¿Cuáles son los pasos para seleccionar un proveedor?

Antes solo tenía como único criterio de decisión para seleccionar un proveedor el factor precio, algo que en la actualidad es ineficiente pues no todo es precio, ahora se debe evaluar muchos otros factores al momento de decidir por la elección de algún proveedor.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

Un proveedor es aquella persona u organización que nos brinda algún producto o servicio a cambio de una retribución económica. Una empresa suele recurrir en contratar un proveedor debido a que:

La selección de proveedor consiste en elegir un proveedor dentro de una serie de alternativas posibles, para ello es necesario basarse en algunos criterios de selección fijados previamente.

Entre los criterios de selección más utilizados están: el Precio, la Calidad, el Tiempo de entrega, la Forma de pago, entre otros.

Para seleccionar un proveedor debemos seguir los siguientes pasos:

Para iniciar cualquier actividad es necesario saber cuáles son las variables iniciales necesarias para empezar el ciclo de compras, por ello se necesita saber:

Para determinar estos parámetros es necesario que los departamentos involucrados (como compras, producción, almacén, ventas) coordinen en conjunto y definan estas interrogantes.

Otro punto para tener en cuenta es considerar el tipo de suministradores:

Una vez que ya sabemos lo que necesitamos, debemos elaborar una lista con los proveedores que pueden satisfacer nuestros requerimientos, para ello recopilaremos información relevante, tales como:

Dicha información debe mantenerse actualizada, lo que conlleva a una revisión continua de los datos para agregar nuevos productos o variaciones de los materiales, precios, etc.

Una vez identificado los posibles proveedores, debemos pedir una solicitud de propuestas a cada proveedor, con el fin de obtener el catálogo de productos y recibir las ofertas detalladas por escrito y basarnos en algo concreto para la toma de decisiones, ya que tal vez si compramos un volumen determinado el proveedor nos puede ofrecer un descuento especial que no se tenía previsto, u opciones de entrega diferentes o que se puedan adaptar a los requerimientos que se necesita.

Como paso previo para la elección de los proveedores es establecer el criterio o los criterios claves para llevar a cabo la evaluación y en este caso establecer su grado de importancia para que se ajuste a la política y estrategia de la empresa.

Entre las variables a considerar tenemos el Precio, Calidad, Plazos de entrega, Forma de pago, Reputación del proveedor, Condiciones financieras, Flexibilidad para adaptarse a los cambios, Experiencias previas similares, Servicio técnico ofrecido, Condiciones de entrega, Facilidad de mantenimiento, servicio postventa, etc. Cuando uno de estos factores es el que domina la decisión se les denomina factores parciales, en cambio cuando se considera un grupo de factores se denomina criterios globales.

Con los criterios definidos y la información de cada proveedor, analizamos todos los datos y elegimos al mejor proveedor que cumpla con las necesidades inicialmente planteadas por el cliente.