Toma de Decisiones en una empresa - Etapas del proceso y tipos de decisiones

La Toma de Decisiones es un proceso por el cual se selecciona la mejor opción de entre muchas otras, este es un proceso que no solo se da en las empresas sino también en la vida cotidiana, o acaso al momento de seleccionar a tu proveedor ¿lo haces al azar?, al iniciar tu negocio ¿no tomaste alguna decisión que cambio tu vida?

Por lo tanto la toma de decisiones esta en todo lugar, no solo en el mundo empresarial sino también en la vida cotidiana, para iniciar, cambiar o concluir algo, siempre tomamos antes una decisión, entonces la vida si es una Toma de Decisiones, pero: ¿Sabemos escoger bien nuestras decisiones? ¿Poseemos algún patrón para tomar nuestras decisiones? ¿El azar es parte de una decisión? ¿Es normal guiarse de la intuición para tomar una decisión? 

Qué es la Toma de Decisiones 

La toma de decisiones es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona una alternativa de entre varias, siendo la seleccionada la optimizadora (la mejor para nuestro propósito). Tomar una decisión es resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.

Tomar la correcta decisión en un negocio o empresa es parte fundamental del administrador ya que sus decisiones influirán en el funcionamiento de la organización, generando repercusiones positivas o negativas según su elección.

De acuerdo con una idea muy conocida de Simon, las decisiones en las organizaciones se clasifican en dos categorías principales: decisiones programadas y no programadas.

Qué debo conocer para tomar una buena decisión 

Tomar una buena decisión no es tarea sencilla, toma buena decisión implica conocer muchos factores tanto interno como externo. A continuación describimos 5 punto que debes conocer para tomar una buena decisión en una empresa

1. Definir las restricciones y limitaciones. 
2. Saber la relación costo beneficio, rendimientos esperados u otros. 
3. Saber cuando se utilizan métodos cuantitativos y cuando los cualitativos. 
4. Conocer los factores internos formales (cultura organizacional, políticas internas, estructura, etc.) y los factores internos informales (políticas implícitas, hábitos, experiencia, etc.) 
5. Conocer los factores externos (políticos, económicos, sociales, internacionales, culturales) 

Ademas de ello es importante:

  • Experiencia: Es lógico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de veteranía en una organización con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un candidato para algún puesto de la organización, la experiencia es un capítulo de gran importancia a la hora de la decisión. 

  • Buen juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia.

  • Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil. El tomador de decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema de manera más amplia, aún de ver las consecuencia que otros pasan por alto.

  • Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.

Etapas del Proceso de Toma de decisiones

La estructura del proceso de toma de decisiones es la siguiente:

  • Identificar y analizar el problema: Un problema es la diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo cual origina una disminución de rendimientos y productividad, impidiendo que se logren los objetivos. 

  • Investigación u obtención de información: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mucho mayor. 

  • Determinación de parámetros: Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos , variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y determinar diversas alternativas. 

  • Construcción de una alternativa: La solución de problemas puede lograrse mediante varias alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre. 

  • Aplicación técnicas para la alternativa de decisión: De acuerdo con la importancia y el tipo de la decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativo o cuantitativo, mas adecuados para plantear alternativas de decisión. 

  • Especificación y evaluación de las alternativas: Se desarrolla varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sea cualitativos o cuantitativos. Evaluación Cuantitativa: Una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la optima con base en criterios de elección, por ejemplo: de acuerdo con el costo beneficio que resulte de cada opción. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados esperados y los efectos. Evaluación Cualitativa: Una vez que se han identificado varias alternativas se pasa por un proceso de elección. Por ejemplo: por medio de votos la opinión con el mayor número de votos se convierte en la decisión del grupo, la regla del grupo es aceptar la opinión que cuenta con el mayor número de votos. Sin embargo, la elección no es garantía de que se tome la mejor decisión. Además, la elección impone la voluntad de la mayoría a la minoría. Por ello, hay quien argumenta que la elección no es un proceso verdaderamente democrático, sino una “dictadura de la mayoría”. Evaluación Combinada: Una forma de poder juntar estos dos métodos puede ser por concenso, es la búsqueda de una decisión colectiva por medio del debate de propuestas en conflicto o complementarias. La regla del grupo es aceptar la decisión que surge de un debate. La discusión puede dar como resultado la elección de las propuestas o la elaboración de una nueva propuesta (que pasarían por un proceso de análisis cuantitativo), el componente fundamental del consenso es la regla de aceptar la decisión final y trabajar para que funcione.

  • Implantación o aplicación de la decisión: Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán planificarse todas las actividades para implantarla (aplicar la decisión) y efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados. 

Las etapas presentadas anteriormente fueron tan solo las etapas del proceso de toma de decisiones, desarrollar cada uno dependerá del tipo de problema que se quiera solucionar y del tipo de técnica que deba aplicar para solucionarlo.

En la toma de Decisiones existen también Técnicas Cuantitativas y Cualitativas para la selección de la mejor decisión:

  • Técnicas Cualitativas: Cuando se basan en criterio de la experiencia, y habilidades 
  • Técnicas Cuantitativas: Cuando se utilizan métodos matemáticos, estadísticos, etc. 

