Etapas del proceso de organización | Importancia del Proceso de organización

Organizar consiste en ordenar y coordinar los recursos humanos, financie­ros, físicos y otros que son necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa creando las condiciones para que las personas y las cosas trabajen de forma armoniosa y orientada a alcan­zar los mejores resultados posibles.

El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas.

1) Principales etapas en el proceso de organización

El proceso de organización requiere de 5 etapas:

I. Analizar los objetivos y el trabajo a realizar

Establecer objetivos es una herramienta de administración que crea un objetivo para que alcancen los miembros de la organización. Los objetivos pueden ser metas que abarquen a toda la empresa, en especial para la división de departamentos o expectativas de cada uno de los empleados.

Los empresarios casi siempre emplean la gestión de desempeño para tener un seguimiento de los objetivos y analizar la efectividad en general de los logros de la empresa.

II. Dividir el trabajo de acuerdo con los criterios más apropiados para alcanzar los objetivos

La división del trabajo es el proceso por medio del cual una tarea se divide en partes, cada una de las cuales se atribuye a una persona o grupo de personas.

La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos complejos, como ensamblar equipos grandes, fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes tipos de clientes en distintos lugares.

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III. Definir las responsabilidades de la realización del trabajo

Las responsabilidades son las obligaciones o deberes de las personas para realizar tareas o actividades; al conjunto de tareas de las cuales se responsabiliza una persona se le llama cargo. Normalmente, un departamento es un conjunto de cargos; sin embargo, como sucede en las organizaciones pequeñas, un departamento puede corresponder a un solo cargo.

Un cargo es la menor unidad de trabajo de una organización: Consiste en el conjunto de tareas o actividades que debe desempeñar una persona (ocupante del cargo). Hay cargos integrados por un solo ocupante (por ejemplo, el de presidente) o un número pequeño de ocupantes (secretarias y analistas), así como cargos con un gran número de ocupantes (auxiliares, profesores y editores). A los cargos que tienen más de un ocupante se les llama posiciones.

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IV. Definir los niveles de autoridad

La autoridad es el derecho legal que tienen los jefes o gerentes de dirigir a los integrantes de su equipo. La autoridad implica también el poder de utilizar o comprometer los recursos organizacionales. Puede atribuirse a personas, unidades de trabajo de una compañía o a organizaciones, como el departamento de auditoría de las empresas, una comisión de investigación, la policía o el poder judicial.

La autoridad es la contrapartida de la responsabilidad. Como los gerentes tienen la responsabilidad del desempeño de otras personas, las organizaciones les dan autoridad sobre ellas.

La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de organización: jerarquía y amplitud de control.

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V. Diseñar la estructura organizacional

La estructura organizacional es el resultado de las decisiones sobre la división del trabajo y la atribución de autoridad y de responsabilidades a personas y unidades de trabajo; es también un mecanismo de coordinación de los individuos y dichas unidades. La estructura organizacional está representada por la gráfica conocida como organigrama.

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La organización efectiva del proceso administrativo tiene unos elementos comunes, independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa:

• Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la administración de los recursos a lo largo del tiempo;

• Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más eficiente;

• Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial, eliminando gastos superfluos;

• Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy precisa las funciones y competencias del personal

2) Importancia del Proceso de organización

a) Es una función permanente dentro de la forma de operar a cualquier organismo social.

b) Es un medio que permite el logro eficiente de los logros.

c) Proporciona distintas formas de estructurar un organismo social.

d) Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, al dotar de sistemas y procesos organizacionales al organismo social.

e) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
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