Todas las actividades de la gestión de compras buscan conseguir los pedidos con la cantidad adecuada de los materiales y con el menor costo posible para la empresa, o en otras palabras todas las actividades del departamento de compras se concentran en la obtención de su “producto” que son los pedidos a través de una transacción económica es decir un pago.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué son los costos de la gestión de compras?
2. ¿Cuáles son los costos involucrados en la gestión del pedido?
3. ¿Cómo reducir los costos en la gestión de compras?
1. ¿Qué son los costos de la gestión de compras?
Los costos de la gestión de compras son todos los desembolsos de dinero que se realizan para llevar a cabo la adquisición de los materiales que la empresa necesita, y uno de los problemas fundamentales para llevar un buen control se produce al encontrar en balance entre la necesidad de tener el número suficiente de materiales para que la empresa realice sus actividades con normalidad y la inversión que se requiere para adquirir dichos materiales y los gastos de mantenimiento que se de derivan de ellos, al mantenerlos en óptimas condiciones mientras esperan ser utilizados.
2. ¿Cuáles son los costos involucrados en la gestión del pedido?
Los pedidos son los puntos referenciales que debemos controlar, buscando que la confección del pedido sea rentable, es decir optimizar entre la cantidad que realiza en cada pedido y el costo total en que se incurre en la realización y gestión de dicho pedido.
Entre los costos involucrados en la gestión de los pedidos, podemos mencionar:
- Gastos de sueldo y salarios de las personas encargadas de realizar el pedido.
- Gastos administrativos en los que se incurre para realizar el pedido tales como fax, teléfono, internet, material administrativo necesario, etc.
- Costos de transporte se aplican de acuerdo a las características de los materiales comprados y las condiciones en que se realiza el servicio (por ejemplo, si un restaurant compra pescado fresco la cadena de frio es un requisito indispensable para transportar el pescado hasta el local del restaurant). Para calcularlo se divide el importe pagado entre la cantidad de material transportado y distribuir la cantidad que corresponde a cada artículo en función de su peso.
- Costos por envases y embalajes, en caso los envases sean retornables no se incluye el costo, pues la empresa los devuelve al proveedor y bien el proveedor le abona el monto correspondiente o hace la resta respectiva en el pago de los productos a cuenta que la empresa devuelva el envase luego.
- Costo de carga y descarga, estos costos se reparten en función del peso, y se pueden realizar tanto de manera manual o con medios mecánicos.
- Costo de seguro y aranceles, dependen de la naturaleza y del valor de los artículos, ya que hay una diferencia entre pagar una prima de seguro para cubrir el riesgo de artículos como carne fresca vs joyas finas; de manera similar los impuestos para la importación dependen del producto y país de donde provienen (en caso de productos comprados en otros países)
Ahora dentro de este conjunto de costos, alguno de ellos es fijo, es decir su desembolso será el mismo valor sin importar la cantidad de los pedidos que se realizan como los sueldos o el pago del alquiler del edificio, etc., sin embargo, la gran mayoría son variables, es decir guardan una relación con la cantidad de pedidos su valor está asociado al volumen de producción que se efectúan y se busca reducirlos mediante la disminución de los pedidos de escaso importe.
3. ¿Cómo reducir los costos en la gestión de compras?
Se recomienda:
- Buscar permanentemente proveedores con la misma calidad de tus proveedores actuales, pero a costos más bajos.
- Generar alianzas estratégicas con tus proveedores actuales con el fin de llegar a un acuerdo económico en beneficio para ambas organizaciones.
- Agrupar los pedidos de materiales en grupos homogéneos de materiales o por proveedores para realizar un pedido de mayor volumen.
- Planificar sus compras ayuda a gestionar eficientemente su presupuesto.
- Evitar las comprar urgentes, estas compras generan que los proveedores suban sus precios debido a la necesidad.
- Establecer una cantidad mínima de materiales a solicitar y mantener lo mínimo necesario de productos en los almacenes de la empresa.
Si bien es cierto que se debe minimizar los costos de la gestión de compras y mantener lo mínimo indispensable en stock para reducir también los costos de almacenamiento, no se debe perder de vista el Stockout, que es el costo que la empresa debe asumir por la pérdida de un cliente al no contar con los productos que solicita en el momento oportuno.
Finalmente, si desea calcular el costo unitario de pedido, debe sumar todos los costos en un lapso de tiempo del departamento de compras y dividirlos entre el número de pedidos realizados durante el mismo lapso de tiempo.