Los proyectos son actividades temporales cuyo objetivo es ofrecer un producto o servicio singular en un tiempo determinado, a fin de atender una solicitud en especial. (Quieres conocer más sobre los proyecto: Clic Aquí) Consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas entre si.
En un articulo anterior explicamos todos los Tipos de Departamentalización, en ese articulo aprendimos las características y las diferencias que existen entre cada tipo de departamentalización.
En este articulo desarrollaremos la Departamentalización por Proyectos:
1. ¿Qué es la Departamentalización por Proyectos?
2. Aplicación de la Departamentalización por Proyectos
3. Características de la Departamentalización por Proyectos
4. Tipos de Organización por Proyectos
¿Qué es la Departamentalización por proyectos?
Se le denomina departamentalización por proyecto a una organización temporal, creada para realizar actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, con el fin expreso de alcanzar resultados específicos en un tiempo determinado. Es decir, una vez terminado el proyecto la organización desaparece.Para desarrollar proyectos es necesario crear organizaciones temporales, que en algunos casos se alojan dentro de la estructura funcional permanente.
Por ejemplo: En la imagen se observa una estructura funcional permanente, con tres gerencias permanentes, sin embargo, cuando la empresa decide iniciar dos proyectos se crean dos gerencias temporales, que desaparecerán una vez terminado cada proyecto.
Características de la Departamentalización por Proyectos
Entre las características más resaltantes se tiene:
- Organización Temporal: La organización solo existe por el proyecto, es decir, una vez terminado el proyecto la organización desaparece. La organización suele estar al mismo nivel de los departamentos permanentes o incluso en una posición relativamente más importante y recibe gran atención por parte de la administración superior.
- Comunicación Permanente: Para esta organización el gerente de proyecto tiene una gran autonomía, autoridad y comunicación directa y permanente con un equipo del proyecto.
- Tareas establecidas: Cada proyecto posee una secuencia de actividades o tareas para lograr el objetivo final, además cada tarea posee un tiempo determinado que se debe respetar para cumplir los plazos determinados.
- Presupuesto establecido: Cada proyecto administra su propio presupuesto, el cual se encuentra distribuido a lo largo de todas las tareas que se realizarán.
- Profesionales externos: Cada proyecto recibe la colaboración de profesionales externos a las planillas permanentes de la organización principal.
Aplicación de la Departamentalización por Proyecto
Este tipo de departamentalización es temporal, por lo tanto las empresas que suelen utilizarla son aquellas que brindan un producto o servicio solo por un plazo determinado, por ejemplo:
- Empresas Inmobiliarias: Las inmobiliarias poseen proyectos que son edificaciones, casas, puentes, vías, etc. Cada proyecto posee un determinado tiempo de ejecución, terminado la construcción la organización asociada a ese proyecto desaparece.
- Empresas Mineras: Las mineras necesitan de vehículos súper grandes para operar, cuando es necesario un vehículo se realiza la compra, sin embargo, por su magnitud son transportadas en partes. Para poder operar el vehículo es necesario ensamblarlo, por lo tanto, es necesario organizar un equipo con un tiempo y presupuesto determinado, terminado el ensamble la organización asociada a ese proyecto desaparece.
- Empresas de eventos: Las empresas de eventos realizan presentaciones, congresos, seminarios, ferias, conciertos, etc. Cada evento es particular en su público, canales de venta, estilo de promoción, formato, etc, por lo que se debe crear una organización exclusiva por cada evento, concluido el evento la organización asociada a ese proyecto desaparece.
- Empresas de Sistemas de Información: Las empresas de sistemas de información suelen implementar SAP, otros ERP o software a las empresas, por lo que deben generar una organización exclusiva para la implementación de algún software en una empresa determinada, concluido la implementación la organización asociada a ese proyecto desaparece.
Como se comentó anteriormente, una organización por proyecto debe insertarse en una estructura funcional permanente cuando exista un nuevo proyecto.
Un ejemplo son las empresas inmobiliarias, estos tienen su estructura funcional permanente, es decir, estas áreas siempre van a existir, debido a que la organización siempre necesitará de una gerencia comercial y una gerencia administrativa para existir.
