma de ofrecer y recibir retroalimentación y de alentar al interlocutor. Las preguntas ayudan a esclarecer el mensaje, eliminando así las eventuales dudas o futuras consultas del oyente. Las preguntas abiertas proveen la mejor oportunidad para que las personas se expandan en un tema y ayudan a mantener la conversación fluida. Si no entiendes el punto que alguien trata de hacer, pide por clarificación y ejemplos específicos.