Planificacion y Ejecucion de un proyecto | Objetivo, plazo, costo y riesgos

El proceso de planificación es gradual. La primera idea del proyecto, en muchos casos, pasa por un proceso de evaluación de su interés y viabilidad. El plan de un proyecto debe contener como mínimo información sobre cuatro variables críticas de desempeño: objetivo, plazo, costo y riesgos.

Además, un plan de proyecto puede presentar datos sobre las fuentes de suministros de los recursos, el equipo y la organización del proyecto, la documentación y los procesos de comunicación, la administración de la calidad, los impactos ambientales y muchos otros detalles. La cantidad de información y el grado de detalle dependen de muchos factores; entre ellos, el tiempo invertido en la elaboración del plan.

La parte más importante de la planeación de un proyecto es la definición del producto u objetivo. Ofrecer un producto es el objetivo o misión del proyecto, el medio para atender una necesidad. Para definir con precisión el producto se requiere conocer las necesidades que deben atenderse.

Necesidad es una palabra genérica que indica todos los tipos de situaciones de los cuales se pueden originar los proyectos: pedidos, problemas, ideas creativas u oportunidades. A las necesidades también se les llama justificaciones del proyecto.

Por ejemplo:

• Para superar los problemas y las restricciones que la legislación del medio ambiente crea para los motores de vehículos, es necesario desarrollar nuevos motores. El producto del proyecto es una familia de motores nuevos. Los productos que el proyecto ofrece son singulares, pero siempre se dividen en partes llamadas subproductos, componentes o simplemente productos. El detalle de los productos del proyecto se muestra en una estructura analítica del proyecto, llamada también lista de componentes. Las estructuras analíticas de todos los proyectos del mismo tipo son parecidas.

• En los proyectos de eventos, como la competición deportiva, siempre hay por lo menos tres componentes: el evento propiamente dicho (la competición), los participantes (público, competidores, árbitro) y la infraestructura (alojamiento, estadios).

• En los proyectos de desarrollo de productos, como un nuevo vehículo, siempre hay por lo menos dos componentes: el producto y el proceso productivo para fabricarlo.

• En los proyectos conceptuales, como el desarrollo de un sistema, la estructura analítica puede hacerse con base en el ciclo de vida del proyecto.

La planeación operativa de un proyecto implica:

I. Elaborar el cronograma del proyecto.

II. Elaborar el presupuesto del proyecto.

El cronograma y el presupuesto componen, junto con la lista de componentes y la previsión de los riesgos, el plan operativo del proyecto. Todas las decisiones tienen como base el análisis del objetivo del proyecto.

La planeación operativa de un proyecto no es una etapa con inicio y final preestablecidos. Se trata de un proceso continuo, que comienza con la definición del producto y sigue a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En todo momento, en especial durante la transición de una fase a otra del ciclo de vida, es preciso volver a ver las definiciones de plazo y costo y replanear las actividades siguientes.

A medida que los planes pasan por los filtros, el proceso de dirección comienza a avanzar. Antes de cualquier cosa, es necesario montar una estructura para ejecutar el proyecto:

• Se elige, recluta y organiza en un equipo a las personas que realizarán las actividades.

• El equipo debe trabajar en detallar el plan operativo.

• Los recursos para realizar el proyecto (servicios de terceros, equipos, instalaciones, proveedores y flujos de información) se adquieren y movilizan de acuerdo con el cronograma.

La dirección propiamente dicha del proyecto consiste en efectuar las actividades y aplicar los recursos previstos en los planes. La realización de las actividades permite ofrecer el producto o servicio de acuerdo con las necesidades que se definieron al inicio del proyecto. A medida que se completan las actividades y se consumen los recursos, el producto o servicio se concreta y el proyecto se aproxima a su conclusión.

• El proceso de control integra el de dirección. Controlar es un procedimiento para administrar las variaciones respecto de los planes y garantizar la realización de los objetivos. Posibilitar el propio cambio de los planes es otra función importante del proceso de control.

El momento de la conclusión del proyecto depende de la naturaleza del producto y de cómo se definió su ciclo de vida en el proceso de planeación. Algunos proyectos terminan con la entrega del producto o servicio; otros incluyen una fase de pruebas y pueden comprender un periodo de mantenimiento.

La conclusión de un proyecto también abarca una serie de actividades administrativas, como la desmovilización y reasignación del equipo y de los demás recursos, la homologación del producto en órganos de reglamentación y el cierre y presentación de cuentas, entre otras.