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¿Como delegar responsabilidades en una empresa? | Delegación de Funciones

Las empresas están organizadas por áreas o departamentos, cada departamento tiene un líder o jefe, el cual tiene muchas funciones y responsabilidades dentro de la organización. Las responsabilidades son las obligaciones y deberes para realizar alguna tarea o actividad, el conjunto de estas tareas de las cuales una persona se responsabiliza se le llama cargo.
Un cargo es la menor unidad de trabajo de una organización: Consiste en el conjunto de tareas o actividades que debe desempeñar una persona (ocupante del cargo). Hay cargos integrados por un solo ocupante (por ejemplo, el de presidente) o un número pequeño de ocupantes (secretarias y analistas), así como cargos con un gran número de ocupantes (auxiliares, profesores y editores). A los cargos que tienen más de un ocupante se les llama posiciones.

Un jefe tiene un cargo lleno de funciones y responsabilidades, por ello que suele tener un equipo de trabajo para cumplir todas las responsabilidades de su función. Sin embargo, una de las tareas más importantes es saber cómo delegar estas tareas a su equipo.

Por ello, hoy aprenderemos:

1. ¿Por qué debemos delegar responsabilidades?
2. ¿Cuáles son los Beneficios de delegar responsabilidades?
3. ¿Cómo delegar responsabilidades?
4. ¿Cuáles son las consecuencias de no delegar responsabilidades?

1) ¿Por qué debemos delegar responsabilidades?

Encargarte personalmente de todo lo que se hace en tu empresa solo se justifica cuando no tienes un equipo o la empresa que administras es muy pequeña. Generalmente, es casi imposible que solo una persona pueda estar al pendiente de todo el detalle de una empresa, lo que sí se puedes es supervisar que todo funcione correctamente conforme a los objetivos y metas establecidas.

  • No delegar funciones supone un aumento de la ansiedad, debido a la cantidad de objetivos por cumplir.
  • No delegar funciones supone un excesivo consumo de tiempo, debido a la cantidad de tareas por realizar.
  • No delegar funciones supone una pérdida de dinero, debido a que se aprovechan muchas oportunidades.

Delegar funciones ayuda a disponer de mayor tiempo, esto permite pasar de la microgestión a la gestión estratégica, es decir, concentrarse en la estrategia global y dedicar más tiempo a los temas importantes y urgentes de la organización.
Cuando un jefe delega sus responsabilidades, su equipo visualiza nuevas oportunidades para aprender y desarrollar sus conocimientos, además cada miembro del equipo interioriza un grado de responsabilidad, eso es una señal de que el Jefe confía plenamente en cada uno de ellos.

2) ¿Cuales son los beneficios de delegar responsabilidades?

El principal motivo por el que es bueno delegar es el bienestar de uno mismo, el exceso de carga de trabajo y estrés afecta de alguna forma la salud y la calidad de vida. Sin embargo, podemos mencionar más beneficios como:

Mayor tiempo y energía disponible

Al delegar funciones a tu equipo de trabajo dispones de más tiempo y energía, esto te permite trabajar de forma más estratégica y dedicarte a las tareas que requieren de tu experiencia y conocimiento.

Mayor motivación y compromiso

Cuando delegas funciones a tu equipo de trabajo, indirectamente les haces saber que confías en ellos, ellos suelen entender esto como una oportunidad para desarrollarse dentro de la organización y conseguir mayores éxitos.

Mejora la comunicación y confianza

Al delegar funciones a tu equipo de trabajo la comunicación necesita ser clara, precisa y directa para poder llevar un control de cómo se desarrollan los proyectos. Así mismo, cada miembro del equipo sentirá más autoconfianza, y confianza en el resto del equipo.

Mayor productividad

Delegar funciones a tu equipo, genera motivación y compromiso en consecuencia serán más eficientes, ahorrando tiempo y teniendo mayor rapidez de reacción ante algún cambio.

4) ¿Como delegar responsabilidades?

A continuación, explicamos los cinco pasos que debes de seguir para delegar adecuadamente tus funciones:

a) Perder el miedo de delegar

Debes tener claro que delegar no es dejar las cosas a la suerte, más bien es dejar las cosas a un equipo capaz de cumplir los objetivos propuestos. 

