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Departamento de Compras | Objetivos, Funciones y Responsabilidades

Todas las empresas necesitan de ciertos materiales o insumos para llevar a cabo sus funciones con normalidad, para ello deben abastecerse con cierta cantidad de productos en las cantidades adecuadas para no ver paralizadas sus actividades, por lo tanto, comprar es una actividad que toda empresa necesita realizar.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

1. ¿Qué es la Función de Compra?
2. Objetivos de la función de compras
3. Funciones y Responsabilidades del Departamento de compras
4. Diseño del departamento de Compras

1. ¿Qué es la Función de Compra?

La función de compra se encarga del proceso de adquirir los materiales e insumos que se necesitan en la cantidad adecuada, con la calidad requerida, en el momento indicado (cuando la empresa lo necesite) y a un precio lo más bajo posible sin perjudicar su calidad, es decir la función de compra debe considerar el precio, la calidad y los plazos de entrega.

La función de compra es una parte de la función de aprovisionamiento, el aprovisionamiento comprende además la recepción y almacenamiento de los materiales.

La función de compra es la primera operación del proceso de producción, es por ello que realizar una buena compra origina beneficios a futuro para la organización, pues en ella esta el origen del control de calidad y costos.
función del departamento de compras

2. Objetivos de la función de compras

La función de compras para llevar a cabo con su proceso de adquisición debe cumplir los siguientes objetivos:
  • Dar continuidad al abastecimiento
  • Garantizar la calidad y cantidad de los suministros
  • Establecer el nivel de inventarios adecuados para evitar roturas de stock y perdidas por obsolescencia o deterioro
  • Analizar nuevas fuentes de suministros
  • Minimizar costos de adquisición sin disminuir la calidad

Para cumplir con los objetivos propuestos, se debe tener definido:

Las especificaciones de los productos

Si los productos son estándar se debe tener definido los parámetros preestablecidos, si no lo son se debe designar a un o los encargados de verificar las descripciones necesarias para su adquisición.

Las políticas de control de calidad

Allí se establecen los estándares, se evalúa la capacidad de los proveedores y se certifica que se cumpla con la calidad solicitada de los suministros, por lo que el mejor proveedor debe ofrecer un buen precio, pero satisfaciendo los niveles de calidad solicitados, así como entregarlos en el tiempo previsto.

3. Funciones y Responsabilidades del Departamento de compras

El departamento de compras se encarga de recibir los pedidos de los materiales que se requieren, de buscar los proveedores indicados y realizar las gestiones necesarias para que dichos inventarios lleguen a los almacenes de la empresa.

Dentro del conjunto de actividades que se realiza en este departamento y la diferencia del resto, podemos mencionar:

  • Estudio de las fuentes de suministros.
  • Búsqueda, selección y evaluación de proveedores
  • Controlar las especificaciones de calidad que se requieren
  • Gestión de negociación; como precio, condiciones de pago y plazos de entrega
  • Seguimiento de las operaciones realizadas en los acuerdos
  • Verificar que se cumplan las condiciones establecidas con el proveedor
  • Mantener un registro actualizado de los productos con información sobre características técnicas, códigos de identificación, proveedores, precios, condiciones de pago y entrega
  • Pedidos realizados, indicando la cantidad y fechas de entrega
  • Recepción de los pedidos y su respectivo control de calidad.

4. Diseño del Departamento de Compras

Para diseñar el departamento de compras, existen básicamente dos modelos que son:

Modelo horizontal

Un departamento se encarga de todas las adquisiciones de todas las áreas de la empresa.
Modelo horizontal de compras

En este caso observamos que el departamento de compras se hace cargo de adquirir los bienes y suministros que requiere tanto el área de producción (como materia prima y materiales indirectos) como el de las otras áreas (financiero, comercial, administrativo ) adquiriendo materiales tales como útiles de oficina, por ejemplo.

Modelo Vertical

En cada área de la empresa se establece una unidad de comprar que se encarga de realizar las compras independientemente de los demás, es decir cada unidad de compra se encarga de las necesidades de su respectiva área.
modelo vertical de compras

El departamento de compras para cumplir con sus funciones cabalmente debe coordinar constantemente con las áreas de almacén, fabricación, distribución, finanzas, administración, pues tanto en el modelo horizontal como vertical, se debe conocer con exactitud lo que dichas áreas necesitan, en que cantidad y en qué momento.

Asimismo, el nivel de evolución y competitividad de su departamento de compras va ligado al rubro en el que se desempeña la empresa, pues en sectores donde las márgenes de ganancia son bajos (sectores como el de los componentes de automoción, químicos) contar con un departamento de compras se vuelve indispensable, pues deben reducir al máximo los costos de abastecimiento.
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