Cuando la empresa decide iniciar un proyecto debe crear una organización temporal como es el caso de “Gerencia de Proyecto Condominio Vista al Mar” y si se inician otros proyectos se deben crear otras organizaciones temporales.
Cada gerencia temporal puede tener inclusive más personal que las gerencias permanentes, pues para un proyecto será necesario contratar personal para cada jefatura “Operaciones”, “Logística” e “Ingeniería”, cabe resaltar que la imagen es una referencia, las organización pueden tener más gerencias permanentes o temporales, así como más o menos jefaturas.
Ventajas y Desventajas de la Departamentalización por Proyectos
Entre las ventajas tenemos:
- Concentración en diferentes recursos en una actividad compleja
- Cada proyecto esta orientada a resultados específicos y rápidos.
Entre las desventajas tenemos:
- Existe riesgo de despedir al personal antes alguna paralización del proyecto
- Provoca ansiedad y angustia en el personal por su futuro en la empresa.
Tipos de Organización por Proyectos
Cuando hablamos de Departamentalización por Proyectos nos referimos al tipo proyecto autónomo, donde cada equipo se administra de forma independiente, sin embargo, las empresas cuando realizan proyectos suelen tener tres opciones de organización, estas son:
- Proyecto funcional
- Proyecto autónomo
- Proyecto matricial
Cada uno tiene sus características, las cuales se analizan a continuación:
1. Proyectos autónomos
Conocido también como organización proyectizada, es una estructura de proyecto autónomo consiste en un departamento temporal, separado de la organización en forma permanente. En ese departamento trabaja un equipo multidisciplinario, dedicado exclusivamente a un proyecto. En cuanto éste termina, el grupo se desintegra y el departamento temporal desaparece.
El modelo del proyecto autónomo es apropiado para emprendimientos temporales grandes, estratégicos, con alto grado de innovación y que cuentan con recursos suficientes. En este modelo de estructura, el gerente de proyecto tiene una gran autonomía, autoridad y comunicación directa permanente con un equipo del proyecto.
Algunas empresas son prácticamente conjuntos de proyectos autónomos. Es el caso de las compañías de construcción civil y naval, el montaje de equipos, la fabricación de aviones y otras que trabajan con pedidos grandes.
2. Proyecto funcional
En una estructura de proyecto funcional no existe un área específica de gerentes de proyecto, esto no quiere decir que no se desarrollen proyectos. En este tipo de proyecto la responsabilidad del proyecto se le asigna a un miembro del equipo, el cual debe incluir las actividades de gerenciar dentro de sus propias actividades técnicas.
Por ejemplo, este miembro del equipo puede ser Jefe de Contabilidad y a la vez Jefe del proyecto que tendrá como tarea mejorar el proceso de recepción de facturas, todo el desarrollo del proyecto será dentro de su jefatura contable.
En los proyectos funcionales es común que cada área trabaje de forma independiente, pero cuando los proyectos requieran la interacción de otras áreas quizá sea complicado de ejecutar.
3. Proyecto matricial
La estructura matricial es un equipo multidisciplinario temporal, cuyos integrantes se dedican en forma simultánea a otros proyectos.
- El equipo de una organización matricial está compuesto por empleados de las áreas funcionales que son “prestados” para el proyecto por periodos determinados hasta que se termine el proyecto. Esto crea una estructura horizontal de coordinación de las competencias de las áreas funcionales permanentes.
- Cada especialista funcional involucrado en el proyecto mantiene su relación y sus compromisos con su departamento funcional permanente. Los integrantes de un equipo matricial pueden trabajar en diversos proyectos al mismo tiempo y ser coordinados en diferentes momentos por distintos gerentes de proyectos.
- La estructura matricial equilibra la competencia técnica de la estructura funcional con la acción orientada al resultado de la organización de proyecto.
- La estructura matricial compromete los principios clásicos de la unidad de mando y de la equivalencia entre responsabilidades y autoridad. Hay una doble subordinación, dado que los integrantes del equipo trabajan al mismo tiempo con sus jefes permanentes y con el gerente del proyecto. Además, éste no siempre cuenta con el poder formal necesario para garantizar el desempeño de los profesionales que ha tomado “prestados”. Esa falta de poder formal debe compensarse con la capacidad de negociación, que junto con la madurez y cooperación se convierten en requisitos para el éxito de una organización con ese modelo.