Un Proceso se define como un conjunto de actividades enlazadas entre sí, todo proceso parte de uno o más inputs, los transforma, generando uno o más outputs. Para analizar un proceso es necesario descomponerlos en sus diferentes fases de trabajo, a fin de estudiar y averiguar su eficiencia. Este es el punto de partida para mejorar los procesos.
Esta vez desarrollaremos todo sobre el Diagrama de Actividades del Proceso:
1. ¿Qué es un DAP - Diagrama de Actividades del Proceso?
2. Tipos de DAP
3. Diferencias entre DAP y DOP
4. Simbología en el DAP
5. Estructura de un DAP
6. Ventajas de usar el DAP
1. ¿Qué es un DAP - Diagrama de Actividades del Proceso?
El Diagrama de Actividades del Proceso DAP, es un representación gráfica simbólica del trabajo realizado o que se va a realizar en un producto a medida que pasa por algunas o por todas las etapas de un proceso.
Información que se conseguirá:
- Cantidad de material
- Distancia recorrida
- Tiempo de Trabajo realizado
- Equipo utilizado
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2. Tipos de DAP
Existen tres tipos de Diagramas de Actividades del Proceso estas son:
- DAP para el producto (o material). El proceso o los sucesos relacionados con un producto o material.
- DAP para las personas. El proceso relacionado con las actividades de una persona.
- DAP para el equipo. El proceso o los acontecimientos asociados con el equipo.
3. Diferencias entre el DAP y DOP
El DOP es una representación gráfica de los puntos en los que se introducen materiales en el proceso y del orden de las inspecciones y de todas las operaciones, excepto las incluidas en la manipulación de los materiales. Utiliza sólo los símbolos de Operación, Inspección y Combinada.
El DAP contiene muchos más detalles que el de operaciones. Es particularmente útil para poner de manifiesto costos ocultos como pueden ser distancias recorridas, retrasos y almacenamientos temporales.
A continuación describimos tres diferencias entre el Diagrama de Actividades y Diagrama de Operaciones del proceso:
- El DAP si muestra manipuleo de material.
- El DAP muestra las demoras en proceso.
- El DAP usa otros símbolos adicionales al DOP como Transporte, Demora y Almacenamiento
4. Simbología en el Diagrama de Actividades del Proceso
En el Diagrama de Actividades del Proceso se usan los siguientes símbolos:Operación
Se usa cuando se modifican intencionalmente las características físicas o químicas de un objeto o se está preparando para otra operación, transporte, inspección o almacenaje. Se produce también una operación cuando el operario proporciona o recibe información y cuando planea o calcula.
Transporte
Se usa cuando se traslada un objeto o cuando una persona va de un lugar a otro, excepto cuando el movimiento forma parte de la operación o es causado por el operador en la estación de trabajo.
Inspección
Se usa cuando se examina un objeto para identificarlo o cuando se verifica la calidad o cantidad de cualquier de sus características.
Demora
Se produce cuando un objeto o persona espera la acción planeada siguiente.
Almacenamiento
Se usa cuando un objeto se guarda y protege contra el retiro no autorizado.
5. Estructura de un Diagrama de Actividades del Proceso
No existe un formato único de un DAP, pero en esencia cada formato trata de mostrar la misma estructura, por ejemplo, este es un ejemplo común de un DAP realizado en excel.
Podemos observar que:
- En la parte superior se encuentra la Tabla o Cuadro Resumen del DAP, en ella se muestran la cantidad total de las actividades, su tiempo y costo respectivo.
- En la parte inferior izquierda se muestra el número de actividades, el actor de la actividad y la descripción de la actividad realizada.
- En la parte inferior derecha se muestra la clasificación del tipo de actividad que pertenece, el tiempo utilizado y el costo generado por cada actividad.
- En la parte inferior casi al final del diagrama se observa el total de actividades, tiempo y costo.
Sin embargo, existen aún formatos mucho más complejos, aquí te dejo imagen de un formato. En ella podemos observar que también se indica el tipo de DAP, Objetivo, la distancia, entre otros datos más.
6. Ventajas de usar Diagrama de Actividades del Proceso
Los diagramas de actividades del proceso muestran las siguientes ventajas:
- Favorecen la comprensión del proceso al tratarse de un dibujo, y resume en tan solo una ilustración todo un proceso que podría ocupar páginas si se redactara.
- Permiten identificar los problemas y conocer en qué lugar surgen estos problemas, lo que posibilita ver con más facilidad dónde es necesario mejorar el proceso. Se identifican los pasos, los cuellos de botella, las responsabilidades y los puntos de decisión.
- Pueden servir como herramienta para la capacitación de nuevos empleados y para la continua formación de aquellos que forman parte del proceso, para que éste sea cada vez más eficiente, gracias a las posibles mejoras extraídas del análisis del diagrama.
- Permite definir los límites del proceso de una manera clara, ya que muchas veces estos no están claros al tratarse de operaciones y acciones que van continuamente relacionadas.
- Ayuda a establecer el valor agregado de cada operación que forma parte del proceso.
- Facilita el estudio y la aplicación de acciones para mejorar la actividad y su eficiencia , y se convierte en un modo de referencia para controlar y medir los procesos y las operaciones realizadas.