¿Qué es un mapeo de procesos? - Beneficios del mapeo de procesos

El mapeo de procesos de negocio es el análisis estratégico para identificar y crear una representación visual del flujo del proceso de diversas áreas de una organización. El mapeo de procesos es una de las etapas del ciclo BPM de gestión empresarial.

Para comprender en profundidad lo que es un mapeo de procesos, es de fundamental importancia conocer su definición. Un proceso es una secuencia de actividades, que cuando se ejecutan, transforman insumos en algo (resultado) con valor añadido.

La ejecución de un proceso de negocio consume recursos materiales y / o humanos para agregar valor a su resultado. Los insumos son las materias primas, productos o servicios procedentes de los proveedores internos y externos que alimentan el proceso. Los resultados son los productos o servicios que satisfacen las necesidades de los clientes internos y externos.

Para hacer un mapeo de procesos, se deben analizar todos los detalles de cada proceso, para después montar un mapa que demuestre el flujo operacional y la interrelación entre los diferentes sectores y procesos.

El mapeo de procesos es una actividad empírica que consiste en identificar y describir los procesos que operan en nuestra organización, es decir se basa en el conocimiento del funcionamiento general de una empresa.

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Crear un mapa de procesos ayuda a organizar los procesos y hace que la información sea visible para todos. Al crear un mapa de procesos o diagrama de flujo, estás produciendo un ejemplo visual del proceso para entenderlo mejor y ver cuáles son las áreas que se pueden mejorar.

Los diagramas de flujo para mejorar un proceso fueron introducidos por primera vez en 1921 por Frank Gilbreth en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME – American Society of Mechanical Engineers).

Las técnicas más comunes utilizadas en el mapeo son:

• entrevistas,

• reuniones,

• talleres de colaboración,

• observación de campo,

• cuestionarios,

• recopilación de documentos,

• intercambio de ideas.

El propósito del proceso de mapeo es identificar, entender y conocer los procesos de negocio existentes (AS-IS) para definir los futuros (TO-BE), con el objetivo de mejorar el nivel de satisfacción de clientes y empleados, así como mejorar la calidad de los productos o servicios, reduciendo costes y aumentando el aprovechamiento de los insumos y el rendimiento del negocio.

Las empresas que utilizan el mapeo de procesos del negocio se benefician de la capacidad de identificar las mejores prácticas que se pueden implementar en toda la empresa. Por ejemplo, al revisar un diagrama de flujo de proceso del negocio, el equipo de alta gerencia de una empresa puede reconocer que los departamentos que ofrecen programas de incentivos, tales como el empleado de la semana, son más productivos que los que no lo hacen. Como resultado de ello, pueden optar por proporcionar incentivos a los empleados de toda la compañía.

El mapeo ayuda a la empresa para ver claramente los puntos fuertes, las debilidades (puntos que necesitan ser mejorados, tales como la complejidad de la operación, costos altos, obstáculos, fallos de integración, actividades redundantes, tareas de bajo valor añadido, trabajos duplicados, exceso de documentación, homologaciones, etc.), además de ser una excelente manera de mejorar la comprensión de los procesos y aumentar el rendimiento del negocio.

Entre los resultados que se persiguen a través del mapeo de procesos destacamos:

• Una comprensión más clara de los procesos actuales.

• Poder tener analizados los procesos del negocio a fin de buscar su mejora.

• Definir requisitos más fáciles a fin de simplificar la gestión del sistema.

• Reducir el tiempo de realización de los procesos.

• Lograr la normalización en los procesos y la mejora de la calidad de éstos.

• Introducir el cambio de un pensamiento basado en departamentos a uno basado en procesos.

Para realizar este proceso de visualización de procesos a través del mapeo, contamos con varias herramientas a nuestra disposición. Una de estas herramientas es la llamada Business Process Modeling Notation (BPMN), mediante la que se expresan los procesos de negocio a través de diagramas con el objetivo de dar apoyo a la gestión de los mismos, facilitando su comprensión.

El mapeo de procesos consiste en una actividad de diagnóstico organizacional. Con él, tu empresa entiende cómo se desarrollan las actividades, cuáles son las interdependencias entre sectores, cuáles son las fallas recurrentes y así puedes crear un plan de acción para la mejora de los procesos y su consecuente aumento de productividad y eficiencia.

Muchas empresas optan por contratar consultorías para realizar ese diagnóstico interno y entonces entregar a la alta gerencia un informe sobre las medidas a implementar. Sin embargo también uno mismo puede realizar este mapeo siguiendo pasos adecuados teniendo siempre presente el propósito del mapeo de procesos.