Funciones y Responsabilidades del Gerente de Proyectos

El gerente de un proyecto es la persona responsable de ofrecer a un cliente un producto o servicio, con un patrón de calidad y dentro de un plazo y un presupuesto predefinidos. Coordina un equipo, en general multidisciplinario, cuyos integrantes pertenecen a diferentes departamentos.

En muchos casos, el gerente no tiene autoridad formal sobre ese equipo. Presionado por los patrones de calidad y los recursos limitados, y teniendo que atender a muchas partes interesadas mediante un equipo sobre el cual no tiene autoridad formal, el gerente de proyectos tiene una profesión desafiante que exige refinadas habilidades gerenciales.

En una definición breve, la responsabilidad del gerente es asegurar la realización del proyecto de acuerdo con el objetivo, calidad, plazo y costo previstos. Para cumplir esa responsabilidad, debe administrar a las personas, la comunicación, los recursos, los contratos, los riesgos e innumerables aspectos más.

De manera general, desde la preparación del plan básico hasta la entrega del resultado, todo es responsabilidad del gerente del proyecto. Sin embargo, las responsabilidades pueden variar de una organización a otra, dependiendo de la complejidad del proyecto, el tipo de estructura, los intereses de los clientes y muchos otros factores. En una organización, la responsabilidad del gerente de proyecto comienza con el desarrollo de la idea del proyecto y termina con la tarea final del ciclo de vida, con la preparación y la presentación de los resultados y los informes.

En otras organizaciones, las tareas iniciales y finales están ligadas a la alta administración y el gerente comienza a desempeñar su papel sólo en la fase de la dirección. Además, la extensión del ciclo de vida puede variar. Ciertos proyectos terminan con la presentación de un prototipo. Otros llegan hasta la producción experimental. Todo depende del proyecto, de la organización y de su política, del cliente y otros factores. Eso hace impracticable preparar una descripción del cargo o lista de responsabilidades que sea útil para todas las situaciones.

Un gerente de proyectos, es responsable de mejorar la comunicación entre departamentos o grupos cuando se trabaja en proyectos juntos.

• Objetivos de desarrollo: Un gerente de proyectos, debe ayudar a todos los departamentos o grupos que participan en un proyecto para establecer los objetivos de forma realistas. Debido a que el director del proyecto, trabaja íntimamente con todos los grupos asignados para ayudar en los proyectos, donde se requieren tener unos sólidos conocimientos de las limitaciones que un departamento pueda tener. También debe entender cómo los recursos de un grupo, pueden beneficiar a otros departamentos dentro de una organización.

• Planificación: El gerente del proyecto es responsable de ayudar a los grupos que participen en un proyecto donde detallan cómo el trabajo debe ser completado. Estos planes, deben incluir los números del presupuesto y los plazos. También deben incluir contingencias en el caso de que surjan problemas de tiempo o presupuesto. Algunos planes, incluyen diagramas que proporcionan una representación visual de los procesos que se llevarán a cabo como parte del proyecto.

• La supervisión del progreso: Es de vital importancia para un gerente de proyecto, no sólo para monitorear el progreso, sino también para comunicar el progreso que se ha hecho a los superiores e inversionistas. Los gerentes de proyectos, pueden hacer esto proporcionando una actualización del estado del proyecto de forma diaria, semanal o mensual para los actores involucrados en el proyecto.

• Evolución de los procedimientos: Es cuando un gerente de proyecto, descubre que hay un proceso establecido que no funciona tan eficientemente como debería, es su responsabilidad de comunicar sus ideas acerca de cómo las ineficiencias pueden ser evitadas.

• Terminando: Es cuando el proyecto llega a su fin, un gerente de proyecto debe revisar individualmente con los grupos que participaron en el proyecto cada uno de sus resultados y reunir las observaciones de mejoras. Se puede encontrar esta información, a través de encuestas que administran o por medio de métodos anecdóticos.

Las competencias necesarias para el desempeño eficaz del papel de gerente de proyectos se agrupan en tres categorías.

• Competencias de administración general. Son necesarias para tomar las decisiones del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control. Son competencias importantes para cualquier administrador, que asumen una dimensión crítica en el caso de los proyectos, en función de las presiones del objetivo, calidad, costo, plazo y riesgos.

• Competencias de administración de proyectos. Comprenden el dominio de herramientas como estructuras analíticas, cronogramas, presupuestos, planes de riesgos, técnicas de análisis de viabilidad y otras relacionadas con la planeación, implantación y dirección de proyectos.

• Competencias humanas. Las competencias humanas o habilidades interpersonales son necesarias para realizar tareas que involucran personas: claridad en la comunicación de ideas, instrucciones y peticiones para el equipo, capacidad de inspirar confianza en él, capacidad de operar dentro del contexto político y organizacional del proyecto, forma hábil de relacionarse con el cliente y con todas las partes interesadas, así como habilidad de compartir con el equipo el proceso de tomar decisiones sobre la administración del proyecto.