La administración y el negocio son dos conceptos íntegramente relacionados dentro del mundo empresarial, un negocio necesita una buena administración para su desarrollo, así como la administración necesita alguna forma de negocio para aplicar sus aptitudes de planificación y dirección.
Mientras una organización consolidada busca permanecer en el mercado, una organización emergente buscará además de permanecer en el mercado, crecer en el tiempo, esto podrá lograrlo gracias a una adecuada administración. Un negocio con una buena administración tiende al éxito.
¿Qué es la administración?
La administración según diversos autores es:
- Henry Fayol, considerado por muchos como el padre de la Administración moderna, describe que la administración es “Prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.
- Idalberto Chiavenato, en el libro «Introducción a la Teoría General de la Administración», define la administración como “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”
- Hitt Michael, Black Stewart y Porter Lyman, en el libro «Administración», define la administración como “el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional”
- Koontz Harold y Weihrich Heinz, en el libro «Administración Un Perspectiva Global», define la administración como “el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”
- Reinaldo O. Da Silva, en el libro «Teorías de la Administración», define la administración como “un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización”
A modo de conclusión podemos indicar que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso adecuado de los recursos y las actividades de trabajo con el objetivo de lograr las metas establecidas por la empresa de manera eficiente y eficaz.
¿Cuáles son las Etapas de la Administración?
La administración se divide en cuatro etapas, los cuales son llamados Procesos Administrativos las cuales son:
- Planeación
- Organización
- Dirección y
- Control
Cada una de estas etapas no son independientes una de la otra, sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
ETAPA DE PLANEACIÓN
En esta etapa se diseña el futuro deseado de la organización, en ella se discute, analiza y se plantea reglas y metas para lograr objetivos determinados. En esta etapa se analizan temas como las Metas, Objetivos, Estrategias Planes, entre otros.
La Planeación es la etapa de fijación de objetivos, estrategias y políticas organizacionales que debe desarrollar una empresa, considerando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (resultado del análisis FODA) que posee cada negocio.
Objetivo de la Planeación
Los objetivos de la planeación son:- Propiciar el desarrollo de la empresa
- Reducir al máximo riesgos del negocio
- Maximizar el aprovechamiento de los recursos y tiempo
Actividades de la Planeación
Entre las actividades más importantes de la planeación se tienen:
- Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado
- Pronosticar la demanda, costos, recursos y tiempos necesarios
- Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo
- Accionar frente a problemas futuros
ETAPA DE ORGANIZACIÓN
En esta etapa se crea un sistema organizado para el logro de metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación, definiendo dentro de ello responsabilidades y obligaciones, es común que en la organización se analicen temas como la estructura organizacional, la administración de talento humano, entre otros.
La Organización es la etapa del arreglo, ordenado de los recursos y funciones que se estiman necesarias para cumplir nuestro objetivo, es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de la empresa.
Objetivos de la Organización
Los objetivos de la organización son:
- Simplificar el trabajo de la empresa
- Optimizar los recursos humanos brindados por la empresa
- Coordinar y optimizar las funciones, es decir, mostrar que todo resulte de forma fácil y sencilla
Actividades de la organización
Entre las actividades más importantes de la organización se tienen:
- Seleccionar a los trabajadores indicados para cada puesto establecido
- Subdividir cada tarea en unidades operativa
- Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
- Proporcionar de materiales y recursos útiles a cada sector
ETAPA DE DIRECCIÓN
En esta etapa se logran las metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación, este logro se origina debido al liderazgo y la autoridad del administrador, ejercida en base a sus decisiones, delegación de autoridad, y seguimiento del cumplimiento adecuado de todas las órdenes emitidas. En esta etapa se analizan temas como la Motivación, Liderazgo, Comunicación, Comportamiento individual y grupo, entre otros.
Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo "dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar.
Objetivos de la Dirección:
Los objetivos de la dirección son:
- Influencia sobre las personas para lograr los objetivos planificados
- Persuadir para cumplir el objetivo con los recursos y tiempos determinados
- Tomar de decisiones acertadas para el logro de objetivos
Actividades de la Dirección
Entre las actividades más importantes de la dirección se tienen:
- Ofrecer un carácter motivador al personal
- Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente
- Atender y comprender las necesidades de cada persona
- Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.
ETAPA DE CONTROL
En esta etapa se mide el desempeño ejecutado en la etapa de Dirección y es comparando con las metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación; al detectar errores o desvíos se toman las medidas necesarias para corregirlos.
Esta etapa está relacionada con la mejora continua, debido a que su labor es realizar seguimiento a lo implementado, corrigiendo las desviaciones que puedan presentarse a través de acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia el objetivo inicial. En el Control se analizan temas como las Normas, Medidas, Acciones, entre otros.
Objetivos del Control
Los objetivos del control son:
- Efectuar una medición de los resultados obtenidos
- Identificar desviaciones o errores que puedan presentarse
- Establecer medidas correctivas que mantengan el sistema orientado hacia el objetivo
Actividades del Control
Entre las actividades más importantes del Control se tienen:
- Usar diferentes herramientas de gestión para comparar los resultados obtenidos
- Analizar y evaluar (numéricamente si es posible) los resultados obtenidos
- Iniciar las acciones de corrección correspondiente
Acabamos de aprender las 4 etapas del Proceso Administrativo, sin embargo, algunos autores sugieren agregar una etapa más denominada "Previsión" y debería ubicarse antes de la Planeación.
ETAPA DE PREVISIÓN
Para algunos autores suele ser la primera etapa del proceso administrativo, es decir, antes de la Planeación.
La palabra previsión proviene de "prever anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir", por lo tanto, entendemos por "Previsión" como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.
A modo de conclusión:
Sin duda, hemos descubierto que la administración consta de cuatro etapas importantes que ayuda a las empresas lograr nuestros metas y objetivos, por lo tanto, seamos cautelosos al comprender estas etapas para lograr el progreso de nuestro negocio.