El proceso de aprovisionamiento es el conjunto de actividades que se realizan en una empresa, para poner a disposición de la organización las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo de todos los materiales, materia prima, insumos y productos externos que se necesitan para que la empresa desarrolle sus actividades con normalidad.
El departamento de aprovisionamiento se encarga tanto de las funciones de comprar, las funciones almacenar y las funciones inventariar, por lo tanto, el aprovisionamiento se subdivide en tres funciones que son diferentes pero complementarias.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos las fases del aprovisionamiento:
1. Fase de la Gestión de Compras
2. Fase de la Gestión de Almacén
3. Fase de la Gestión de Inventarios
1. Fase de la Gestión de Compras
El departamento de compras tiene como objetivo primordial suministrar los elementos que sean necesarios y que se deben adquirir al exterior de la empresa para poder llevar a cabo el proceso de producción, en las cantidades necesarios y con el menor costo posible. El área es el responsable de la negociación con los proveedores, de definir el precio de los materiales, así como de los plazos de entrega y la forma de pago de dichas compras.
Dentro de las funciones propias de la gestión de compras podemos mencionar las siguientes:
- Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de los materiales e insumos que la empresa requiere.
- Seleccionar a los proveedores en base a criterios de selección previamente establecidos y que van acorde con los lineamientos de la empresa.
- Verificar los precios, la calidad y el transporte de los materiales e insumos.
- Negociar las condiciones de entrega y de pago, así también como de las devoluciones, en caso sea necesario, de los materiales
- Emitir las órdenes de compra de acuerdo con las condiciones negociadas con los proveedores.
- Recepción y almacenamiento de los materiales en coordinación con el área de almacenamiento.
- Realizar la clasificación de los materiales e insumos.
- Llevar a cabo un registro de las existencias.
Para realizar todas las funciones mencionadas, la empresa debe contar son sistemas de información y controles necesarios para saber en tiempo real , canales alternativos de proveedores, precios de mercado de todos los materiales, etc. , para que todas las adquisiciones se efectúen con el mínimo costo sin afectar el nivel de calidad y que este se mantenga óptimo y cumpla los estándares establecidos.
2. Fase de la Gestión de Almacén
Un almacén es un lugar físico donde se recibe el material proveniente del exterior de la empresa (proveedores) o de otras áreas de la empresa (fábrica) con el objetivo de guardarlas y mantenerlas en óptimas condiciones para que sean utilizadas en el proceso productivo o ponerlas a disposición de los clientes a través de la venta.
Las empresas almacenan existencias ya sea materiales, materia prima, insumos, productos en proceso o productos terminados, con el objetivo de:
- Garantizar la fluidez del proceso productivo, evitando que se interrumpa o se paralice.
- Evitar cualquier retraso en las entregas de los productos terminado a los clientes.
La cantidad de existencias que debe almacenar una empresa dependerá principalmente de dos variables, las cuales son:
- La demanda, y
- El plazo de entrega de los proveedores
Estos parámetros no se pueden calcular con un 100% de exactitud, debido a que la demanda suele ser variable depende del cliente (interno o externo), y el plazo de entrega de proveedores suele ser más regular, sin embargo, siempre cabe la posibilidad de retrasos.
Por lo tanto, conlleva a tener un almacén con una cantidad de stock de emergencia o conocido como stock de seguridad que evite la rotura de stocks y por lo tanto evite una paralización en el proceso productivo. También debemos tener en cuenta la estacionalidad, el comportamiento repetitivo y periódico de una variable, por ejemplo, el consumo de bebidas gaseosas aumenta considerablemente en verano, pero es más bajo en invierno, por lo que la empresa debe mantener un stock mayor para atender el aumento de la demanda en las temporadas altas.
3. Fase de la Gestión de Inventarios
La gestión de inventario hace referencia a planificar correctamente los materiales con los que ya se cuenta y los que se van a necesitar a corto plazo, es decir, determinar la cantidad de existencias que se han de mantener en el almacén y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa. De esta manera, podemos gestionar el almacenamiento de los productos con mayor eficacia.