Organizacion por procesos | Importancia, Características, Aplicación

La administración, organización o Gestión por procesos es un prototipo o modelo de estructura administrativa, válido para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado modernamente para materializar el enfoque sistémico de las organizaciones.

Consiste en administrar las funciones permanentes de la empresa como eslabones de una cadena y no como departamentos aislados unos de otros. El resultado es una estructura horizontal, en lugar de la estructura vertical creada por la cadena de mando. La horizontalización reformula el modo de administrar las funciones, dirigidas hacia la atención de las necesidades de los clientes.

1) Importancia de la Organización por Procesos

Su importancia radica en que los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La gestión basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la gestión de la calidad cuando nació como evolución del aseguramiento de la calidad.

En general, cualquier organización tiene establecida una gestión funcional, esto es, se trabaja en departamentos con una definición clara de la jerarquía y se concentra la atención en el resultado de las actividades de cada persona o cada departamento. Al adoptar un enfoque de gestión por procesos, no se elimina la estructura de departamentos de la organización pero se concentra la atención en el resultado de cada proceso y en la manera en que éstos aportan valor al cliente.

2) Aplicaciones de las Organización por Procesos

Los procesos organizacionales son secuencias de actividades que transforman insumos en productos o resultados. El principal proceso es el productivo, que transforma materias primas y componentes en productos terminados. Este proceso es sólo parte de un proceso mayor, llamado cadena de abastecimiento, que comienza con el desarrollo de proveedores y termina cuando el producto o servicio llega al cliente.

La cadena de abastecimiento es un proceso que involucra muchas funciones organizacionales, las cuales son desempeñadas por distintos departamentos: compras, administración de la calidad, producción, marketing, distribución y servicio al cliente, entre otras.

• La organización por procesos es apropiada cuando la empresa pretende que todas esas funciones trabajen de manera coordinada, por medio de la comunicación entre todos los departamentos involucrados, a fin de aumentar la eficiencia a lo largo de todo el proceso.

• La necesidad de una relación estrecha entre fuentes de abastecimiento, mercados y clientes es un factor determinante de la adopción del modelo de la organización por procesos. Para hacer llegar regularmente al supermercado un tubo de dentífrico dentro de un empaque que el cliente desea, es preciso una relación muy estrecha entre todos los eslabones de la cadena de abastecimiento.

• Algunos procesos involucran casi siempre muchas funciones y departamentos, como es el caso de la cadena de abastecimiento. Otros procesos se desarrollan dentro de uno o pocos departamentos o implican pocas funciones. Es el caso de la contratación de personas, en el que participa casi de manera exclusiva el departamento de recursos humanos. Sin embargo, el proceso de contratación de personas y otros semejantes pueden administrarse como procesos multidisciplinarios, que involucran a personas de diferentes departamentos.

3) Características de la Organización por Procesos

La principal característica de la organización por procesos es la coordinación de las funciones o departamentos por medio de una estructura horizontal. Un equipo administra en su totalidad las funciones o departamentos involucrados en un proceso. Las empresas horizontales, u horizontalizadas, son las que adoptan ese modelo.

• En una estructura horizontalizada, los departamentos no se destruyen. El cambio consiste en implantar una forma distinta de administrarlos. La cadena clásica de mando se sustituye por equipos formados con personas de diferentes departamentos.

• Los procesos se administran mediante equipos interdisciplinarios autodirigidos, los cuales asumen responsabilidades con respecto a los objetivos mensurables de desempeño. Cada grupo se convierte en el dueño de un proceso. Los representantes de los clientes y los proveedores pueden participar como miembros de equipos internos.

• El principal indicador de desempeño de un equipo de proceso es la satisfacción del cliente. Además de incrementar la productividad a través de la reducción de costos internos innecesarios, reducción de tiempos de ciclo, mejorar la calidad y el valor percibido por los usuarios de forma que a éste le resulte agradable.

• Una organización que pretende adoptar el modelo de gestión horizontal debe ofrecer todos los datos a sus empleados y capacitarlos para que hagan sus propios análisis y tomen sus propias decisiones.

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