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¿Cuales son las áreas funcionales de una empresa?

La departamentalización u organización funcional consiste en atribuir a cada unidad de trabajo la responsabilidad de una función organizacional. Comúnmente las organizaciones poseen las siguientes áreas funcionales: Administración, Finanzas, Talento Humano, Operaciones, Mercadotecnia, Ventas, etc.

Veamos de que se encarga cada una de las áreas mencionadas:

a. Área de Administración

Es el área que se encarga de controlar toda la documentación de la empresa, esta función importante también engloba un conjunto amplio de actividades que suelen desarrollarse dentro del campo de la gestión de documentación y de los trámites burocráticos. Entre sus principales tareas están:

  • Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa.
  • Tomar decisiones en forma oportuna y confiable en beneficio de la operación de la empresa.
  • Crear lineamientos de control, análisis financiero, supervisar cumplimiento de políticas, crear sinergia con las demás áreas operativas para lograr el objetivo.

b. Área de Operaciones

Conocido también como área de producción o área técnica, es el área donde se ejecutan un conjunto de acciones que transforman insumos o materia prima en bienes o servicios, a través de recursos humanos, físicos y técnicos. Entre sus principales tareas están:
  • Lograr una óptima transformación de los insumos, a través de procesos eficientes y eficaces en cuanto al uso de la materia prima, maquinaria, métodos, la mano de obra y otros recursos.
  • Planificar la distribución física para facilitar los procesos de producción.
  • El estudio del trabajo, el cual consiste en determinar mediante un análisis sistemático las tareas que se habrán de realizar.

c. Área de Finanzas

Es el área cuyo objetivo es obtener liquidez y rentabilidad. La función financiera de la organización, es tratar de aumentar el patrimonio por medio de la obtención de fondos módicos y la correcta administración e inversión en los recursos que generen ganancias económicas. Entre sus principales tareas están:

  • Captación de fondos para la operación de la compañía.
  • Registrar todos los movimientos de dinero, dentro y fuera de la empresa, estos pueden expresarse en pesos, dólares o cualquier otra moneda.
  • Optimización de recursos para mejorar el rendimiento de sus recursos.

d. Área de Mercadotecnia

Conocido también como marketing, es el área que se encarga de identificar una necesidad y satisfacerla a través del conocimiento del cliente y busca lograr que el producto o servicio sea hecho a la medida de éste. Entre sus principales tareas están:

  • Realizar investigaciones de mercado para conocer la información sobre los clientes potenciales.
  • Determinar el precio y canales de distribución para que el producto o servicio llegue a los consumidores finales.
  • Diseñar estrategias de promoción para dar a conocer los productos o servicios al mercado.

e. Área de Ventas

Es el área que se encarga de lograr que los esfuerzos comerciales de la compañía se traduzcan en ventas, las cuales contribuyen a incrementar la rentabilidad de la empresa. Entre sus principales tareas están:

  • Alcanzar los niveles de ventas de acuerdo a los objetivos establecidos
  • Capacitar, desarrollar y evaluar al equipo de ventas.
  • Representar la organización ante los clientes.

f. Área de Logística

Es el área que se encarga de la planificación, organización, y control de todas las actividades relacionadas con el traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la organización y como un sistema integrado, incluyendo también todo lo referente a los flujos de información implicados. Entre sus principales tareas están:

  • El aprovisionamiento, el cual consiste en asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades
  • Almacenaje, consiste en determinar el tipo de almacén que va a utilizar la empresa de acuerdo a sus necesidades
  • Distribución física, se trata de establecer el tipo de estrategias de distribución de acuerdo a las necesidades de la empresa y al costo que implica cada una de ellas.

g. Área de Talento Humano

Conocido también como recursos humanos, o gestión humana, es el área que se encarga de que las personas que forman parte de la organización logren los objetivos de la empresa al mismo tiempo que sus metas personales. Entre sus principales tareas están:

  • Realizar la proyección de las necesidades de personal para la organización.
  • Reclutar y seleccionar personal idóneo para el puesto laboral.
  • Evaluar las necesidades de capacitación que tiene el personal de la empresa.
  • Administrar y equilibrar los sueldos de todos los empleados de la organización. 

h. Área Legal

Es el área que se encarga de regular las acciones de las empresas, tales como contratos y otras exigencias legales y establece los impuestos que éstas deben pagar al estado. Entre sus principales tareas están:

  • Velar por el cumplimiento de las leyes nacionales según el país donde funcione la empresa 
  • Asesorar a los directivos y al resto de gerentes para hacer que las estrategias comerciales y de negocios estén alineadas con los fundamentos jurídicos.
  • Diseñar los métodos necesarios para proteger los intereses y los bienes de la empresa de cara a los clientes, los competidores, el mercado y el entorno en general.

i. Área de Compras

Es el área que se encarga de hacer las distintas requisiciones o pedidos a sus proveedores. Una vez establecida la fecha de entrega de los insumos, esta área realizará el seguimiento oportuno de las órdenes para asegurarse de que la entrega se cumpla en el tiempo pactado. Entre sus principales tareas están:

  • Evaluar a los proveedores para conocer varios distribuidores de productos o prestadores de servicios para comparar precios, condiciones de pago, plazos de entrega, etc.
  • Mantener el nivel de los stocks en sus niveles más bajos posibles.
  • Conservar el nivel de calidad necesario en los insumos y productos terminados.

j. Área de Tecnologías de la información

Es el área que se encarga de administrar y operar de manera eficaz y eficiente la información de una empresa. Entre sus principales tareas están:

  • Dar mantenimiento al hardware y al software utilizado por los miembros de la organización.
  • Administrar información y procesamiento de datos.
  • Diseñar sistemas de información acordes a las necesidades de las distintas áreas de la empresa.

k. Área de Proyectos

Es el área que se encarga de ser responsable de definir, gestionar y coordinar adecuadamente la estructuración y ejecución de proyectos. Entre sus principales tareas están:

  • Coordinar que la planificación y ejecución de proyectos se estén realizando bajo las políticas y procesos definidos por la compañía
  • Garantizar implementación exitosa en los proyectos
  • Gestionar medidas de eficacia de los procesos de registro de cambios y configuraciones en los diferentes componentes de infraestructura

l. Área de Procesos:

Es el área cuyo propósito fundamental, es garantizar el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento de los procesos repetitivos de una organización. En algunas empresas suelen unir el área de proyectos con el de Procesos. Entre sus principales tareas están:

  • Simplificar y estandarizar los flujos de operación e información
  • Controlar las interfases entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso, eliminando “espacios vacios”
  • Eliminar actividades sin valor agregado y reducir tiempos de operación.
  • Mantener los procesos focalizados en el cliente
  • Identificar al "dueño" o responsable de cada proceso o subproceso.
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