Organigrama empresarial: Utilidad, Caracteristicas, Tipos de organigrama

El pasar de emprendedor a empresario es un gran paso, ser empresario es tener las cosas muy claras y organizadas. Administrar una empresa no tiene porque ser una tarea complicada, sin embargo se torna así cuando los directivos (empresarios, administradores o gerentes) no estructuran bien la organización, es ahí cuando se generan diversas confusiones y problemas internos los cuales no aportan nada para mejorar la productividad de la empresa, generando pérdida de tiempo y dinero.

Los organigramas son diagramas que representan gráficamente y de manera simplificada la estructura formal que posee una organización. Son muy utilizados ya que resultan sencillos y rápidos de comprender. Conozcamos más sobre el organigrama.

¿Qué es un Organigrama?

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa u organización, en esta se indica en forma esquemática, las áreas que la integran, las líneas de autoridad, relaciones de personal, líneas de comunicación y de asesoría.

Este elemento es de carácter informativo y ayuda a presentar la jerarquización, estructura e interrelación de los órganos de la empresa y, dependiendo del tipo de organigrama, incluso presenta al personal responsable de cada departamento.

El organigrama de una empresa no tiene por qué ser complejo, cuanto más sencillo, corto y visual sea, más fácilmente cumplirá su objetivo fundamental: mostrar la estructura y los pilares de una compañía. Además, no existe un único modelo de organigrama, sino muchos y, por supuesto, siempre personalizados y adaptados al tamaño y complejidad de cada organización.

¿Para qué sirve un Organigrama?

El organigrama permite a las empresas analizar de manera ordenada todas las estructuras de la organización representada. Desempeñan una función muy importante dentro del departamento de recurso humanos reflejando la estructura e información de toda la organización.

En un organigrama empresarial puedes encontrar los nombres de las personas que están a cargo de dirigir cada uno de los departamentos de una compañía o divisiones de una entidad y explicar así, las relaciones de competencias vigentes y relaciones jerárquicas. Los organigramas nos ayudan a:

  • Mostrar una organización establecida dentro de la empresa 
  • Dividir las funciones y visualizar los niveles de jerarquía, líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación 
  • Conocer las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa 
  • Refleja las organizaciones existentes 
  • Es un medio para comunicar al personal la estructura de la organización  
  • Identificación de cada trabajador con la labor que hace y sector que pertenece, muestra los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Características de un organigrama

Los organigramas deben tener ciertas características como:
  • Debe de ser lo más sencillo y claro posible, no debe caer en muchos detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos. 
  • Debe contener solo el nombre de la Función o Puesto de trabajo; pero si queremos colocar el nombre del dueño del puesto debemos colocarlo dentro del cuadro pero con una letra de menor tamaño. 
  • Las casillas de funciones deben de ser rectángulos horizontales. 
  • Debe de tener la fecha cuando se elaboró. 
  • Debe de tener el autor quien la elaboró. 
  • Debe de poseer una Estructura Organizacional
  • Debe de actualizarse permanentemente, es decir se debe contar con un responsable para su actualización,
Quieres conocer más:

Tipos de Organigrama

Existen diferente tipos de organigramas en función de lo que se necesite expresar o plasmar. En base a esto, existen diferentes clasificaciones que se pueden dar a los mismos: por su naturaleza, finalidad, contenido, ámbito o, simplemente, por cómo se presentan gráficamente.

Organigramas por su naturaleza

Dentro de este tipo de organigrama encontramos tres clasificaciones:

  • Microadministrativos: Únicamente contemplan algunas áreas de una única empresa o bien desarrolla la misma de manera global. Este tipo de organigrama ayuda a conocer mejor la organización gracias a la clasificación que se plasma en ella.
  • Macroadministrativos: Se caracterizan por involucrar a más de una organización, un tipo de organigrama que ayuda a conocer mejor otro tipo de organizaciones. Como desventaja, mencionar que puede ayudar a conocer más otras organizaciones que a fondo la empresa de uno mismo.
  • Mesoadministrativos: Pese a ser un término más enfocada al sector público, también se puede emplear al sector privado. Hace referencia a un organigrama en el que se contemplan empresas del mismo ramo de actividad o del mismo sector. El punto positivo de este organigrama es que ayuda a conocer la relación entre diferentes empresas.

