El departamento de compras es una parte integral de cualquier organización, ya sea una empresa, una institución gubernamental o una organización sin fines de lucro. Su función principal es gestionar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad, considerando en todo momento el precio, la calidad y los plazos de entrega.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. Objetivos del Departamento de Compras
2. Funciones del Departamento de Compras
3. Responsabilidades del Departamento de Compras
4. Impacto del Departamento de Compras en el Éxito Empresarial
5. Diseño del Departamento de Compras
1. Objetivos del Departamento de Compras
El departamento de compras tiene varios objetivos fundamentales que influyen en el éxito y la eficiencia de la organización en su conjunto, entre ellas se tiene:
- Reducción de Costos: Uno de los principales objetivos de compras es adquirir bienes y servicios al menor costo posible sin comprometer la calidad. Esto incluye la negociación de precios favorables y la identificación de fuentes de suministro rentables.
- Garantizar la Calidad: Asegurar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad establecidos es esencial para satisfacer las necesidades de la organización y de sus clientes.
- Cumplimiento de Plazos: Garantizar que las entregas se realicen en el momento adecuado es crucial para evitar interrupciones en la operación de la organización y para cumplir con los compromisos con los clientes.
- Gestión de Riesgos: Evaluar y gestionar los riesgos asociados con la cadena de suministro, como interrupciones en el suministro o cambios en los precios, es una responsabilidad clave del departamento de compras.
- Eficiencia en la Cadena de Suministro: Optimizar la cadena de suministro para reducir costos y mejorar la eficiencia es un objetivo estratégico que puede generar ventajas competitivas.
Para cumplir con los objetivos propuestos, se debe tener definido:
A. Especificaciones de los productos
Si los productos son estándar se debe tener definido los parámetros preestablecidos, si no lo son se debe designar a un o los encargados de verificar las descripciones necesarias para su adquisición.
B. Políticas de control de calidad
Allí se establecen los estándares, se evalúa la capacidad de los proveedores y se certifica que se cumpla con la calidad solicitada de los suministros, por lo que el mejor proveedor debe ofrecer un buen precio, pero satisfaciendo los niveles de calidad solicitados, así como entregarlos en el tiempo previsto.
2. Funciones del Departamento de Compras
Las funciones del departamento de compras pueden variar según la organización, pero algunas son fundamentales en la mayoría de los casos:
- Identificación de Proveedores: Investigar y evaluar proveedores potenciales para determinar cuáles son los más adecuados para las necesidades de la organización.
- Negociación de Contratos: Negociar términos y condiciones de compra con proveedores, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y políticas de devolución.
- Gestión de Órdenes de Compra: Generar órdenes de compra precisas y asegurar su seguimiento y cumplimiento.
- Control de Inventarios: Supervisar los niveles de inventario para evitar excesos o faltantes y garantizar una gestión eficiente de los recursos.
- Evaluación de Proveedores: Evaluar regularmente el desempeño de los proveedores para garantizar que cumplan con los estándares de calidad y servicio establecidos.
- Gestión de Documentación: Mantener registros precisos de todas las transacciones de compra, contratos y comunicaciones con proveedores.
3. Responsabilidades del Departamento de Compras
Las responsabilidades del departamento de compras abarcan una amplia gama de actividades. Algunas de las principales responsabilidades incluyen:
- Selección de Proveedores: Identificar y seleccionar proveedores confiables y calificados que puedan cumplir con las necesidades de la organización.
- Cumplimiento de Políticas: Asegurar que todas las compras cumplan con las políticas y regulaciones internas y externas, incluyendo políticas de ética y sostenibilidad.
- Evaluación de Costos y Precios: Analizar y comparar los costos y precios de los productos y servicios para tomar decisiones informadas.
- Gestión de Relaciones: Mantener relaciones sólidas con proveedores y actuar como un punto de contacto principal para abordar problemas y resolver disputas.
- Planificación de Inventarios: Planificar y gestionar los niveles de inventario para satisfacer la demanda de manera eficiente y evitar costos innecesarios.
- Presupuesto y Control de Gastos: Trabajar dentro de los límites presupuestarios establecidos y controlar los gastos para garantizar la rentabilidad de la organización.
- Gestión de Crisis: Estar preparado para abordar crisis o interrupciones en la cadena de suministro y tomar medidas rápidas para mitigar riesgos.
4. Impacto del Departamento de Compras en el Éxito Empresarial
El departamento de compras desempeña un papel fundamental en el éxito y la rentabilidad de una organización en varias áreas clave:
- Control de Costos: La capacidad de negociar precios competitivos y optimizar los costos de adquisición directa influye directamente en la rentabilidad de la empresa.
- Calidad del Producto: Al asegurarse de que los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad, el departamento de compras contribuye a la satisfacción del cliente y a la reputación de la marca.
- Eficiencia Operativa: La gestión eficiente de inventarios y la planificación de la cadena de suministro mejoran la eficiencia operativa y reducen costos de almacenamiento y transporte.
- Gestión de Riesgos: La evaluación y gestión de riesgos en la cadena de suministro minimiza la interrupción de operaciones debido a problemas de suministro.
- Innovación y Sostenibilidad: El departamento de compras puede impulsar la innovación al buscar constantemente proveedores y productos innovadores. También puede promover la sostenibilidad al seleccionar proveedores comprometidos con prácticas responsables.
5. Diseño del Departamento de Compras
Para diseñar el departamento de compras, existen básicamente dos modelos que son:
A. Modelo horizontal
Un departamento se encarga de todas las adquisiciones de todas las áreas de la empresa.
En este caso observamos que el departamento de compras se hace cargo de adquirir los bienes y suministros que requiere tanto el área de producción (como materia prima y materiales indirectos) como el de las otras áreas (financiero, comercial, administrativo ) adquiriendo materiales tales como útiles de oficina, por ejemplo.
B. Modelo Vertical
En cada área de la empresa se establece una unidad de comprar que se encarga de realizar las compras independientemente de los demás, es decir cada unidad de compra se encarga de las necesidades de su respectiva área.
El departamento de compras para cumplir con sus funciones cabalmente debe coordinar constantemente con las áreas de almacén, fabricación, distribución, finanzas, administración, pues tanto en el modelo horizontal como vertical, se debe conocer con exactitud lo que dichas áreas necesitan, en que cantidad y en qué momento.
Asimismo, el nivel de evolución y competitividad de su departamento de compras va ligado al rubro en el que se desempeña la empresa, pues en sectores donde las márgenes de ganancia son bajos (sectores como el de los componentes de automoción, químicos) contar con un departamento de compras se vuelve indispensable, pues deben reducir al máximo los costos de abastecimiento.