Toda empresa se crea para ofrecer un bien o servicio ante una carencia o una necesidad insatisfecha, la empresa busca con ello obtener beneficios económicos rentables que le permita tener utilidades por su inversión, los beneficios son la resta de los ingresos menos los egresos de dinero, una de las principales fuentes de egresos de las empresas se da a través de las compras, por lo que controlar el presupuesto de compras es una actividad ideal.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es el control presupuestario de compras?
2. Objetivos del control presupuestario de compras
3. Recomendaciones para gestionar presupuesto de compras
1. ¿Qué es el control presupuestario de las compras?
El control presupuestario de las compras consiste en ir monitoreando las necesidades de los materiales que se utilizan en el proceso productivo y comparar los cambios en las variaciones que se originan en las compras teniendo en cuenta que el inventario que se requiere para llevar a cabo con normalidad las operaciones de la empresa está vinculado directamente con el presupuesto de compras.
Analizando las variaciones significativas que se pueden producir en las compras, se deben principalmente a dos motivos:
Económico
Denominada desviación de los precios. Se origina al comparar el precio que se tenía establecido con el precio efectivo que realmente se está obteniendo.
Técnica
Denominada desviación en cantidad. Se origina cuando se compra la cantidad prevista con la cantidad que realmente se está comprando.
Para asegurarnos de que se está realizando los procedimientos con lo que está previamente establecido es necesario utilizar una herramienta que nos permite representar visualmente todo y cada uno de los pasos que se realizan , y son los diagramas de flujo , que nos permiten controlar de manera rápida y visual el esquema de un proceso (como ventas, fabricación o compras en nuestro caso) y las relaciones y conexiones que existen entre estas operaciones.
2. Objetivos del control presupuestario de las compras
Uno se puede preguntar para qué llevamos a cabo un control presupuestario en las compras y la respuesta es simple, para llevar a cabo un control y posible rectificación en caso ocurra algún inconveniente que esté fuera de lo planificado.
Se realiza un control presupuestario para:
- Verificar que se está cumpliendo con las metas fijadas en el periodo en curso.
- Monitorear en tiempo real las finanzas del área de compras, permitiendo establecer medidas o ajustes de manera oportuna.
- Manejar adecuadamente el control del presupuesto del área de compras.
- Comparar los resultados obtenidos con el de periodos anteriores procesando los datos concretos obtenidos para aprovechar mejor los recursos
- Facilitar la organización de la empresa al hacer más factible la toma de decisiones y una mejor planificación en base al cumplimiento de los establecido
- Anticiparse a la aparición de posibles problemas identificando situaciones potencialmente perjudiciales, como un aumento elevado en los precios y por lo tanto en aumento de los costes de la empresa y disminución de su rentabilidad (siempre y cuando se mantengan los precios para evitar disminución de las ventas).
- Ayudar en la fijación de metas realistas, pues al obtener datos claros, reales y en tiempo real, podemos determinar el comportamiento de las compras y poder fijar metas que se ajusten a la realidad, como un grado de rentabilidad acertado
3. Recomendaciones para gestionar presupuesto de compras
Para llevar a cabo una gestión del control presupuestario eficiente debemos tener en cuenta que el primer paso es identificar los productos que serán comprados, indicando las cantidades que se requieren realmente para la producción y cuanto estas dispuesto a pagar para llevar a cabo dichas compras y las características principales que deben satisfacer los productos comprados para sean aceptados como parte del proceso productivo acorde a la calidad ofrecida.
También debes conocer a los proveedores, elegidos y los que podrían reemplazarlos en caso alguno de los actuales presentara algún inconveniente (excesivo aumento de sus precios, disminución de su calidad), el mercado pues con la aparición de nuevos competidores o la disminución de estos puede originar que las reglas de negociación pueden variar, los clientes que son los principales actores pues lo que ofrecemos están dirigidos a ellos, y pues en un mundo tan cambiante, sus preferencias pueden variar y debemos estar acorde a esto posibles cambios en el comportamiento de su demanda.
No hay que olvidar que si bien el departamento de compras es el responsable de adquirir los productos que se requieren, debe haber una coordinación previa con las otras áreas involucradas para conocer sus expectativas y que lineamientos necesitan para que cumplan con sus objetivos (por ejemplo el área de finanzas puede tener destinado una determinada cantidad de presupuesto para las compras, y también tener previsto un margen de 2% ante posibles aumentos en los precios para cumplir con la meta trazada de obtener una rentabilidad determinada.
Se debe documentar y llevar un seguimiento de los términos como precio, tiempo de entrega, formas de pago, pues si tienes todo claro y por escrito, evitaras malentendidos y posibles futuros problemas.