Organigrama por su finalidad

Dentro de este tipo de organigrama encontramos cuatro clasificaciones:

  • Informativos: Su finalidad es informar a un público generalista, por lo que debe incluir información no especializada.
  • Analítico: Este tipo de organigrama permite un análisis más amplio de la manera organizacional de la empresa, por lo que su objetivo es dar información a personas especializadas.
  • Formal: Son aquellos organigramas de funcionamiento formal y aprobado.
  • Informal: Cuando no cuenta con un documento que lo apruebe.

Organigrama por su contenido

Dentro de este tipo de organigrama encontramos tres clasificaciones:

  • Integrales. Se representan todas las unidades que forman la organización de la empresa y las relaciones de jerarquía y dependencia que existen entre ellas.
  • Funcionalidades. Incluyen las principales funciones que cada área o departamento tiene asignadas así como las interrelaciones entre ellos. Esto ayuda a obtener una visión amplia de qué capacitación necesita el personal de cada área.
  • De puestos, plazas y unidades. Se centra en indicar el número de puestos y plazas que se precisan para el buen funcionamiento de cada área.

Organigrama por su ámbito

Dentro de este tipo de organigrama encontramos dos clasificaciones:

  • General. De este organigrama se obtiene información general hasta cierto nivel de jerarquización. A nivel del sector público se suele llegar hasta la dirección y, en el sector privado, hasta la línea de oficinas.
  • Específico. Se centra en mostrar la estructura, de manera sencilla, de una única área, departamento o sub-unidad dentro de la organización.

Organigrama por su disposición gráfica

Dentro de este tipo de organigrama encontramos seis clasificaciones:
  • Vertical: Por su sencillez es el más empleado. Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. Este tipo de organigrama suele ser la más utilizada, pues indican de forma objetiva las jerarquías del personal. 
  • Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha, colocando a la persona responsable siempre a la izquierda. Son poco usadas.
  • Mixtos. Una combinación entre el vertical y horizontal, suele ser recomendado para organizaciones con muchos departamentos, alta complejidad de funciones o puestos de trabajo. 
  • De bloque. Muy similares a los verticales, pero añadiendo más unidades en espacios más reducidos.
  • Circulares. La jerarquía empieza de dentro, hacia afuera, estando en el centro el máximo responsable. La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Este organigrama es muy interesantes porque de una u otra forma disminuyen la idea de jerarquía dentro de la empresa, aquí se pueden colocar más puestos en un mismo nivel. 
  • Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo. Son muy sencillos pero poco usados actualmente. 

Estructura Organizacional

Este es un tema que se toma en cuenta al momento de elaborar un organigrama empresarial. La estructura organizacional comprende dos elementos:

  • Diferenciación: Implica saber fraccionar el trabajo a realizar en un conjunto de tareas. 
  • Integración: Implica coordinación necesaria entre estas tareas. 

Ventajas de usar un Organigrama Empresarial

El organigrama ofrece muchas ventajas para toda la organización.

  • Facilita la visualización: El organigrama ofrece una manera sencilla de visualizar toda la estructura de una organización. Al ser gráfico y fácil de entender, fomenta que todos lo utilicen para conocer más sobre la misma.
  • Muestra las responsabilidades claras: Al ser el organigrama una representación de posiciones ordenadas por jerarquía, este da una clara idea de quienes son los responsables de cada área en la organización y facilita a los jefes explicar a sus colaboradores la labor que cada uno debe de desempeñar.
  • Facilita la planeación: Facilita a los directivos de la empresa tener una idea clara y real de la situación actual, facilitando identificar a las personas clave dentro de la organización. Si los directivos pueden consultar métricas de la organización desde el organigrama, hará que los procesos de planeación sean mucho más productivos.
  • Identifica problemas en la estructura: Al poder comparar la estructura de organización de distintas áreas, si combinamos el organigramas con métricas como Costos, Ventas u otros indicadores, nos permite identificar si la estructura está jugando un papel determinante en la diferencia de resultados entre dos áreas.
  • Ahorro de costos: Cuando las organizaciones crecen, es difícil mantener un orden en la estructura y con frecuencia permanecen en la empresa posiciones que ya no son necesarias, o que serían de mayor beneficio si son cambiadas de ubicación.

Toda organización sea grande, mediana o pequeña necesita de alguna estructura orgánica ya que esta es significado de orden, eficacia y eficiencia.
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