Tipos de Comunicacion Organizacional | Comunicacion en la organizacion

La comunicación en las organizaciones depende de la calidad de la comunicación personal. Si las personas se comunican en forma eficaz, los procesos organizacionales tienden a ser eficaces también.

¿Qué es la comunicación organizacional?

Conocida también como comunicación corporativa cuando se trata de una empresa, o comunicación institucional cuando se trata de una institución pública consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. La comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad. 

La comunicación corporativa puede ser interna, es decir, basado en relaciones dentro de la organización; o externa, dirigida a distintos públicos fuera de la organización. No obstante, los procesos no se limitan a ser informativos (emisor-mensaje-receptor) sino que también son comunicacionales, en los que se hace presente la retroalimentación o feedback.

Tipos de Comunicación Organizacional

Los administradores, además de promover el desarrollo de las competencias personales, deben hacer que la comunicación circule en tres direcciones: hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados.

COMUNICACIÓN HACIA ABAJO

La comunicación hacia abajo se dirige de los niveles superiores hacia los inferiores de la jerarquía. Es la dirección que sigue la información sobre todos los aspectos de las operaciones y del desempeño de la organización, así como las expectativas de la administración respecto de sus empleados.

• La comunicación hacia abajo tiene con frecuencia un carácter directivo. Se trata de órdenes, información sobre políticas y programas que la administración pretende implantar o modificaciones en la línea de productos y en los métodos de trabajo.

• La comunicación hacia abajo procura mantener informadas a las personas para que puedan trabajar en forma eficiente. Son los informes sobre el desempeño de la producción y las ventas, la satisfacción de los clientes y la situación financiera de la empresa. La “administración visual” consiste en colocar carteles en los lugares de actividad operativa, para informar a los trabajadores sobre el volumen de producción, nivel de calidad, satisfacción de los clientes y otros datos. Eso permite que los funcionarios conozcan y mejoren su propio desempeño.

• Ciertos tipos de comunicación hacia abajo intentan estimular la comunicación hacia arriba. Son las reuniones y los memorandos mediante los cuales un administrador pide a las personas en los niveles inferiores que envíen sugerencias hacia arriba o que manifiesten sus opiniones con respecto a determinado asunto.

COMUNICACIÓN HACIA ARRIBA

Tiene diferentes contenidos. En primer lugar, se dirige hacia arriba la información sobre el desempeño y los acontecimientos en los niveles inferiores. Se trata en especial de los diversos tipos de informes y de la información producida por la observación del desempeño. Por ejemplo, un inspector de mantenimiento envía un informe sobre daños a su supervisor; un grupo autodirigido de trabajo transmite al coordinador de grupos los datos de producción y control de calidad, etcétera.

Además de los informes, la comunicación hacia arriba también puede incluir tipos especiales de información: la investigación de actitudes y las sugerencias de los empleados se encuentran entre los más importantes.

COMUNICACIÓN LATERAL

Ocurre entre las unidades de trabajo del mismo nivel o de niveles diferentes, pero que se sitúan en distintas jerarquías (comunicación diagonal). Los canales de comunicación lateral de todos los tipos permiten el funcionamiento de los procesos interdepartamentales y la toma de decisiones que involucra diferentes unidades de trabajo.

La gran mayoría de las operaciones de trabajo implican alguna forma de comunicación lateral:

• Un pedido hecho por un cliente en una tienda (Operaciones) se envía al depósito para entrega (Logística) y cobranza (Administración financiera).

• El área de producción (Operaciones) hace requisiciones de material a los compradores (Suministros). El material comprado se pone en existencias (Operaciones).

• Los productos acabados (Operaciones) son transportados por los camiones hasta los depósitos (Logística) y de ahí a los clientes.

• El coordinador de enseñanza de una escuela (Operaciones) informa al departamento de personal (Recursos humanos) el número de horas que cada profesor trabajó. Con base en esa información se efectúan los pagos (Administración financiera).

La comunicación lateral puede ser triangular: un empleado se comunica con su jefe, quien se comunica con otro jefe, el cual se comunica con su empleado. La comunicación triangular es una exigencia en las organizaciones muy burocratizadas y jerarquizadas. En las empresas de tipo orgánico, la comunicación tiende a ser más libre y fluir en todos los sentidos y direcciones.

Una modalidad importante de comunicación lateral involucra diferentes unidades de trabajo y distintos niveles jerárquicos de manera simultánea. Diversas prácticas de administración contemporánea, que usan alguna forma de trabajo de grupo, dependen de ese tipo de comunicación, como la calidad total, la administración de proyectos y los grupos de perfeccionamiento continuo, entre otros.
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