Una empresa es un conjunto de personas debidamente organizadas que ofrecen un bien y servicio que busca satisfacer la necesidad del cliente, a cambio de obtener beneficios económicos. Para llevar lograr este fin es necesario que la organización tenga la materia prima y todos los insumos necesarios para fabricar el producto o ejecutar el servicio, aquí es donde ingresa la función de aprovisionamiento.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la función de aprovisionamiento?
2. Objetivos de la función de aprovisionamiento
3. El ciclo de aprovisionamiento
1. ¿Qué es la función de aprovisionamiento?
La función de aprovisionamiento está conformada por todas las actividades que se realizan con el objetivo de seleccionar, adquirir y almacenar las materias primas e insumos. Este conjunto de actividades debe organizarse de tal manera que se optimice el rendimiento de las personas, se controlen los costos y se mantenga a la empresa en sintonía con su entorno, la función de aprovisionamiento se encarga principalmente de las áreas de compras y de almacenaje.
La función de aprovisionamiento es necesaria, no podemos seleccionar, adquirir o almacenar materia prima e insumos sin considerar factores tales como variaciones de los precios por periodos estacionales, descuentos en las compras por adquisiciones en volumen, incertidumbre en el comportamiento de la demanda, plazos de entrega, etc.
2. Objetivos de la función de aprovisionamiento
La función de aprovisionamiento al encargarse de las áreas de compras y almacenamiento tiene como base asegurar dos objetivos principales que son minimizar costos y maximizar el servicio, los que a su vez se pueden descomponer en objetivos secundarios que se derivan del principal, tales como:
2.1. Minimizar costos
Esto lo podemos lograr a través de:
- Reducir lo más que se pueda en la inversión de inventarios
- Reducir al máximo los costos de almacenamiento.
- Minimizar los costos salariales del departamento
- Generar un eficiente control de los inventarios en stock para reducir las pérdidas por daños, por obsolescencia y por artículos perecederos que se pueden echar a perder.
2.2. Maximizar el servicio
Esto lo podemos lograr a través de:
- Conseguir un inventario adecuado y suficiente para que la producción no sufra ningún tipo de paralización ni se vea afectada por el desabastecimiento de materia prima o algún suministro.
- Optimizar la inversión para que la producción cuente con la materia prima e insumos en la cantidad adecuada y con la calidad esperada.
- Tener un sistema eficiente de información de inventarios.
- Mantener un sistema eficiente y confiable de transporte para los inventarios.
Si bien es cierto que dependiendo del momento y las circunstancias se le puede dar mas peso ya sea a minimizar los costos o maximizar el servicio, la función de aprovisionamiento debe enfocarse en tratar de encontrar un equilibrio entre ambos objetivos principales, pues de nada sirve reducir los costos si al final el servicio se ve perjudicado en gran medida, originando problemas que pueden llevar a una disminución de la eficiencia o no llegar a cumplir los estándares de calidad, lo que se puede traducir en una disminución del prestigio de la organización, lo que en el largo plazo podría traer más perjuicios que beneficios.
3. El ciclo de aprovisionamiento
El ciclo comprende todas las actividades que se realizan desde la petición de las existencias hasta que estas llegan y se almacenan en las instalaciones de la empresa. Estas actividades son:
- Analizar las necesidades: Aquí se analiza que recursos necesita la empresa para llevar a cabo su actividad comercial.
- Ejecutar la Compra: Luego del análisis debemos adquirir las cantidades necesarias de productos o servicios al menor precio, si es posible realizar la compra a través de una negociación.
- Recepcionar y almacenar: Luego de la compra debemos de recibir las existencias y almacenarlas adecuadamente hasta que estas sean requeridas.
- Realizar el abastecimiento: Es necesario proveer materia prima e insumos a la línea de producción para que esta no sufra paralizaciones.
- Controlar los inventarios: Es importante controlar la cantidad disponible de existencias, se busca optimizar los costos asociados al inventario disponible y además buscar la eficiencia en las operaciones.
Tener en cuenta que, si es una empresa productora, el ciclo de aprovisionamiento la materia prima se almacena hasta que es requerida en la línea de producción para luego sufrir una transformación, mientras que en una empresa comercial el producto se adquiere y se almacena sin sufrir ninguna transformación y los bienes se almacenan luego de su compra hasta que son expedidos al cliente final.