Eficacia de los Sistemas de Control | Definición, Características, Aplicación

Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado. Un sistema de control en la administración produce información sobre el desempeño de un sistema para que alguien pueda tomar decisiones. Montar un sistema de control implica definir los procedimientos y las herramientas para producción, procesamiento y presentación de información.

Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son las siguientes:

a) Enfoque en los puntos estratégicos
b) Precisión
c) Rapidez
d) Objetividad de la información
e) Economía
f) Aceptación de las personas
g) Énfasis en la excepción

ENFOQUE EN LOS PUNTOS ESTRATÉGICOS

Los puntos estratégicos de control son aquellos en los que:

• Hay mayor probabilidad de ocurrencia de algún desvío en relación con los resultados esperados.
• Los desvíos provocarían los mayores problemas.
• Las actividades, operaciones o procesos son críticos para el desempeño de la organización.

Una forma de detectar los puntos estratégicos de control consiste en localizar las actividades de transformación. Es lo que ocurre cuando un producto en existencias se desplaza para su expedición y se transforma en un artículo de las existencias de un cliente, o cuando ese artículo, que ya forma parte de nuevas existencias, es solicitado para formar parte de otro producto.

Otra forma de localizar esos puntos consiste en identificar los elementos más significativos de determinada operación mediante la aplicación del principio de Pareto: la menor parte de los artículos de una operación responde por la mayor parte de los problemas.

PRECISIÓN

La información debe tener la precisión necesaria para permitir la decisión adecuada. La precisión está referida a la exactitud de la información. Es decir que la misma coincide con los hechos o circunstancias que informa. Decimos que la información es precisa cuando no tiene error y no produce dudas en quien la utiliza.

Por ejemplo, en la ejecución de un presupuesto es importante saber cuánto se gastó y cuánto queda disponible. Las variaciones son difíciles de evitar y la finalidad del control es hacerlas evidentes por medio de la información. Si ésta es imprecisa, tomar la decisión podría ser extremadamente difícil o imposible.

RAPIDEZ

La información producida por un sistema de control debe enviarse a la brevedad al encargado de tomar decisiones, de modo que la acción correctiva o de refuerzo se ponga en práctica a tiempo para producir los efectos esperados. En caso contrario, es posible que quien tome decisiones actúe cuando ya sea demasiado tarde.

OBJETIVIDAD DE LA INFORMACIÓN

Este sistema produce información clara sobre el desempeño e indica cuál es el desvío en relación con el objetivo. El informe de control más famoso de todos los tiempos sólo tiene tres palabras. Es el paradigma de la objetividad: “Llegué, vi, vencí” (Julio César).

ECONOMÍA

Un sistema de control eficaz tiene un costo menor que sus beneficios. Un caso clásico de control antieconómico es el sistema de fiscalización que cuesta más caro que la recaudación que propicia.

ACEPTACIÓN DE LAS PERSONAS

Las personas tienden a resistirse al control y a sabotear los sistemas de control, a menos que:

• Entiendan por qué se les está controlando.
• Perciban el control como un proceso importante para su trabajo o su seguridad.
• Perciban el control como evidencia de su importancia como individuos.

ÉNFASIS EN LA EXCEPCIÓN

Como es imposible controlar todo, debe ponerse énfasis en las excepciones. Un sistema de excepciones intenta enfocar la atención de la administración en lo que es esencial. Por ejemplo, si un equipo tiene autonomía para gastar cierto valor, sólo los desvíos mayores que ese valor deben merecer atención.
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