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¿Qué es Organización Administrativa? | Elementos, Etapas y Tipos

En un articulo anterior aprendimos “Las 4 Etapas de la Administración”, las cuales son llamados Procesos Administrativos, estas son: Planeación, Organización, Dirección y Control. Si aún no lo has leído, te invito a hacerlo para tener un panorama más claro de lo que aprenderemos hoy.
Organizar consiste en ordenar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos y otros que son necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa creando las condiciones para que las personas y las cosas trabajen de forma armoniosa y orientada a alcan­zar los mejores resultados posibles.

  1. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
  2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
  3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
  4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
  5. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
  6. PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
  7. TIPOS DE ORGANIZACIÓN

1. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

La “Organización” es la segunda etapa del proceso administrativo, en esta se crea un sistema organizado para lograr las metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación.

Organizar es el proceso de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura que facilite la realización de planes. Tiene como resultado el ordenamiento de las partes de un todo o la división de un todo en partes ordenadas, según algún criterio o principio de clasificación.

Organizar es, como todas las funciones de la administración, un proceso de tomar decisiones. Dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas y establecer mecanismos de comunicación y coordinación son decisiones de organización.

2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización es de mucho interés en las empresas, los motivos son:
  • Ayuda a lograr los objetivos planteados.
  • Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles. 
  • Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la empresa. 
  • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. 
  • Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 
  • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos, es decir, mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes.
  • Simplificar el trabajo de la empresa
  • Optimizar los recursos humanos brindados por la empresa
  • Coordinar y optimizar las funciones, es decir, mostrar que todo resulte de forma fácil y sencilla.

4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

La Organización se basa en principios que deben seguirse para obtener un mejor desempeño:

Objetivo

Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de un puesto o área sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especialización

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

Unidad de mando

Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

Difusión

La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

Coordinación

Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos). 
 

Equilibrio

En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

Flexibilidad

Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio.

5. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los elementos de la organización hacen posible el desarrollo de un plan de acción:

Estructura

Implica el establecimiento del marco fundamental en la que opera el grupo social, ya que establece la disposición y la afinidad de las funciones, jerarquías y las actividades necesarias para lograr los objetivos planteados.

Sistematización

Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente al fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación

Agrupando actividades y asignando responsabilidades favorece la especialización.

Jerarquía

Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones

Establecer los métodos más sencillos para realizar trabajos de la mejor manera posible.

6. PROCESO DE ORGANIZACIÓN

El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas. El proceso de organización comprende cuatro etapas principales:
 
Etapa N°1: Análisis de los Objetivos y del Trabajo
Etapa N°2: División del Trabajo
Etapa N°3: Definición de Responsabilidades y Autoridad
Etapa N°4: Diseño de la Estructura Organizacional

Análisis de los objetivos y del trabajo

Un objetivo es una situación deseada que la empresa intenta lograr, en esta etapa debe analizarse ¿qué?, ¿cómo?, ¿Cuándo? Y ¿Para qué? se intenta lograr.

Los empresarios casi siempre emplean la gestión de desempeño para tener un seguimiento de los objetivos y analizar la efectividad en general de los logros de la empresa.

División del trabajo

La división del trabajo es la etapa por el que una tarea se divide en partes o unidades, en cada una se atribuye a una persona o grupo de personas, cada unidad realiza una parte del trabajo total, que es necesaria para alcanzar los objetivos. Dentro de las empresas las unidades de trabajo se les llaman genéricamente departamentos.

La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos complejos, como ensamblar equipos grandes, fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes tipos de clientes en distintos lugares.


Definición de responsabilidades y Autoridad

Una vez identificadas las unidades de trabajo suelen definirse las responsabilidades, que son las obligaciones o deberes de las personas para realizar las tareas o actividades. El conjunto de tareas de las que una persona se responsabiliza se llama cargo. Por lo general, un departamento es un conjunto de cargos.

Después de dividir el trabajo es necesario atribuir autoridad a las personas o unidades de trabajo. La autoridad es el derecho legal que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores o funcionarios, dependiendo del tipo de organización.

La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de organización: jerarquía y amplitud de control.


Diseño de la Estructura Organizacional

La estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y tareas que les competen en la empresa y cómo esas personas se relacionan entre sí.

La estructura organizacional considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los cargos y las obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.
Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta:
  1. La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa
  2. El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional diferentes al convencional. Tenemos un video de este tema el cual lo dejaremos el enlace en la descripción. 
  3. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades de la estructura organizacional y que la definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional
  4. El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento o la reubicación de personal que puede traer consigo el diseño de una nueva estructura organizacional, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos y a la vez asegurar que estos cuenten con una adecuada carga
  5. La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de forma tal que todos los colaboradores que requieran coordinación con otros departamentos o proceso puedan coordinar esfuerzos por medio de las líneas de comunicación

7. TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Se tienen tipos de organización según su forma jurídica, su tamaño, sector de la economía, origen del capital e interacción de sus miembros.

Según su forma jurídica

Las empresas por su forma jurídica dependen de la legislación de cada país, ya que esta regula las formas jurídicas que pueden adoptar las empresas para el desarrollo de su actividad.

La elección de su forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones, los derechos y las responsabilidades de la empresa. Las empresas se clasifican en:
  • Comanditarias
  • Sociedad Colectiva
  • Cooperativa
  • Unipersonal
  • Sociedad de Responsabilidad Limitada
  • Sociedad Anónima

Según su tamaño

Existen diferentes criterios que se utilizan para determinar el tamaño de las empresas, como el número de empleados, el tipo de industria, el sector de actividad, el valor anual de ventas, etc. Sin embargo, e indistintamente el criterio que se utilice, las empresas se clasifican según su tamaño en:
  • Micro empresa
  • Pequeña empresa
  • Mediana empresa
  • Gran empresa

Según su actividad económica

Las empresas por tipo de actividad económica son las aquellas que están clasificadas por su actividad laboral (donde se genera e intercambian productos, bienes o servicios). Según su actividad económica se clasifican en:
  • Actividad del Sector primario
  • Actividad del Sector secundario
  • Actividad del Sector terciario

Según el origen del capital

Las empresas según la propiedad del capital se refiere a si el capital está en poder de los particulares, de organismos públicos o de ambos, es decir, de acuerdo la fuente de la que procede su capital. En sentido se clasifican en:
  • Privadas
  • Publicas
  • Mixtas

A modo de resumen:
En la etapa de Organización se diseña la estructura que permita una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas durante la planificación.
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