Tipos de Decisiones: 

A continuación describimos los tipos de decisiones existentes:

  • Decisiones Individuales: Se dan cuando el problema es bastante fácil de resolver y se realiza con absoluta independencia, se da a nivel personal y se soluciona con la experiencia. 

  • Decisiones Gerenciales: Son las que se dan en niveles altos (niveles ejecutivos), para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc. 

  • Decisiones Programables: Son tomadas de acuerdo con algún hábito, regla, procedimiento es parte de un plan establecido, comúnmente basado en datos estadísticos de carácter repetitivo. 

  • Decisiones en condiciones de certidumbre: Son aquellas que se tomaran con certeza de lo que sucederá (se cuenta con información confiable, exacta, medible). La situación es predecible, para la toma de decisión se utilizan técnicas cuantitativas y cualitativas. 

  • Decisiones en condiciones de Incertidumbre: Son aquellas que se tomaran cuando no exista certeza de lo que sucederá (falta de información, datos, etc.). La situación es impredecible, para la toma de decisión es común utilizar las técnicas cuantitativas. 

  • Decisiones en condiciones de riesgo: Aquí se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable, se da cuando dos o mas factores que afectan el logro de los objetivos especificados son relevantes comúnmente para la toma de decisión se aplican técnicas cuantitativas. 

  • Decisiones Rutinarias: Se toman a diario, son de carácter repetitivo, se dan en el nivel operativo y para elegirlas se común usar técnicas cualitativas. 

  • Decisiones de emergencia: Se da ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente. 

  • Decisiones Operativas: Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, son procesos específicos de la organización y se aplican mediante técnicas cualitativas y cuantitativas. 

¿Por qué es importante saber el tipo de decisión que debo tomar? 

Es importante porque podremos distinguir la situación o problema que se presenten en la organización y seleccionar el mejor criterio para tomar la mejor decisión ante la situación.

Conoce: Cuales son los Métodos para tomar de decisiones en un equipo de trabajo

Quién toma las decisiones en una empresa

La responsabilidad primaria por las decisiones es de las personas que ocupan cargos de administradores o gerentes, sin embargo eso no significa que deban tomar todas las decisiones. Una de las principales decisiones de los gerentes es decidir quién toma decisiones. Esta decisión tiene que ver con el grado de participación del equipo en el proceso de decisión.

• Decisión autocrática. El administrador decide en forma autocrática o unilateral. No hay ninguna participación del equipo en el proceso de decisión.

• Decisión compartida. El administrador comparte las decisiones con el equipo. Hay participación del equipo en el proceso de decisión del gerente.

• Decisión delegada. El gerente transfiere totalmente las decisiones hacia el equipo. Hay delegación del proceso de decisión.

Ahora vamos a desarrollar las tres posibilidades en esa participación

1. Decisiones autocráticas

Las decisiones autocráticas las toman los gerentes o personas que no ocupan un cargo gerencial pero que tienen responsabilidades y autoridad en la administración de algún tipo de recurso. Las decisiones autocráticas no requieren discusión, información o acuerdo del grupo.

Estas decisiones se toman para acelerar el proceso de resolver los problemas. Son aceptadas por todos y las personas que las toman no esperan que sean cuestionadas. Muchas decisiones autocráticas son estratégicas o de los accionistas, o tienen un contenido estrictamente técnico, para las cuales la participación no puede traer ningún beneficio.

Por ejemplo:
• La junta de accionistas decide que para el año 2020 los ingresos deben superar los 3000 millones de dólares.
• El gerente general de la empresa decide que a partir del Agosto del 2019 se empezará a vender los productos en medios digitales.

2. Decisiones compartidas

Las decisiones compartidas las toman los gerentes junto con su equipo. Son compartidas las decisiones que no pueden imponerse y que requieren discusión, participación y asesoría de las personas a quienes van a afectar.

Las decisiones compartidas se dividen en dos grupos principales: consultivas y participativas.

• Las decisiones consultivas, como su nombre lo indica, se toman después de consultar a una persona o grupo.
• Las decisiones participativas se toman junto con otra persona o grupo.

Hacer una consulta no significa que quien va a tomar la decisión se vea obligado a estar de acuerdo con las opciones que otros ofrecen. Al pedir colaboración, la persona no cede el derecho de tomar la decisión final. Esa regla de decisión debe quedar muy clara para evitar conflictos. Si ocurren conflictos, significa que las expectativas con respecto a la participación no quedaron bien claras y que el grupo cree que debería tomar decisiones, en vez de sólo hacer recomendaciones.

3. Decisiones delegadas

Las decisiones delegadas las toma el equipo o la persona que recibió poder para ello. No requieren aprobación o revisión por parte de la administración. La persona o grupo asume plena responsabilidad por las decisiones, al tener la información, la madurez, las calificaciones y las actitudes suficientes para decidir de la mejor forma posible.

Este tipo de decisiones se viene desarrollando en empresas modernas y flexibles, descentralizando la toma de decisiones y eliminado la burocracia.

Por ejemplo:
• Se delega que toda ampliación del presupuesto sea aprobado o desestimado por el Analista de Finanzas, siempre y cuando este no supere los 500 mil dólares.
• Cada jefe tendrá la potestad de dar un día libre a sus dependientes si estos cumplieron las metas establecidas.
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