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¿Por qué es importante una base de datos? | Tipo de Información

En la actualidad, existen diversas herramientas que nos ayudan registrar y almacenar todos los datos que obtienen las empresas de sus clientes, proveedores, productos, etc.; si la organización capta datos es necesario que posea una base de datos ya que su uso ayuda a la empresa a tomar mejores decisiones y tener un mejor desempeño en los diferentes ámbitos en los que se desarrolla.

¿Qué es una base de datos?

Podemos definir una base de datos como el almacenamiento de información en forma ordenada de un conjunto de datos que pueden ser de utilidad, normalmente se almacena de forma electrónica en un sistema informático y puede ser controlada por un sistema de gestión de bases de datos (DBMS).

Una base de datos se caracteriza porque se puede actualizar, modificar, consultar, eliminar y agregar más datos. Las bases de datos son una valiosa fuente de información de primera mano, estos datos siempre están relacionados con actividades que son de interés para la organización.

¿Por qué es importante una base de datos en mi empresa?

Muchas personas pueden pensar que solo las grandes empresas deben contar con una base de datos, esto no es así, incluso las pequeñas empresas deberían administrar la base de datos de su negocio.

Administrar y manejar esta fuente de información es importante debido a que nos permite planificar, ejecutar y controlar diversas actividades que realiza la empresa tanto en la parte productiva, comercial, financiera, etc. por lo tanto las base de datos nos brindan información que es de utilidad en la toma de decisiones .

Por ejemplo, en la parte comercial podemos establecer una relación más cercana con los clientes, ampliar el mercado en base a las necesidades de los consumidores, realizar campañas publicitarias geolocalizadas con el fin dar a conocer nuestra marca a un público especifico.

¿Qué Información contiene una Base de Datos?

La información que una empresa puede guardar es diversa, podemos clasificarla en tres grupos principales: Productos, Clientes y Proveedores.

Productos:

Se puede almacenar datos como cantidades producidas por mes, precio, costo, cantidades disponibles en el almacén, características físicas (como tamaño, color, volumen).

Clientes:

Se puede almacenar datos como nombre completo, datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), ocupación, si es cliente antiguo o nuevo, frecuencia de compra, hobbies, nivel socioeconómico, método de pago (crédito o al contado) y si el cliente es puntual en el pago en caso sea en cuotas, días en que el cliente realiza las compras, horario factible para entregas a domicilio.

Proveedores:

Se puede almacenar datos como nombre de la empresa o razón social, tipo de sociedad comercial, horarios de atención, cantidad de productos que adquirimos, precios, tiempos de entrega, facilidades de pago

Casos recurrentes donde se usa la información de una base de datos

A continuación indicamos cuatro casos donde se puede usar la base de datos:

Caso I: Para llevar un control de la materia prima

En una empresa de producción, uno de los socios estratégicos son los proveedores, aquellos que nos brindan la materia prima que se necesita para la elaboración de nuestro(s) producto(s), es por ello que debemos llevar un control de la cantidad, precio, características, tiempos de entrega, etc. Toda esta información nos permitirá planificar la producción y evitar problemas como paralización por falta de materiales

Caso II: Para tener un registro de las ventas por temporadas

Conocer en que épocas del año las ventas suben, bajan o se mantienen dentro del promedio es importante para la planificación de la producción, poder contratar personal adicional para las temporadas altas o implementar turnos adicionales en caso sea necesario

Caso III: Conocer las preferencias del publico

En caso se cuente con varios productos o un producto con algunas características diferentes (como por ejemplo el color) se puede llevar el registro e identificar cuales son las preferencias del publico

Caso IV: Realizar campañas de publicidad efectivas

Al lanzar un nuevo producto o impulsar las ventas de uno ya existente, es necesario contar con datos de contacto de los clientes, además de conocer las preferencias del publico relacionadas al producto 

Diferencias entre empresas que usan y no usan Base de Datos

Imaginemos que Luis y Juan tienen una empresa respectivamente, los dos desean ofrecer un nuevo servicio denominado “despacho a domicilio”, es decir, entregar sus productos en la comodidad del hogar. La diferencia es que la empresa Luis usa Base de Datos pero la de Juan no, veamos la diferencia al implementar este nuevo servicio en cada organización:

Empresa sin Base de Datos:

Si la empresa de Juan no cuenta con ninguna base de datos de sus clientes, la decisión de implementar este nuevo servicio estaría supeditado a la experiencia de otras empresas similares en el rubro o un juego de suerte, pues Juan no cuenta con información que le pueda servir de análisis para sustentar si el nuevo servicio que se desea ofrecer es algo que sus clientes necesitan, si se cuenta con la logística para cumplir con los requerimientos de los clientes, o si es rentable ofrecer el nuevo servicio.

Empresa con Base de Datos:

Si la empresa de Luis cuenta con una base de datos, se puede hacer uso de esta para analizar todos los puntos antes mencionado, como ver la cantidad de clientes que hay en la zona de distribución, la cantidad de productos y el valor de compra que adquieren dichos clientes, su disponibilidad horaria para recibir los productos, la dirección para estimar tiempos de entrega y diseñar la ruta de distribución.

Toda esta información será de utilidad para la empresa y le permitirá analizar si es factible y rentable aplicar el nuevo servicio en determinados sectores y establecer zonas de reparto en caso se considere necesario. También será de utilidad, una vez implementado el nuevo servicio, contar con una base de datos que permita llevar el registro actualizado con la cantidad de productos con los que se cuenta en almacén para poder solicitar o producir más productos para poder satisfacer la demanda proyectada en base a los datos de anteriores temporadas 

Conclusiones

Las bases de datos son una valiosa fuente de información, el tipo de datos que se almacenara depende del objetivo que se pretende alcanzar y al tener estos datos almacenados en una base de datos permite algunas ventajas como de disponer de información precisa de forma rápida, facilitar que se compartan la información entre los diferentes miembros de la empresa, permitiendo optimizar tiempos de respuesta, además de poder gestionar las relaciones con los clientes y proveedores con una información dinámica y actualizada.
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