Vivimos una época donde las tecnologías digitales han cambiado nuestra forma de pensar, vivir, trabajar, consumir y comunicarse entre las personas. El internet, las redes sociales, los equipos móviles, entre otros, son nuestras nuevas herramientas de socialización.
Las empresas no son ajenas a las tecnologías digitales, actualmente muchas organizaciones se encuentran en este proceso de migración denominado "transformación digital".
Es por eso que hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la transformación Digital?
2. ¿Qué es el Teletrabajo?
3. ¿Como incrementar la productividad en el trabajo a distancia?
1. ¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es la integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando principalmente la forma en que opera y brinda valor a sus clientes. Esta transformación implica la reelaboración de los productos, servicios, procesos y estrategias dentro de la organización mediante el aprovechamiento de la tecnología digital.
El teletrabajo es parte de la transformación digital, como tal integra tecnología digital cambiando la forma en la que el colaborador trabaja en la organización sin dejar de brindar el mismo nivel de servicio a sus clientes.
2. ¿Que es teletrabajo?
El teletrabajo o trabajo a distancia es una forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina o zona de trabajo habitual, esta forma de trabajo se facilita con la ayuda de diversas herramientas digitales como correo electrónico, agenda electrónica, chat, videollamadas, videoconferencias, etc.
El teletrabajo separa al trabajador del contacto físico con los compañeros de trabajo, por lo que se puede realizar en la propia casa, en casa de familiares, casa de amigos, en cualquier lugar distinto de la oficina.
El teletrabajo es una opción que presenta muchas ventajas para los negocios: reduce costos, ahorra tiempos y permite reclutar talento que desde cualquier lugar del mundo. Sin embargo, muchos empresarios creen que esta modalidad de trabajo reduce la productividad.
3. ¿Como ser productivos durante el teletrabajo?
Mantener o mejor aún incrementar la productividad durante el teletrabajo no es tarea sencilla, se debe seguir las siguientes recomendaciones para trabajar a distancia de forma eficiente:
Prepárate para trabajar
Así como nos arreglamos para ir a trabajar a la oficina, también deberemos hacerlo para trabajar desde casa.
- Vestimenta: No hace falta vestirnos con ropa formal, pero lo ideal para conseguir un hábito y entrar en una rutina es utilizar prendas cómodas o informales.
- Higiene: Esta demás indicarlo, pero es necesario realizar la higiene personal antes de nuestro horario de teletrabajo.
- Desayuno: Se recomienda desayunar antes del horario de teletrabajo, si no se realiza esta actividad se tomará un tiempo indebido perdiendo la concentración de las tareas que se realizan.
Espacio de trabajo
Se debe definir un lugar para teletrabajar, ya que está comprobado que el espacio influye en el bienestar, la actitud y el estado de ánimo de las personas. Un entorno de trabajo organizado y pulcro será positivo para el trabajador y se verá reflejado en su trabajo. Es recomendable no trabajar en el mismo lugar de la casa dedicado al descanso y al ocio.
Herramientas necesarios
De acuerdo al giro de la empresa, es muy importante que los trabajadores cuenten con el equipo necesario para el desarrollo de sus actividades, el cual va desde una computadora portátil, línea telefónica móvil, aplicaciones digitales, etc.
Compromiso con el equipo de trabajo
Es primordial no desconectarse con el equipo de trabajo, se recomienda mantener el contacto con los compañeros por distintas vías videoconferencia, teléfono, email, chat, etc. Esto favorecerá el entendimiento, la comunicación será más cercana y estará enriquecida con matices no verbales como el tono del habla, la postura, los gestos y la expresión.
Preparación de las reuniones
Las reuniones suelen ocupar entre el 20% y 30% de la jornada laboral y al realizarse a través de equipos remotos ese porcentaje podría llegar a duplicarse, es por ello que antes de empezar una reunión se debe definir claramente la agenda con los objetivos a lograr, temas a tratar, y difundirlo entre los convocados para que la reunión sea fluida.
Contacto visual
Es importante no perder el contacto visual mientras se trabaja a distancia. Por eso, además de mantener encendida la cámara durante la reunión, es recomendable utilizar paneles interactivos, diapositivas, excel para ir anotando las distintas tareas que vayan surgiendo a lo largo de la reunión y asignando un responsable y un tiempo de realización.
Autonomía a los equipos de trabajo
Es muy típico en organizaciones jerárquicas que las personas en la parte alta de la pirámide hagan perder mucho tiempo al resto de la compañía. No se delega la responsabilidad en los equipos, los directivos quieren estar en todas las decisiones y no se transmite la información de manera transparente. Esto supone problemas terribles de comunicación que se ven agravados por el teletrabajo.
Planificación de tareas
Trabajar desde casa produce muchas veces mayor dificultad de concentración y enfocarse en las tareas prioritarias resulta complicado. Lo recomendable es cada día proponerse diariamente un plan de tareas. Esto facilita la organización de la jornada, permite cumplir con los tiempos de entrega y ayuda a priorizar sus tareas.
Seguimiento de tareas
Después de cada reunión debe realizarse el seguimiento de cada tarea que ha sido asignando. Esto ayuda al equipo a trabajar de forma coordinada y garantiza que se llevará a cabo en el plazo establecido, priorizando las más relevantes y urgentes.
Descansos
El teletrabajo bien programado y con los medios adecuados suele implicar un incremento de nuestra concentración. En casa suele haber menos distracciones que en una oficina, por lo que es importante no olvidarnos de descansar.
Nuestro cerebro es capaz de mantener un nivel alto de concentración un máximo de 120 minutos. A partir de ese momento, nuestra concentración decae y es más fácil distraernos. Descansando cada 2 horas ayudaremos a nuestro celebro a poder mantenerse concentrado.