Etapas de la administracion - Planeacion, Organizacion, Direccion, Control

La administración y la empresa son dos conceptos íntegramente relacionados dentro del mundo empresarial, un negocio ha de necesitar una buena administración para su desarrollo, así como la administración ha de necesitar alguna forma de organización para aplicar sus aptitudes de planificación y dirección.

Como veras la administración y la empresa son una composición muy común en estos tiempos, donde los negocios emergentes no solo buscan entrar al mercado sino también permanecer y crecer en el tiempo.

¿Qué es la administración?

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso adecuado de los recursos y las actividades de trabajo con el objetivo de lograr las metas establecidas por la empresa de manera eficiente y eficaz.

Etapas de la Administración: 

Para un mejor estudio de la administración se ha dividido la administración en cuatro áreas, las cuales son llamados Procesos Administrativos las cuales son Planeación, Organización, Dirección y Control, las cuales no son independientes una de la otra sino que interactúa en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas:

1. Planeación:

Es el diseño de un futuro deseado, en ella se discuten, analizan y se plantean reglas y metas para lograr objetivos determinados. Es decir, es la fijación de objetivos, estrategias y políticas organizacionales que se dan en una empresa considerando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (Análisis FODA) que posee nuestro negocio. 

El objetivo de la planeacion es: Propiciar el desarrollo de la empresa, Reducir al máximo riesgos, Maximizar el aprovechamiento de los recursos y tiempo. En la Planificación se analizan temas como las Metas, Objetivos, Estrategias Planes, entre otros

Algunas de las actividades más importantes de la planeación son:
  • Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.
  • Pronosticar.
  • Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.
  • Accionar frente a problemas futuros.

2. Organización:

Es la creación de un sistema organizado para el logro de metas y objetivos, definiendo dentro de ello responsabilidades y obligaciones. En otras palabras, es el arreglo ordenado de los recursos y funciones que se estiman necesarias para cumplir nuestro objetivo, es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de la empresa.

Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios. En la Organización se analizan temas como la Estructura, Administración de RRHH, entre otros.

El objetivo de la organización es: Simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos, es decir su objetivo es mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes.

Algunas de las actividades más importantes de la organización son:
  • Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el opuesto indicado
  • Subdividir cada tarea en unidades operativa
  • Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
  • Proporcionar de materiales y recursos útiles a cada sector.

3. Dirección:

Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo "dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

La dirección es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones. En la Dirección se analizan temas como la Motivación, Liderazgo, Comunicacion, Comportamiento individual y grupo, entre otros

Algunas de las actividades más importantes de la ejecución son:
  • Ofrecer un carácter motivador al personal
  • Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente
  • Estar atento a las necesidades de cada trabajador
  • Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.

4. Control:

Es la medición del desempeño ejecutado que es comparando continuamente con los objetivos y metas fijadas; al detectar errores o desvíos se toman las medidas necesarias para corregirlos, este es un proceso muy ligado a la Planeación, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos. En el Control se analizan temas como las Normas, Medidas, Acciones, entre otros

Algunas de las actividades más importantes del control son:
  • Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos
  • Evaluar y analizar los resultados obtenidos
  • Iniciar las acciones de corrección correspondiente.
Sin embargo existen algunos autores que agregan una etapa más la Previsión (antes de Planeacion).

Previsión:

Suele ser la primera etapa del proceso administrativo antes de la Planeacion, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planeacion, organización, integración, dirección y control). Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de "prever anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir".

Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.

“Sin duda hemos descubierto que la administración nos ayuda a lograr nuestros objetivos, seamos cautelosos y lograremos el progreso de nuestra empresa.”
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