La administración, organización o Gestión por procesos es un prototipo o modelo de estructura administrativa, válido para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado modernamente para materializar el enfoque sistémico de las organizaciones.
En un articulo anterior explicamos todos los Tipos de Departamentalización, en ese articulo aprendimos las características y las diferencias que existen entre cada tipo de departamentalización. Ahora desarrollaremos…
1. ¿Qué es la Departamentalización por Procesos?
2. Importancia de la Departamentalización por Procesos
3. Características de la Departamentalización por Procesos
4. Ventajas de la Departamentalización por Procesos
5. Desventajas de la Departamentalización por Procesos
6. Aplicación de la Departamentalización por Procesos.
1. ¿Qué es la Departamentalización por Procesos?
Conocido también como departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o por equipos, es un modelo de estructura administrativa desarrollado para materializar el enfoque sistémico de las organizaciones.
Consiste en administrar los departamentos permanentes de la empresa como eslabones de una cadena y no como departamentos aislados unos de otros; es decir, la organización se estructura en unidades que acompañan la secuencia de ejecución de sus principales procesos, esta secuencia se genera agrupando las actividades según el área productiva o de operación que realiza la empresa.
La mayoría de las organizaciones tiene establecida una gestión funcional, donde la atención se concentra en el resultado de las actividades de cada persona o de cada departamento, sin embargo, al adoptar una gestión por procesos, no se elimina la estructura de departamentos, pero la atención se concentra en el resultado de cada proceso y en la manera en que éstos aportan valor al cliente.
2. Importancia de la Departamentalización por Procesos
La gestión basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la gestión de la calidad cuando nació como evolución del aseguramiento de la calidad.
La importancia radica en que ayuda a desarrollar el proceso de la mejor manera posible, incrementando la eficiencia de las actividades, aumentando la calidad de los productos, y reduciendo los costos relacionados al proceso.
3. Características de la Departamentalización por Procesos
Entre las características más resaltantes de esta departamentalización tenemos:
- Departamentos secuenciales, la organización se estructura en unidades que muestran una secuencia de ejecución de sus procesos.
- Coordinación entre departamentos, existe una comunicación interdepartamental por medio de una estructura horizontal.
- Liderazgo del proceso, existe un líder que administra uno o más departamentos y es dueño de cada uno de los procesos.
- Participación de clientes y proveedores, los representantes de los clientes y los proveedores pueden participar como miembros de equipos internos.
- Satisfacción del cliente, el principal indicador de desempeño de un equipo basado en procesos es la satisfacción del cliente.
4. Ventajas de la Departamentalización por Procesos
Entre las ventajas más resaltantes tenemos:
- Incrementa la productividad, a través de la reducción de costos internos innecesarios y reducción de tiempos de ciclo.
- Costos operacionales más bajos, debido a que las personas trabajan enfocadas en la marcha del proceso con una adecuada comunicación entre ellos.
- Reducción de tiempos, al estar organizado por procesos se tiene mayor probabilidad de aplicar alguna tecnología bajo la misma secuencia, automatizando tareas manuales se reduce el tiempo del proceso.
- Mejor identificación de errores, la estructura por procesos sigue el flujo natural de trabajo. La secuencia del proceso facilita el trabajo desde el comienzo hasta la finalización, cada unidad organizacional es una etapa en el desarrollo del trabajo, por lo tanto, si existe un error es más fácil identificar en que proceso se registró el error.
5. Desventajas de la Departamentalización por Procesos
Entre las desventajas más resaltantes tenemos:
- La responsabilidad recae sobre la autoridad, toda responsabilidad recae sobre el líder del proceso.
- Desconocimiento del macroproceso, cada líder es especialista en una parte del proceso, en ocasiones no es capaz de abarcar el proceso completo, sin embargo, es difícil sustituir al líder ya que tiene experiencia específica en una etapa particular del proceso.
- Cada departamento tiene diferentes objetivos y prioridades, la solución de conflictos entre los departamentos puede costar tiempo y dinero, además provocar el distanciamiento de los intereses de los clientes.
6. Aplicación de la Departamentalización por Procesos
La organización por procesos es apropiada cuando la empresa pretende que todas las funciones trabajen de manera coordinada, por medio de la comunicación entre todos los departamentos involucrados, a fin de aumentar la eficiencia a lo largo de todo el proceso.
La departamentalización por Procesos se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en niveles bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones, donde se transforma la materia prima y sus componentes en productos terminados.
Por ejemplo, en una empresa de producción de cuadernos podemos observar en su organigrama las siguientes 7 áreas:
- Rebobinado
- Rayado y Corte
- Colocación de Tapa
- Trazado a tamaño
- Perforado y Espirado
- Apilado y Empaquetado
- Encajado
Rebobinado
Es el proceso donde se realiza la colocación de los rollos en la máquina, donde el papel transita a través de una serie de cilindros que estiran perfectamente el papel.
Rayado y corte
Es el proceso donde se lleva a cabo la impresión de distintos rayados. Se hace pasar el papel por unos cilindros especiales que tienen marcado en relieve el dibujo del rayado que se ha impregnado de tinta. Posteriormente se procede al corte de rollo en pliegos de hojas.
Colocación de tapas
Es el proceso donde los pliegos de hojas son apilados en grupos, según el número de hojas específicas para el cuaderno. Luego, se procede a colocar un pliego impreso de tapas y contratapas a los grupos de hojas en pliego.
Trazado a tamaño
Es el proceso donde los cuadernos aún están unidos en un mismo pliego, por tanto, se trozan estos pliegos para formatear los cuadernos a su tamaño individual. Este proceso se realiza en forma continua con guillotinas.
Perforado y Espirado
Es el proceso donde los cuadernos avanzan por una banda transportadora donde se perfora todo el lado lateral izquierdo con pequeños orificios donde enseguida se coloca el espiral (doble o simple).
Apilado y Empaquetado
Es el proceso donde los cuadernos se apilan en grupos de 10 o según la medida de empaque que se quiera. Se identifican los paquetes con etiquetas sobre el tipo de cuaderno, cantidad, diseño y tipo de línea.
Encajado
Los cuadernos con colocados en cajas etiquetadas para su almacenamiento.