Proceso de Control Administrativo | Control por niveles jerárquicos

En el proceso de administración, el control no tiene el significado popular de fiscalización. Control es el proceso de producir información para tomar decisiones sobre la realización de objetivos. Este proceso permite mantener una organización o sistema orientado hacia los objetivos. Al ejercer la función de control, el administrador trabaja como el piloto de un vehículo, monitoreando en forma constante la organización para que se mantenga en la ruta, se desvíe de los accidentes y llegue a su destino.

El proceso de control ofrece información y posibilita tomar decisiones sobre:

• Cuáles objetivos debe alcanzar una organización o sistema.

• El desempeño de la organización o sistema en comparación con los objetivos.

• Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de las actividades hasta el objetivo.

• Lo que debe hacerse para asegurar la realización de objetivos.

• La necesidad de cambiar el objetivo.

• Estandarizar el desempeño de los subordinados mediante inspecciones, supervisiones y procedimientos para que la producción y la organización valla en la misma dirección.

• Cuidar los bienes de la empresa de mala utilización, robos y desperdicios mediante registros escritos.

• Estandarizar la calidad de los productos que ofrece la empresa, esto mediante entrenamientos al personal para que todos traten de realizar de forma estándar sus funciones.

• Medir y dirigir el desempeño de cada empleado con los diferentes sistemas de evaluación para conocer qué tan productivo es cada empleado y como realizan estos sus funciones.

El proceso de control, así como los demás procesos administrativos, está formado por otros procesos; al de buscar información sobre el desempeño también se le llama monitoreo o seguimiento; al de comparar y sacar conclusiones sobre el desempeño también se le llama de evaluación.

Controlar, en esencia, es un proceso de tomar decisiones que tienen como finalidad mantener un sistema en la dirección de un objetivo, con base en información continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo. El objetivo se convierte en el criterio o modelo de control y en la evaluación del desempeño del sistema, así como el mapa muestra al conductor del vehículo hacia dónde debe ir.

El proceso de control se aplica a toda la organización. Todos los aspectos del desempeño de una institución deben monitorearse y evaluarse en sus tres niveles jerárquicos principales: estratégico, administrativo (o funcional) y operativo.

El control en el nivel estratégico complementa la planeación estratégica. Una vez que ésta trabaja con la definición de misiones, estrategias, objetivos y ventajas competitivas, el control estratégico intenta monitorear:

• El grado de realización de las misiones, estrategias y objetivos estratégicos.

• La adecuación de las misiones, objetivos y estrategias a las amenazas y oportunidades del ambiente.

• La competencia y otros factores externos.

• La eficiencia y otros factores internos.

Con base en esa información, que se monitorea en forma continua, los directores de una organización definen y redefinen sus estrategias para asegurar sus posiciones, defenderse de la competencia, mejorar la competitividad de sus sistemas internos, explorar oportunidades, etcétera.

En una organización, los controles administrativos se practican en las áreas funcionales: producción, marketing, finanzas, recursos humanos. Son controles que producen información especializada y posibilitan la toma de decisiones en cada una de esas áreas. Hay criterios y patrones de control tradicionales para todas ellas.

Por ejemplo:

• Cantidad y calidad de los productos y servicios y productividad (área de producción).

• Índices de rotación, absentismo y atrasos (área de recursos humanos).

• Participación en el mercado y desempeño del esfuerzo promocional (área de marketing).

La síntesis de información sobre el desempeño de las áreas funcionales es uno de los componentes del control de nivel estratégico.

El control operativo se enfoca en las actividades y el consumo de recursos en cualquier nivel de la organización. Los cronogramas, diagramas de precedencia y presupuestos son las principales herramientas de planeación y, al mismo tiempo, de control operativo. En una analogía con un vehículo, el tiempo y el consumo de combustible son los principales criterios para el control operativo.