¿Como elaborar un Presupuesto? | Consideraciones y Limitaciones

Un presupuesto no es exclusivo de las grandes empresas, también lo pueden realizar las medianas y pequeñas empresas; puede estar enfocado a diferentes áreas de la empresa, como por ejemplo un presupuesto de compras, de ventas, de operaciones, etc.

Para realizar un presupuesto se necesita conocer sobre el negocio, por ello se debe contar con información y saber utilizar dicha información para hacer proyecciones, todo esto permite planificar y tener un control en términos monetarios sobre el desarrollo del negocio o sobre un área específica.

¿Qué es un Presupuesto?

Un presupuesto es un plan en el que se cuantifica en términos económicos y financieros el futuro desempeño que se espera de la empresa para lograr cumplir los objetivos que se han trazado, por lo tanto, es el plan en el cual basarse para conseguir los resultados específicos acordes a la estrategia de la empresa, por lo que resulta en una herramienta de control táctico operativo.

Consideraciones al elaborar un presupuesto

A continuación te describimos cinco consideraciones que debes tener en cuenta antes de elaborar presupuesto:

Observe el panorama general

La estrategia de una empresa no será la misma si el escenario es de recesión o de gran crecimiento económico, por eso es importante conocer las opiniones de los expertos sobre las ventas y la economía, haciendo sus propias observaciones, observe por ejemplo si los precios están subiendo o bajando, si la demanda disminuirá, se mantendrá o aumentará.

Manténgase informado de las tendencias del sector

La economía en general puede ser floreciente, pero también es importante conocer la situación del sector, pues el sector de nuestro interés puede estar atravesando por un estancamiento o siendo reemplazado por productos nuevos y novedosos, todo esto se debe considerar a la hora de elaborar el presupuesto.

Conozca los valores de la empresa

Todas las empresas tienen valores, pueden ser formales o no, pero es la manera en que se hacen las cosas. Por ejemplo, si su empresa se dedica al rubro alimentos, y usted considera la higiene y salubridad de sus productos como un valor importante que ofrece a sus clientes, realizar un presupuesto donde no se considere un adecuado mantenimiento y limpieza de los utensilios e instrumentos empleados no sería correcto pues iría contra la política de la empresa.

Realice un análisis FODA

Todas las empresas tienen fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (foda), hay que tenerlas en cuenta al momento de elaborar el presupuesto por lo tanto hay que identificarlas.

Fijar metas realistas y establecer el periodo

Tal vez usted desea reducir costos, aumentar las ventas, mejorar la utilidad pero establecer metas desproporcionadas no le beneficiara, como por ejemplo plantear que se duplicarán las ventas pero si no tiene una estrategia para cumplir dicho objetivo, debería replantear su supuesto (es como si usted esperase aumentar sus ventas sin hacer nada); luego para el cumplimiento de las metas, debe establecer el tiempo en que se debe cumplir, por lo general la mayoría de presupuestos son para el año entrante, con revisiones que oscilan entre periodos mensuales-trimestrales

Características de los presupuestos en la empresa

Los presupuestos deben ser elaborados considerando las siguientes características:
  • Los presupuestos pueden ser realizados para diferentes sectores 
  • Es una herramienta que se utiliza para la planificación y el control financiero e inciden en las áreas operativas y tácticas
  • Se deben conocer los objetivos y políticas de la empresa y permite evaluar los planes de acción
  • Establece las metas en términos monetarios para un periodo de tiempo determinado ( corto o largo plazo)
  • Establece las variaciones de lo que sucede entre lo real y lo planeado 
  • Es una herramienta de ordenamiento financiero en las empresas

Limitaciones del Presupuesto

Es necesario conocer cuales son los limitantes al momento de elaborar un presupuesto:
  • El presupuesto no soluciona un problema por sí mismo
  • No se puede utilizar si no hay planes concretos
  • Debe ser retroalimentado en base a la experiencia
  • Requiere tiempo y conocimientos para implementarlo y utilizarlo eficientemente
  • Restringe la iniciativa y creatividad

Caso ejemplificador:
Evaluación de la variación en el resultado de un presupuesto

Para este caso vamos a imaginar que el negocio "El paladar de los Dioses" ya lleva tres años de funcionamiento y se desea elaborar un presupuesto sobre un estado de resultados para el cuarto año y pronosticar las utilidades del ejercicio sobre dicho periodo; en base a estos pronósticos, el dueño decidirá si debe invertir o no en la modernización del equipo y herramientas que tiene el negocio. Se establece el presupuesto bajo los supuestos de que será un año recesivo (con contracción de la demanda), los precios en general oscilarán entre mantenerse y una pequeña baja. La empresa es un pequeño restaurante que ofrece solo almuerzos. 

La política de la empresa es ofrecer cada cierto periodo ofertas y promociones para aumentar sus ventas y captar más clientes (como ofrecer descuentos, un postre de cortesía por cierto monto de consumo, además si la atención no ha sido dentro de lo que se le ofrece al cliente, no se le cobra el consumo, tiempo de atención mayor a 30 minutos, mal servicio por parte de los mozos, algún elemento extraño en los alimentos, etc).

A partir de esto se establece un presupuesto y transcurre el cuarto año, obteniéndose el siguiente cuadro
Podemos observar que hay diferencias entre lo que realmente sucedió y lo que se proyectó para dicho cuarto año, podemos observar que con la información que se tenía, se proyectó un nivel de ventas que se ubicó por debajo de lo real, las ofertas que se ofrecieron para retener y captar nuevos clientes tuvieron un mayor impacto del que se consideró, además es posible que no se tomará en cuenta que muchos de sus clientes eran personas que trabajaban en empresas cercanas al local, por lo tanto a pesar del escenario de recesión, dichos trabajadores tenían que comer, por ser una necesidad básica. 

No solo aumentó las ventas brutas, sino los descuentos que impulsaron el mayor volumen de ventas (pues no se aumentó el precio, por el contrario se realizaron nuevas ofertas para incentivar el consumo), también aumentó el costo de ventas porque se tuvo que comprar más insumos para preparar los alimentos, debido a que hubo más ingresos los gastos financieros resultaron menores, porque al contar con mayor liquidez el dueño del local decidió pagar un mayor monto de la deuda que tenía con el banco por un préstamo que obtuvo para iniciar el negocio, además de ya no solicitar un nuevo préstamo que considero que iba a solicitar para pagar una deuda antigua con un proveedor.

Conclusión

La elaboración de un presupuesto nos puede ser de utilidad para planificar en base a supuestos y proyecciones cual será el desempeño de la empresa en el futuro en un periodo determinado, para esto se debe tener información y conocer los valores de la empresa, articular supuestos y cuantificarlos, ser realista al fijar las metas y realizar por etapas y hacerle seguimiento (por ejemplo hacer un presupuesto anual, pero dividirlo por meses o trimestres para poder hacer seguimiento y hacer una rectificación si hay mucha variación).

Un presupuesto debe seguir la estrategia de la empresa para generar un presupuesto útil, además de utilizar información actual y considerar en los supuestos las opciones que pueden suceder e influyen en el presupuesto que se está desarrollando (en nuestro ejemplo, que los proveedores bajen los precios, cambiarse a proveedores más baratos y si esto afectara la calidad de los productos, variación de la demanda, etc).
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