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¿Cuáles son los pasos para seleccionar un proveedor?

Antes solo tenía como único criterio de decisión para seleccionar un proveedor el factor precio, algo que en la actualidad es ineficiente pues no todo es precio, ahora se debe evaluar muchos otros factores al momento de decidir por la elección de algún proveedor.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es un proveedor?
2. ¿Qué es la selección de proveedor?
3. Pasos para la selección de proveedores

1. ¿Qué es un proveedor?

Un proveedor es aquella persona u organización que nos brinda algún producto o servicio a cambio de una retribución económica. Una empresa suele recurrir en contratar un proveedor debido a que:
  • No se tiene el conocimiento, experiencia y/o técnica para producir un determinado producto o servicio.
  • No se tiene el espacio y/o tiempo suficiente para producir un determinado producto o servicio.
  • Es más costoso producir un determinado producto o servicio en nuestra organización comparado con los costos de un proveedor.

2. ¿Qué es la selección de proveedor?

La selección de proveedor consiste en elegir un proveedor dentro de una serie de alternativas posibles, para ello es necesario basarse en algunos criterios de selección fijados previamente.

Entre los criterios de selección más utilizados están: el Precio, la Calidad, el Tiempo de entrega, la Forma de pago, entre otros.
Selección de Proveedores

3. Pasos para la selección de proveedores

Para seleccionar un proveedor debemos seguir los siguientes pasos:
  • Evaluación de necesidades
  • Búsqueda de proveedores
  • Recepción de las ofertas de los proveedores
  • Determinación de los criterios de selección
  • Elección del proveedor

3.1. Evaluación de las necesidades

Para iniciar cualquier actividad es necesario saber cuáles son las variables iniciales necesarias para empezar el ciclo de compras, por ello se necesita saber:
  • Qué es lo que se va a pedir,
  • Qué cantidad vamos a necesitar
  • Cuando lo vamos a necesitar

Para determinar estos parámetros es necesario que los departamentos involucrados (como compras, producción, almacén, ventas) coordinen en conjunto y definan estas interrogantes.

Otro punto para tener en cuenta es considerar el tipo de suministradores:
  • Si es un suministrador industrial, se debe tener en cuenta la asistencia técnica, los costos, la calidad y los plazos de entrega del producto.
  • Si son suministradores comerciales, se debe tener en cuenta la calidad del producto y el tiempo para servirlo, están son las dos variables más importantes.

3.2 Búsqueda de proveedores

Una vez que ya sabemos lo que necesitamos, debemos elaborar una lista con los proveedores que pueden satisfacer nuestros requerimientos, para ello recopilaremos información relevante, tales como:

  • Datos identificativos: Razón social, RUC, Nombre comercial, Domicilio legal, Teléfono, e-mail, Dirección de la página web, Persona de contacto, etc.
  • Datos del producto y/o servicio: Productos o servicios que ofrece, precios disponibles, políticas de descuento, condiciones de pago, condiciones generales de entrega, etc.

Dicha información debe mantenerse actualizada, lo que conlleva a una revisión continua de los datos para agregar nuevos productos o variaciones de los materiales, precios, etc.

3.3 Recepción de las ofertas de los proveedores

Una vez identificado los posibles proveedores, debemos pedir una solicitud de propuestas a cada proveedor, con el fin de obtener el catálogo de productos y recibir las ofertas detalladas por escrito y basarnos en algo concreto para la toma de decisiones, ya que tal vez si compramos un volumen determinado el proveedor nos puede ofrecer un descuento especial que no se tenía previsto, u opciones de entrega diferentes o que se puedan adaptar a los requerimientos que se necesita.

3.4 Determinación de los criterios de selección

Como paso previo para la elección de los proveedores es establecer el criterio o los criterios claves para llevar a cabo la evaluación y en este caso establecer su grado de importancia para que se ajuste a la política y estrategia de la empresa.

Entre las variables a considerar tenemos el Precio, Calidad, Plazos de entrega, Forma de pago, Reputación del proveedor, Condiciones financieras, Flexibilidad para adaptarse a los cambios, Experiencias previas similares, Servicio técnico ofrecido, Condiciones de entrega, Facilidad de mantenimiento, servicio postventa, etc. Cuando uno de estos factores es el que domina la decisión se les denomina factores parciales, en cambio cuando se considera un grupo de factores se denomina criterios globales.

3.5 Elección del proveedor

Con los criterios definidos y la información de cada proveedor, analizamos todos los datos y elegimos al mejor proveedor que cumpla con las necesidades inicialmente planteadas por el cliente.
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