Habíamos aprendido en un articulo anterior “Las 4 Etapas de la Administración”, las cuales son llamados Procesos Administrativos, estas son: Planeación, Organización, Dirección y Control.
Si aún no lo has visto te invito a verlo para tener un panorama más claro de lo que aprenderemos hoy, ahora es el turno de aprender la última etapa de este proceso administrativo llamado “Control”.
Hoy desarrollaremos:
1) CONCEPTO DE CONTROL
2) OBJETIVOS DEL CONTROL
3) IMPORTANCIA DEL CONTROL
4) ELEMENTOS DEL CONTROL
5) REQUISITOS DEL CONTROL
6) CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
7) PROCESO DEL CONTROL
8) TIPOS DEL CONTROL
9) ÁREAS DE CONTROL
10) MÉTODOS DE CONTROL
1. CONCEPTO DE CONTROL EMPRESARIAL
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación y Dirección, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.
El proceso de control está vinculado a la realización de objetivos, lo que implica disponer de información sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a lograrlos. Este proceso produce y utiliza información para tomar decisiones. La información y las decisiones de control permiten mantener cualquier sistema orientado hacia el objetivo. El proceso de control es el complemento de los procesos de planeación y dirección.
Controlar, en esencia, es el proceso de tomar decisiones para mantener un sistema orientado hacia un objetivo, con base en información continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo. Éste se vuelve un patrón de control y de evaluación del desempeño de la actividad.
- Cuáles objetivos deben alcanzarse.
- El desempeño en comparación con los objetivos.
- Lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.
Podemos definir el Control como:
"La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional."
2. OBJETIVOS DEL CONTROL
Los objetivos del control son:
- Efectuar una medición de los resultados obtenidos
- Identificar desviaciones o errores
- Establecer medidas correctivas ante las desviaciones
3. IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral.El control puede servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo en equipo.
4. ELEMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Los componentes de un sistema de control, son:- Patrones de control: Los patrones de control consisten en información que permite evaluar el desempeño y tomar decisiones.
- Adquisición de información: El proceso de control depende de información sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos.
- Comparación y acción correctiva: La información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño.
- Reinicio del ciclo de planeación: La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control.
Para conocer más sobre los Componentes o elementos de un Sistema de Control: Clic Aqui.
5. REQUISITOS PARA REALIZAR UN BUEN CONTROL
Para poder ser efectivos el control demanda una serie de requisitos y características:
- Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con el.
- Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
- Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.
- Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
- Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.
- Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.
Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.
6. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son las siguientes:
- Enfoque en los puntos estratégicos
- Precisión
- Rapidez
- Objetividad de la información
- Economía
- Aceptación de las personas
- Énfasis en la excepción
Para conocer más sobre los características de un Sistema de control administrativo: Clic Aqui.
7. PROCESO DEL CONTROL EMPRESARIAL
El proceso de control sigue cuatro etapas:
- Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación.
- Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.
- Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares.
- Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir resultados.
8. TIPOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO (Terry 1999: Libro “Principio de la Administración”):
Se tiene tres tipos de control:
- Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.
- Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.
- Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.
9. ¿CUÁLES SON LAS ÁREAS DE CONTROL EN LAS EMPRESAS?
El control empresarial se puede dar en diferentes áreas de la organización:
1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se prestan los servicios. Por ejemplo:
- Control de Producción
- Control de Calidad
- Control de Costos
- Control de tiempos de Producción
- Control de Inventarios
- Control de Operaciones Productivas
- Control de mantenimiento y conservación
- Control de desperdicios o merma
2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios. Por ejemplo:
- Control de Ventas
- Control de Descuentos
- Control de Publicidad
- Control de Costos
3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc. Por ejemplo:
- Control de Presupuesto
- Control de Costos
4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal. Por ejemplo:
- Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas).
- Control de Salarios
- Control de Vacaciones
10. MÉTODOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Comúnmente todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control a partir del momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado control dependerá de una adecuada planeación y viceversa. Sin embargo, los métodos mas utilizados son:
- Método de Excelencia Empresarial
- Método de Auditoria Administrativa
- Método de Análisis Factorial
Mucho éxito..!