  • Delegar funciones no es dejarlo todo en manos otra persona de un día a otro
  • Delegar requiere un proceso de traspaso de la responsabilidad que puede durar entre unos días y hasta algunas semanas, para ello es necesario un acompañamiento en el proceso de traspaso de la responsabilidad.
  • Delegar no implica olvidar la responsabilidad y recordarla justo en el día decisivo, ya que puedes sorprenderte con el incumplimiento de tareas o que fueron realizadas incorrectamente, delegar es supervisar el cumplimiento de las funciones otorgadas.

Si conoces el potencial de tu equipo, estableces una buena comunicación y buenos mecanismos de seguimiento no tienes motivos para desconfiar de tu equipo de trabajo.

b) Identificar lo que se desea delegar

Debes empezar a decidir cuáles serán las tareas que vas a delegar, para ello debes dividir tus responsabilidades en dos grupos:

  • Las responsabilidades que solo tú puedes asumir, y 
  • Las responsabilidades que pueden ser desempeñadas por otra persona.

Por otro lado, dedica un tiempo a hacer una reflexión interior y reconoce las tareas en las que destacas más. Pregúntate en qué funciones puedes aportar más valor y cuáles son las tareas en las que merece la pena invertir más energía.

c) Selecciona a quien delegar

Debes reconocer que en tu equipo tendrás personas con diferentes habilidades y actitudes, evalúa el perfil de cada miembro de tu equipo teniendo en cuenta lo siguiente:

  • ¿puede asumir más responsabilidades?
  • ¿tiene capacidad para desarrollar sus funciones de forma independiente?
  • ¿tiene conocimiento y/o experiencia en las tareas que les serán delegadas?
  • ¿tiene capacidad para solucionar problemas relacionados a la responsabilidad?
  • ¿posee un adecuado nivel de comunicación?

Quienes cumplan con estos requisitos son los mejores candidatos, pero no descartes a otros con un perfil potencial, ya que puede que no estén preparados aún, pero podrán hacerlo si cuentan con un buen guía que los acompañe en la curva de aprendizaje.

d) Capacita sobre la responsabilidad entregada

Debes comunicar bien las tareas que vas a delegar, el nuevo responsable debe conocer en que consiste la nueva función, que tareas debe realizar, cómo se medirá su desempeño, cómo están ligadas estas tareas a los objetivos de la empresa, con qué presupuesto cuenta, con qué personas deberá colaborar e interrelacionarse, etc.

También es necesario indicar las fronteras de cada tarea que se le asignará, cuál será su nivel de autonomía, es decir, puede que tenga total libertad para tomar decisiones o que prefieras que te proponga opciones y recomendaciones.

e) Seguimiento de la responsabilidad

Debes utilizar algún método que te permita hacer un seguimiento de las responsabilidades asignadas. Muchos olvidan este paso, que es uno de los más importantes para que el resultado de delegar sea exitoso.

Para realizar el seguimiento de las tareas lo más aconsejable es establecer una serie de objetivos claros y fechas establecidas, a la vez implementar métricas que permitan evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos.

  • Si los responsables tienen experiencia seguramente no necesitarás de muchos controles, ni un seguimiento constante.
  • Si los responsables tienen poca experiencia deberás proporcionar más apoyo y realizar un seguimiento más periódico.

En las reuniones de seguimiento tanto tú como el responsable podrán evaluar en qué medida las métricas reflejan su avance y discutir aquellos obstáculos que vayan apareciendo. Para estimular el crecimiento de tu equipo, dale todo el apoyo necesario, pero deja que sea él quien encuentre las soluciones.

4) ¿Cuales son las consecuencias de no delegar responsabilidades?

Si decides que solo tú te encargarás de realizar todas las funciones, es decir, decides no delegar tus responsabilidades, las consecuencias serán:

Perder el talento de tu equipo

Cada persona de tu equipo tiene talentos y habilidades diferentes, debes aprovechar al máximo las capacidades de tu equipo de trabajo, sino ellos se irán a otra organización donde si valoren sus habilidades.

Generación de Estrés

Si te cargas con excesivo trabajo, es inevitable que termines consumido por el estrés y sus consecuencias como las bajas defensas, presión arterial alta, diabetes, insuficiencia cardíaca, depresión, ansiedad, entre otros.

Empleados desmotivados

En un ambiente donde el jefe lo hace todo, los miembros del equipo se sienten infravalorados, lo que origina que no muestren iniciativa alguna porque sienten que sus ideas no serán consideradas.

Imposibilidad para crecer

Si solo tú haces todo el trabajo, no solo impides el crecimiento de tu equipo, sino que además tú tampoco creces, en consecuencia, la empresa tampoco crece. La gestión del talento es un aspecto muy importante para poder evolucionar positivamente.

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