Habíamos aprendido en un articulo anterior “Las 4 Etapas de la Administración”, las cuales son llamados Procesos Administrativos, estas son: Planeación, Organización, Dirección y Control. A continuación desarrollaremos la Planeación.
El proceso de planeación es una herramienta para administrar las relaciones con el futuro. Es una aplicación específica del proceso de decisión. Las decisiones que, de alguna manera, buscan influir en el futuro o que se pondrán en práctica en él, son decisiones de planeación.
La Planeación es la etapa la fijación de objetivos, estrategias y políticas organizacionales que debe desarrollar una empresa, considerando siempre sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (resultado del análisis FODA) que posee cada negocio.
OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
Los objetivos de la planeación son:
- Propiciar el desarrollo de la empresa
- Reducir al máximo riesgos del negocio
- Maximizar el aprovechamiento de los recursos y el tiempo.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
La etapa de planeación debe poseer los siguientes principios:
- Flexible: El plan debe tener la capacidad de adaptarse a los cambios que se registren dentro de la organización.
- Racional: Las decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las emociones y los valores.
- Preciso: El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de las funciones de la organización.
- Limitación: El plan debe ser diseñado considerando que ante cada decisión se debe establecer el factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos.
- Factible: Todo plan debe ser realista: diseñado en base a la experiencia, a hechos concretos y a los recursos disponibles.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Los elementos de la planeación son los datos sobre la empresa que harán posible el desarrollo de un plan de acción:
- Visión: Es denominado como el SUEÑO de la empresa, es una declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo plazo.
- Misión: Describe el rol que desempeña actualmente la organización, su propósito es el logro de la visión, la misión es la razón de ser de la empresa.
- Valores: Es el conjunto de principios por los que se rige en la organización empresarial.
- Objetivos: Son los fines más específicos que la visión.
- Estrategias: Son las acciones que permiten canalizar esfuerzos para cumplir los objetivos.
- Políticas: Son normativas y decisiones que orientan el trabajo de cada área.
- Recursos: Son todos los recursos que conforman a la organización, tanto humanos como materiales e infraestructura.
- Presupuesto: Es el capital con el que cuenta la empresa y los gastos tanto fijos como eventuales.
PROCESO DE PLANEACIÓN
El proceso de planeación comprende tres etapas principales:
(1) Datos de Entrada > (2) Procesamiento de Datos > (3) Elaboración de Planes
Cada una de ellas es un proceso de decisión que involucra el análisis, la evaluación de opciones y la elección de un curso de acción. Cada una de esas decisiones admite aciertos y errores, que dependen de las competencias del planificador y de otros factores, como la disponibilidad de información.
1) Datos de Entrada
Los datos de entrada son información sobre el presente, pasado o futuro del ambiente externo y de los sistemas internos de la organización. Estos datos muestran necesidades, amenazas, oportunidades o una situación con la que debe lidiar el administrador.
Son ejemplos de datos de entrada:
- Informes sobre los niveles de insatisfacción dentro de la organización
- Pedidos o solicitudes hechas por los clientes
- Cambios en la legislación, programas y políticas del gobierno
- Cambios en la coyuntura social y económica
2) Procesamiento de Datos
Procesar los datos de entrada significa transformar la información para producir nueva información para tomar decisiones. El Procesamiento de datos es el núcleo del proceso de planeación.
Los datos de entrada se transforman por medio de:
- La interpretación del significado de la información
- La identificación de opciones para lidiar con las necesidades, amenazas, oportunidades o situaciones previsibles del futuro
- La evaluación de las opciones
- La elección de un curso de acción u objetivo
3) Preparación de un plan
El resultado final del proceso de planeación debe ser la preparación de planes, estos planes son los que posteriormente se deberán ejecutar, por lo tanto, es importante haber recopilado y procesado información precisa y autentica.
En esencia, un plan es una guía para la acción en el futuro; establece a qué situación debe llegarse, lo que tiene que realizarse para arribar a ella y los recursos que se van a aplicar en ese esfuerzo. Los planes también deben incluir una previsión de los medios de control de acción y del consumo de los recursos, para asegurar la realización de objetivos.
TIPOS DE PLANES
Los planes pueden clasificarse de acuerdo con diferentes criterios. Uno de los criterios más relevantes para los administradores es el nivel de permanencia, que los clasifica en dos tipos: Planes Temporales y Planes Permanentes.
Planes temporales
Los Planes temporales son los planes que dejan de existir cuando se logran alcanzar los objetivos planificados. Por lo general, los planes temporales contienen decisiones no programadas.
Son ejemplos de planes temporales: El calendario de un curso, el cronograma de la construcción de un inmueble, el presupuesto de una campaña publicitaria.
Planes permanentes
Los Planes permanentes son los planes que perduran en el tiempo, contienen las decisiones programadas que deben utilizarse en situaciones predefinidas.
Son ejemplos de planea permanentes: Las políticas, los procedimientos y ciertos tipos de objetivos (como la definición del negocio o misión de la empresa).
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA
La necesidad de planeación en el mundo empresarial ha llevado a crear diversas Técnicas para su desarrollo, las cuales nos ayudan a lograr los objetivos, a través de la toma de decisiones más adecuadas. Las técnicas de planeación pueden ser cuantitativos y cualitativos:
Técnicas Cuantitativas:
Estas técnicas presentan la aplicación de métodos racionales (matemáticos y lógicos), esto implica estudiar el modelo matemático establecido por la técnica. Por ejemplo: Investigación de operaciones, Redes CPM, Redes PERT, Arboles de Decisiones, Diagrama de Ishikawa, etc.
Técnicas Cualitativas:
Estas técnicas presentan métodos no matemáticos basados en confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros. Por ejemplo: Círculos de calidad y equipos de mejora, Tormenta de ideas, Sinectica, Delphi, etc.