¿Como delegar responsabilidades en una empresa? | Beneficios de delegar

Las responsabilidades son las obligaciones o deberes de las personas para realizar tareas o actividades; al conjunto de tareas de las cuales se responsabiliza una persona se le llama cargo. Normalmente, un departamento es un conjunto de cargos; sin embargo, como sucede en las organizaciones pequeñas, un departamento puede corresponder a un solo cargo.

Un cargo es la menor unidad de trabajo de una organización: Consiste en el conjunto de tareas o actividades que debe desempeñar una persona (ocupante del cargo). Hay cargos integrados por un solo ocupante (por ejemplo, el de presidente) o un número pequeño de ocupantes (secretarias y analistas), así como cargos con un gran número de ocupantes (auxiliares, profesores y editores). A los cargos que tienen más de un ocupante se les llama posiciones.

1) ¿Por qué delegar responsabilidades?

Encargarte personalmente de todo lo que se hace en tu empresa solo se justifica cuando no tienes un equipo. No se puede estar pendiente de todos los detalles y a la misma vez estar pendiente de administrar el negocio. Esto supone una perdida de dinero, un aumento de ansiedad y consume tiempo, que es uno de los recursos más valiosos y escasos con los que cuentas.  Como resultado, acabas perdiendo oportunidades.

El tiempo que ganas al delegar funciones te permitirá, como dice John Beeson, pasar de la microgestión a la gestión estratégica, poder concentrarte en la estrategia global y dedicarte tiempo a los temas importantes y urgentes. Al hacer aquello que se te da mejor aumentas tu productividad.
Tu equipo de trabajo es uno de los más beneficiados ya que también se enriquecen si les delegas responsabilidades. Como nos recuerda Allan Hall, a la vez que es una oportunidad para aprender y crecer, es una señal de que confías en ellos, lo que refuerza la fidelidad.

2) Beneficios de delegar responsabilidades

El principal motivo por el que es bueno delegar es el bienestar de uno mismo. El exceso de carga de trabajo y estrés pasa factura tarde o temprano. Pero además, los principales beneficios para la empresa gracias a delegar responsabilidades y tareas son:

Mayor tiempo y energía disponible

Al liberarte de carga de trabajo dispondrás de más tiempo y energía que te permitirán trabajar de una forma más estratégica y dedicarte a las tareas que requieren de tu experiencia y conocimientos.

Mayor motivación y compromiso de los empleados

Cuando delegas en tu equipo les estás haciendo saber que confías en ellos y lo suelen entender como una oportunidad para desarrollarse en la organización y conseguir mayores éxitos.

Mejora la comunicación y confianza dentro de los equipos de trabajo

Al delegar tareas en tu equipo, la comunicación necesita ser mucho más fuerte para poder llevar un control de cómo avanzan los proyectos. Además, todos los empleados sentirán más autoconfianza, y confianza en el resto del equipo.

Mayor productividad

Al contar con trabajadores más motivados y comprometidos, serán trabajadores más eficientes, pero, además, los procesos de trabajo también serán más eficientes, ya que el trabajador es más independiente, lo que implica un ahorro de tiempo y rapidez de reacción.

3) Consecuencias de no delegar responsabilidades

Por otro lado, si decides no delegar y cargar tú con todas las responsabilidades, los riesgos que corres son:

Te pierdes el talento de los otros

Cada uno de nosotros tenemos nuestros propios talentos y habilidades. Si haces tú solo el trabajo, no solo les impides crecer a ellos, sino que además tú tampoco creces y, en consecuencia, la empresa tampoco crece. La gestión del talento es un aspecto muy importante para poder evolucionar positivamente.

Estrés

Si te cargas en exceso de trabajo, es inevitable que termines consumido por el estrés y arrastrado por sus devastadoras consecuencias.

Empleados desmotivados

Se sienten infravalorados, no muestran iniciativa porque sienten que no cuentan.

Reducción de la productividad

Baja la eficacia, la motivación del equipo y aumenta el caos.

Imposibilidad para crecer

Al no delegar la productividad y la eficiencia se resienten, por lo que las posibilidades de llevar un buen ritmo de crecimiento son mucho menores.

4) ¿Como delegar responsabilidades en una organización?

A continuación se muestran 5 pasos para delegar responsabilidades en una empresa.

a) Perder el miedo de delegar

Piensa que delegar no es dejar las cosas a la suerte sino que tienes un equipo capaz de cumplir los objetivos que les propongas. Delegar tampoco tiene por qué ser llegar al día decisivo y encontrarte con que las cosas no estén hechas.

Si estableces una buena comunicación y mecanismos de seguimiento no tiene por qué haber sorpresas. De hecho, delegar tampoco conlleva dejar todo de repente en manos de otros: puede ser de a poco y por partes. Para empezar puedes ponerte objetivos a 6 meses.

b) Establecer lo que se desea delegar

Debes empezar a decidir cuáles son las tareas que vas a delegar. Para esto debes hacer dos distinciones: por un lado piensa en aquellas decisivas para tus responsabilidades, las que solo tú puedes asumir, y aquellas que pueden ser desempeñadas por otra persona.

Por otro lado, dedica un tiempo a hacer una reflexión interior y reconoce las tareas en las que destacas y las que no se te dan tan bien. Pregúntate en qué funciones puedes aportar más valor y cuáles son las tareas en las que merece la pena invertir más energía.

c) Selecciona a quien delegar

En tu equipo tendrás personas con diferentes habilidades y actitudes. Evalúalas primero teniendo en cuenta lo siguiente: ¿puede asumir más responsabilidades? ¿tiene capacidad para desarrollar sus funciones de forma independiente?

Quienes cumplan con estos requisitos son buenos candidatos, pero no descartes a otro perfil: el de aquellos con potencial, que aunque no están preparados aún, podrán hacerlo si cuentan con un buen guía que los acompañe en la curva de aprendizaje.

d) Capacita sobre la responsabilidad entregada

Comunica bien las tareas que delegarás. Se específico: el responsable de desempeñar una función debe saber en qué consiste, cómo se medirá su desempeño, cómo están ligadas estas tareas al los objetivos de la empresa, con qué presupuesto cuenta, con qué personas deberá colaborar, por mencionar algunos temas.

También debes ser muy claro sobre las fronteras de cada tarea que le asignas a cada uno y cuál es el nivel de autonomía con el que trabajará: puede que tenga total libertad para tomar decisiones o que prefieras que te proponga opciones o haga recomendaciones..

e) Seguimiento

Durante la realización de cada proyecto debes utilizar algún método que te permita hacer un seguimiento del proyecto. Muchos olvidan este paso, que es uno de los más importantes para que el resultado sea exitoso.

Para realizar el seguimiento de las tareas lo más aconsejable es establecer una serie de objetivos claros y fechas establecidas, a la vez que una serie de métricas que permitan evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos. Si los responsables de los proyectos tienen más experiencia seguramente necesitarás dar menos detalles y poner menos milestones. Si en cambio se trata de alguien que está en un nivel más inicial, deberás proporcionarle más apoyo y hacer un seguimiento de cerca.

En las reuniones de seguimiento tanto tú como el responsable podrán evaluar en qué medida las métricas reflejan su avance y discutir aquellos obstáculos que vayan apareciendo. Para estimular el crecimiento de tu equipo dale todo el apoyo necesario pero deja que sea él quien encuentre las soluciones.
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